走出四重困惑選擇合適的財務(wù)軟件

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　　財務(wù)信息化，是指企業(yè)財務(wù)人員利用現(xiàn)代技術(shù)，對企業(yè)進(jìn)行流程再造并建立與之相適應(yīng)的財務(wù)管理模式，發(fā)掘企業(yè)財務(wù)資源的信息潛能，充分利用企業(yè)信息資源，提高企業(yè)財務(wù)管理效率，以更好地組織企業(yè)活動，實現(xiàn)企業(yè)財務(wù)目標(biāo)的過程。

　　與那些一產(chǎn)生就處于壟斷性行業(yè)的國有企業(yè)相比，民營企業(yè)處于競爭行業(yè)之中，它在信息化建設(shè)方面的需求應(yīng)該更為強(qiáng)烈；而財務(wù)管理是企業(yè)靈魂，因而財務(wù)信息化更是重中之重。然而現(xiàn)狀卻并非如此。中國民營企業(yè)的財務(wù)信息化建設(shè)總體上不但落后于國外企業(yè)，而且在國內(nèi)來說也處于下風(fēng)。民營企業(yè)財務(wù)信息化不足主要體現(xiàn)在：一是信息化人才不足；二是財務(wù)管理規(guī)范度不高，對于管理制度，生產(chǎn)流程的建立，都還處在梳理階段，因此他們希望借助管理軟件，來輔助他們提高企業(yè)管理上的不足；三是對財務(wù)信息化認(rèn)識存在偏差。許多民營企業(yè)負(fù)責(zé)人往往認(rèn)為“用計算機(jī)來處理財務(wù)活動就是實現(xiàn)了財務(wù)信息化”，很多企業(yè)的財務(wù)部門配備了很好的計算機(jī)設(shè)備。

　　民營企業(yè)財務(wù)信息化的這些不足就導(dǎo)致很多民營中小企業(yè)在財務(wù)信息化選型上出現(xiàn)致命錯誤，從而延緩了民營企業(yè)信息化建設(shè)的腳步，因而如何選擇一個適合民營中小企業(yè)財務(wù)特征的軟件十分關(guān)鍵。

　　民營企業(yè)財務(wù)信息化選型的困惑

　　不難看出，民營中小企業(yè)的財務(wù)管理處于非常明顯的劣勢。因此，借助必要的信息化手段，來幫助民營企業(yè)提高財務(wù)管理質(zhì)量已經(jīng)迫在眉睫。民營中小企業(yè)企業(yè)應(yīng)該如何選擇一款適合自己的財務(wù)軟件呢？民營中小企業(yè)的老板們常常面臨以下困惑：

　　困惑一，如此眼花繚亂的財務(wù)軟件，哪一個適合我？

　　困惑二，我的企業(yè)處于不斷變化著，哪款軟件能夠適應(yīng)我的變化呢？

　　困惑三，我的資金這么少，如何使用呢？

　　困惑四，我應(yīng)該從那幾個方面去評估誰適合我的企業(yè)？

　　困惑五，軟件如何能滿足企業(yè)當(dāng)前和未來的需求變化？

　　困惑六，軟件選擇錯誤的后果是什么？

　　面對這種種選型的困惑，組建一個選型團(tuán)隊，制定一個科學(xué)合理的選型流程和策略十分必要。

　　軟件選型的準(zhǔn)備策略

　　前期準(zhǔn)備工作是整個軟件選型過程的基礎(chǔ)，包括建立籌備小組、詳細(xì)需求分析和市場調(diào)查等等，擬定招標(biāo)文件，制定考核和評分體系等主要環(huán)節(jié)，很多企業(yè)在這個環(huán)節(jié)上做得比較草率，導(dǎo)致信息化成功率低。

　　（一）成立選型小組

　　組織一個精干、高效的軟件選型小組，對于正確選擇財務(wù)軟件是非常重要的。選型小組中應(yīng)有企業(yè)決策層的成員，并包括業(yè)務(wù)部門，財務(wù)部門和IT部門的相關(guān)人員。其中選型小組的負(fù)責(zé)人的選擇尤為關(guān)鍵。業(yè)務(wù)型負(fù)責(zé)人和技術(shù)型負(fù)責(zé)人他們在軟件選型上將體現(xiàn)不同的風(fēng)格。技術(shù)型負(fù)責(zé)人常常強(qiáng)調(diào)技術(shù)的先進(jìn)性，軟件廠商的市場形象，軟件的功能；而業(yè)務(wù)導(dǎo)向型更多地強(qiáng)調(diào)企業(yè)業(yè)務(wù)的需求和將來的變化。對于民營中小企業(yè)更多的選型應(yīng)該以業(yè)務(wù)為主導(dǎo)、軟件技術(shù)為輔助的評價原則。

