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學(xué)校文件管理系統(tǒng)的效益及特點(diǎn)
一、文件管理的效用
1、紙本資料保存超快速，可結(jié)合多功能事務(wù)機(jī)批次上傳。
2、影像文件也可搜尋。
3、員工不會(huì)再誤用錯(cuò)誤版本，確保取得一定是最新文件。
4、尋找文件更容易，可全文檢索、支援多種檔案格式。
5、讓文件調(diào)閱更安全，提供浮水印、限制閱讀時(shí)間、密碼開啟、禁止列印、無權(quán)限者不可閱讀原始檔等。
6、簡化調(diào)閱工作，整合線上簽核引擎，文件安全性比紙本更有保障。
7、重要文件與合約不外流 ?？稍O(shè)定取出時(shí)均需審核。
二、系統(tǒng)特點(diǎn)
1、永久加密
產(chǎn)品是以特有的組密鑰技術(shù)來加密，加密內(nèi)核密鑰環(huán)環(huán)相扣，高強(qiáng)度加密，難破解;加密文件中或磁盤上的信息，即使通過軟盤、U盤、移動(dòng)硬盤拷貝、光盤刻錄、MSN、 QQ等即時(shí)消息工具傳輸、FTP上傳、Email發(fā)送、電腦磁盤丟失等方式泄漏出去，您的信息仍被加密，離開了企業(yè)環(huán)境無法打開，從而確保您的信息不被泄漏。這些文件在打開過程中網(wǎng)絡(luò)上傳輸?shù)男畔⒁彩潜患用苓^的。
2、透明加密
有權(quán)限的最終用戶在打開這些被加密的文件時(shí)候，用戶所使用的應(yīng)用程序能自動(dòng)解密這些文件;并且這些文件的名稱和擴(kuò)展名保持不變。
3、嚴(yán)密靈活的權(quán)限管理
通過豐富角色和權(quán)限管理相結(jié)合，可以讓你定制安全不同的管理方法、策略，滿足企業(yè)安全策略。
4、容易管理
每個(gè)安全的文件夾都有一個(gè)用戶和群組去設(shè)置誰有權(quán)限訪問這些安全文件夾。只需要把用戶添加到這個(gè)用戶列表里，或增加到群組中去，就可以訪問安全文件夾中的文件，而不需要對文件夾里面的文件作任何修改。(有些方案需要一個(gè)一個(gè)對文件進(jìn)行修改來達(dá)到保護(hù)的目的)
5、支持各種文件類型
全面支持各種類型文件，自動(dòng)加解密，保留原有文件格式、后綴名，從而不改變用戶的平時(shí)使用習(xí)慣。降低了管理成本和培訓(xùn)費(fèi)用。
6、安全時(shí)效管理
如果你有員工需要把筆記本電腦帶回家、出差等情況需要繼續(xù)使用加密文件，只需要在設(shè)置一個(gè)使用時(shí)間段，一旦過了時(shí)間段將不能在打開加密文件。特殊情況的可以再向管理員申請?jiān)黾邮褂脮r(shí)間。
7、集中管理與審計(jì)
為了便于集中管理，系統(tǒng)可以與AD目錄結(jié)合，方便靈活的管理和安全的身份認(rèn)證。提供集中的并且對所有事件都有詳細(xì)紀(jì)錄的安全審計(jì)日志。日志紀(jì)錄了管理員對文件夾權(quán)限修改信息，同時(shí)也記錄了哪些信息是被誰訪問的、什么時(shí)間、在什么地點(diǎn)等信息。
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