　　（二）做好需求分析

　　什么才是正確的選型？其實沒有一定的標(biāo)準(zhǔn)，重要的是必須先衡量企業(yè)自身的需求與能力。在滿足企業(yè)需求和企業(yè)能力可接受的范圍之內(nèi)，選出的軟件與廠商就是正確的選型。所以，清楚地了解企業(yè)的需求與評估企業(yè)可承受的能力，成為選型是否成功的關(guān)鍵因素。

　　1、分析的財務(wù)流程，提出全面的需求

　　在選用財務(wù)軟件時，企業(yè)應(yīng)根據(jù)現(xiàn)行的財務(wù)流程，初步規(guī)劃會計電算化后的財務(wù)流程，并以此為依據(jù)，提出對財務(wù)軟件的高、中、低層的全面需求。

　　2、篩選和整合需求

　　很多需求是來自不同的主體，從個人或部門的角度來看的需求，往往會與其他部門有沖突或重復(fù)的地方。如果每個都要滿足，最后就成了每個都不滿足，不僅效率不明顯，通常也會影響上線的時間，形成各自為政的情況。因此需求的有效過濾與整合，就顯得相當(dāng)重要。

　　3、評估能力，確定需求

　　需求必須與能力掛勾，根據(jù)企業(yè)具備的能力，去決定需求范圍的大小。民營中小企業(yè)資金少、IT人才缺乏和信息化基礎(chǔ)低等特點(diǎn)決定了其信息化能力弱。企業(yè)的高層需要靜心梳理財務(wù)、管理流程，決定需求的范圍，將有限的信息化能力用在刀刃上，節(jié)制需求的無限制擴(kuò)張。

　　（三）了解市場，有的放矢

　　市場上財務(wù)軟件產(chǎn)品林林總總，功能各異，企業(yè)具體情況更是千差萬別，如何找到最適合自己的軟件，并不是一件簡單的事情。為了規(guī)避風(fēng)險，要做到知己知彼，有的放矢，既明確自己的需要，又要了解市場狀況。

　　1、傳統(tǒng)財務(wù)軟件和企業(yè)級財務(wù)軟件比較

　　傳統(tǒng)財務(wù)軟件是站在財會部門角度設(shè)計的軟件，一切以財會部門為中心，僅滿足財務(wù)管理需要，不考慮和其它職能部門的銜接，不對其它部門的業(yè)務(wù)進(jìn)行實時監(jiān)控。企業(yè)級財務(wù)軟件則是站在整個企業(yè)管理的角度上設(shè)計的財務(wù)軟件，它以資金流的形式反映企業(yè)的管理過程，充分考慮和企業(yè)其它職能部門的銜接，是整個企業(yè)管理系統(tǒng)中不可分割的一部分，在海量數(shù)據(jù)處理、遠(yuǎn)程應(yīng)用、網(wǎng)絡(luò)并發(fā)控制、安全性等方面有無法比擬的優(yōu)勢。

　　2、國外軟件和國內(nèi)財務(wù)軟件比較

　　國產(chǎn)財務(wù)軟件生產(chǎn)商多數(shù)設(shè)計開發(fā)的系統(tǒng)大多只是在會計電算化模塊的基礎(chǔ)上進(jìn)行了一些擴(kuò)展，并沒有完全跳出記賬、算賬的框框，造成企業(yè)購買后應(yīng)用最多、最有效的還是進(jìn)行賬簿記錄，其余部分在實用性上還有待提高，沒有真正發(fā)揮財務(wù)信息系統(tǒng)應(yīng)有的管理功能。進(jìn)口財務(wù)軟件技術(shù)比較成熟，但成本較高，很多中小企業(yè)沒有能力購買或只能購買部分功能。而且，軟件中的外來詞匯和新詞匯較多，譯法也各異，甚至部分最新使用資料只有英文版，給我們的企業(yè)管理者設(shè)定了較高的進(jìn)入門檻，因而民營中小企業(yè)更適合選擇國產(chǎn)財務(wù)軟件了。

　　3、通用軟件和行業(yè)軟件比較

　　當(dāng)前市面上發(fā)布的通用型財務(wù)管理軟件很多，這些軟件在功能、操作、界面等各方面都比較簡易靈活，對于進(jìn)銷存軟件網(wǎng)絡(luò)版、簡單的成本、財務(wù)等管理上也還方便到位，并且這類軟件在系統(tǒng)功能上也已基本穩(wěn)定成熟。但是，這些軟件常常對特殊行業(yè)的特殊需求滿足不是很到位，如果企業(yè)的行業(yè)特殊性較強(qiáng)，只有選擇行業(yè)軟件。

　?。ㄋ模┳龊觅Y金準(zhǔn)備

　　財務(wù)信息化需要一筆較大的投資，在開始選擇軟件產(chǎn)品之前，應(yīng)當(dāng)先做好預(yù)算并得到批準(zhǔn)，保證選購軟件活動的正常進(jìn)行。

　　選擇供應(yīng)商和軟件的策略

　　自從20世紀(jì)90年代以來，我國的財務(wù)軟件市場一直處于劇烈變化中，不斷有新的軟件供應(yīng)商進(jìn)入市場，也不斷有軟件供應(yīng)商銷聲匿跡。在這種情況下，民營中小企業(yè)應(yīng)該分析自己的行業(yè)性質(zhì)與業(yè)務(wù)類型，同時，企業(yè)管理不規(guī)范，流程混亂，管理靈活性很強(qiáng)，這對財務(wù)軟件也提出了更多的要求。

　　(一)供應(yīng)商選擇策略

　　實施財務(wù)信息化，就要和軟件供應(yīng)商進(jìn)行很長時間的合作，所以，在軟件選型時，對軟件供應(yīng)商的實力分析非常重要?？疾斓膬?nèi)容主要是以下幾個方面：

　　1、考察軟件供應(yīng)商的經(jīng)濟(jì)實力

　　通過軟件供應(yīng)商經(jīng)濟(jì)實力的考察，可以確定該供應(yīng)商是不是一個可以進(jìn)行比較長期合作的對象。

　　2、考察軟件供應(yīng)商的技術(shù)支持力量

　　一般來說，企業(yè)不但要購買供應(yīng)商的軟件，還要購買他們的服務(wù)。因為經(jīng)驗表明，沒有外部專家的幫助，對于缺乏IT人才的民營中小企業(yè)來說，幾乎是不可能把財務(wù)信息化實施成功的。

　　3、考察軟件供應(yīng)商的用戶

　　選擇軟件供應(yīng)商，要注意選擇在本行業(yè)內(nèi)有成功用戶先例的產(chǎn)品，不要做“第一個吃螃蟹的人”。考察成功的和失敗的用戶可以了解用戶的經(jīng)驗和教訓(xùn)，應(yīng)當(dāng)注意的是，這種考察要以自己為主導(dǎo)。

　　(二)考察財務(wù)軟件

　　市面上的財務(wù)軟件非常多，如何選擇合適自己的財務(wù)軟件。主要從以下幾個方面進(jìn)行分析：

　　1、功能分析

　　如何分析軟件的功能，好的方法是把企業(yè)的實際需要和軟件運(yùn)行的邏輯相結(jié)合進(jìn)行考察軟件產(chǎn)品功能的依據(jù)。同時，在選擇軟件時，我們就要分析軟功能又要考慮軟件的技術(shù)，既要考慮當(dāng)前需求又要考慮未來需求。然而，這往往是兩對矛盾，解決這對矛盾可以用美國的Gartner Croup公司（研究機(jī)構(gòu)高德納咨詢公司）提出的技術(shù)功能矩陣進(jìn)行分析，選擇功能完善和技術(shù)先進(jìn)的軟件，堅決放棄功能和技術(shù)都很差的財務(wù)軟件。

　　2、操作平臺分析

　　分析財務(wù)軟件運(yùn)行的操作系統(tǒng)和數(shù)據(jù)庫平臺，分析平臺的兼容性。

　　3、擴(kuò)展功能分析

　　分析軟件的開放性和前瞻性。如果軟件沒有任何擴(kuò)展性的接口或提供升級的可能性，必然為以后的應(yīng)用帶來困難。

　　4、安全性分析

　　主要是分析財務(wù)軟件防止財務(wù)信息被泄漏和被破壞的能力，以及財務(wù)軟件防錯和糾錯的能力，可以以該軟件是否通過權(quán)威的軟件測評作為標(biāo)準(zhǔn)。

　　5、軟件設(shè)計分析

　　企業(yè)的財務(wù)管理常常需要產(chǎn)生大量的報表，不同企業(yè)的財務(wù)核算有其各自的特點(diǎn)，不同的企業(yè)也有不同的報表，所以企業(yè)應(yīng)了解財務(wù)軟件的操作程序與企業(yè)的操作習(xí)慣是否一致，是否設(shè)計了豐富詳盡的自定義報表以符合企業(yè)的要求。

　　(三)分析新會計準(zhǔn)則對軟件的影響

　　新的企業(yè)會計準(zhǔn)則體系，之后又發(fā)布了會計準(zhǔn)則應(yīng)用指南。新準(zhǔn)則的實行，也必然給財務(wù)軟件的發(fā)展帶來很大的影響。企業(yè)選擇的財務(wù)軟件必須適應(yīng)新會計準(zhǔn)則要求，同時，軟件應(yīng)該具備快速實現(xiàn)歷史數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換，實現(xiàn)新舊準(zhǔn)則下數(shù)據(jù)的銜接處理的功能。

　　網(wǎng)絡(luò)經(jīng)濟(jì)對財務(wù)軟件選擇的影響

　　隨著網(wǎng)絡(luò)經(jīng)濟(jì)的普及和電子商務(wù)的成熟，經(jīng)濟(jì)進(jìn)入網(wǎng)絡(luò)時代。網(wǎng)絡(luò)經(jīng)濟(jì)對企業(yè)的財務(wù)管理發(fā)生了新的變化。財務(wù)管理的目標(biāo)趨向多元化和多層次性，管理的主體由實體化轉(zhuǎn)向虛擬化，管理的對象由資金延伸到信息，管理手段的智能化和柔性化。要求民營中小企業(yè)選擇財務(wù)軟件是必須符合企業(yè)網(wǎng)絡(luò)經(jīng)濟(jì)活動。

　　在這種情況下，一種自助式財務(wù)信息系統(tǒng)逐漸成為中小企業(yè)發(fā)展財務(wù)信息化的模式。所謂自助式財務(wù)信息系統(tǒng)，是指中小企業(yè)在互聯(lián)網(wǎng)平臺和專業(yè)軟件服務(wù)機(jī)構(gòu)的支持下，自助構(gòu)建適合個性化需求并能完成財務(wù)核算、管理相關(guān)任務(wù)的財務(wù)軟件應(yīng)用系統(tǒng)。自助式財務(wù)信息系統(tǒng)使中小企業(yè)能夠在網(wǎng)上建賬，并與電子商務(wù)平臺有效集成，實現(xiàn)在線結(jié)算、理財?shù)龋荒軌蛴行У亟档推髽I(yè)信息化的成本和門檻；可以有效地與中小企業(yè)外部管理相銜接，因而自助式財務(wù)信息化模式成為中小企業(yè)財務(wù)信息化—個不錯的可選項。

　　自助式財務(wù)信息化模式雖然得到廣泛的關(guān)注和認(rèn)可，國內(nèi)外一些著名的軟件廠商也紛紛推出各自的產(chǎn)品，以期獲得較高的市場份額，但大面積推廣和應(yīng)用還有很長的路要走。

　　總之，民營中小企業(yè)財務(wù)信息化是企業(yè)發(fā)展的必然要求。企業(yè)在信息化中軟件選型也就顯得十分關(guān)鍵，企業(yè)應(yīng)該根據(jù)自己的需要和資金選擇軟件，對軟件供應(yīng)商的實力和軟件本身進(jìn)行綜合分析。選擇最適合企業(yè)當(dāng)前的需要和企業(yè)的信息化戰(zhàn)略要求。有人曾說過：“選型就如同登山運(yùn)動員選拔拐杖一樣，拐杖不能太長，否則在登山過程中手表手臂會覺得又酸又疼；也不能太短了，否則使用起來腰就會遭罪。只有實用的，才是我們需要的。”