協(xié)同OA辦公系統(tǒng)是什么，很多人不了解

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　　朋友看來你對泛普軟件協(xié)同OA系統(tǒng)不是很了解，它先進的管理理念和辦公方式，通過軟件技術(shù)和網(wǎng)絡技術(shù)進行了工具化，以事務和項目為中心，幫助組織建立通暢的信息交流體系，有效的協(xié)作執(zhí)行體系，精準的決策支撐體系，來提高組織內(nèi)部的管理和辦公能力，建立協(xié)調(diào)統(tǒng)一、反應敏捷的高水平執(zhí)行團隊，提升企業(yè)的組織運營能力，正是泛普軟件協(xié)同OA系統(tǒng)所致力于解決的問題，公司運用0A系統(tǒng)好處相當多

　　OA辦公系統(tǒng)的核心是工作流管理，所以其實施也必然是以工作流實施為核心，重點解決工作流的問題，幫助企業(yè)規(guī)范管理制度，提升工作效率。可以說，工作流是OA系統(tǒng)最重要的實施工具。如右圖所示，為典型的OA辦公系統(tǒng)七大流程類型。

　　泛普軟件認為：成熟的OA辦公系統(tǒng)具有清晰的多層結(jié)構(gòu)、數(shù)據(jù)庫層、功能層、界面層是分離的，所以在實施的時候可以最大限度的適應企業(yè)現(xiàn)有的IT環(huán)境，并對每個層次分別做出靈活的調(diào)整，而絲毫不會影響OA辦公系統(tǒng)整體的應用。

　　在項目啟動和項目實施過程中，全方位、多角度的保持通暢的溝通，傾聽客戶需求，達成更多共識，提高協(xié)作效率。和客戶達成更多的共識，只會有利于雙方的合作，有利于項目的成功實施。

　　協(xié)同OA辦公軟件在企業(yè)中的應用是一個復雜的系統(tǒng)工程，因為其不僅涉及軟件產(chǎn)品、而且需規(guī)范企業(yè)各部門的業(yè)務流程;不僅涉及軟件應用而且需協(xié)調(diào)組織;與財務軟件或其它小型應用軟件有本質(zhì)的區(qū)別。企業(yè)要想用好OA辦公軟件必須進行系統(tǒng)實施。其在企業(yè)中的應用效果不僅取決于軟件產(chǎn)品的質(zhì)量，更重要的是對實施過程的控制。因為企業(yè)管理軟件能否成功應用受諸多環(huán)節(jié)和諸多因素的影響，事先不進行充分的準備和周密的計劃是不可能成功的。

　　不怕“出亂子”，避免消極管理，而要積極管理，先放后收，保護和促進基層員工的積極性。(消極管理的邏輯是——某些應用可能會帶來一些亂子，那么一刀切，大家都不要用了;積極管理的邏輯是——某些應用即使可能帶來一些負面的效果，但是為了信息化發(fā)展、為了辦公效率的提高、為了組織整體能力的提升，我們還是要將這些功能用起來，只是多一些管理而已。負責人的智者會選擇積極管理。)比如論壇、即時溝通、視頻文件等等，從興趣開始推進OA的應用。

　　隨著協(xié)同OA軟件的不斷發(fā)展，OA實施顧問的角色逐漸實現(xiàn)了從保姆式實施到導師式實施的轉(zhuǎn)型。導師式實施顧問是指以客戶為主導，全局把握整個項目的進展，供應商更多的是在技術(shù)上協(xié)助、培訓和指導，確保知識的傳遞。

　　在這種方式下，客戶是自己單位業(yè)務的專家，由客戶提出基礎管理問題、梳理業(yè)務流程方案，甚至是各種基礎數(shù)據(jù)的采集和調(diào)研、需求的深化，各種運行管理制度和項目激勵制度，也往往是客戶結(jié)合自己的管理風格自行制定，而實施顧問更多是以教練的角色，給出方法、工具、技術(shù)上的培訓、指導、關(guān)鍵問題的答疑和輔助。這種類型的實施顧問，可以很好有效的實現(xiàn)知識和能力的傳遞，后續(xù)客戶完全可以建立自己調(diào)整、變更和管理OA辦公系統(tǒng)的能力，從而使得系統(tǒng)具備了活性，項目驗收后，系統(tǒng)可以持續(xù)的深化應用下去，從而延長了項目的生命周期。

　　當然，導師式的實施管理方案，不只是一種方法論，對OA辦公系統(tǒng)的易用性、易管理性、易維護性有很高的要求，否則，普通的用戶員工很難在自身能力和時間有限的情況下，快速掌握OA辦公系統(tǒng)的使用和管理，也就無法按時完成項目任務，成為整個項目實施的瓶頸和短板。

　　為了保證OA協(xié)同辦公系統(tǒng)項目實施的成功，泛普軟件泛普OA系統(tǒng) OA辦公系統(tǒng)導師式實施顧問可以在以下四個方面對項目進行把控：

　　(1) 選擇恰當?shù)捻椖咳藛T

　　應當指導企業(yè)根據(jù)人員素質(zhì)、業(yè)務能力、項目范圍等方面選拔項目小組成員，并保證有技能的人員全職參與到項目中，確保得到高層管理人員的支持。項目人員必須是對項目大力支持，同時能夠承受一定工作壓力的員工，否則，內(nèi)部的溝通協(xié)調(diào)成本就會抵消一部分項目的成功概率。

　　(2) 重視客戶培訓和考核

　　培訓的內(nèi)容應涵蓋規(guī)章制度、協(xié)同管理理念宣傳和協(xié)同辦公系統(tǒng)操作指導等，可以采用通俗的文字說明、生動的PPT、直觀的屏幕視頻等培訓教材，并制作培訓記錄和效果反饋文檔以保證培訓的質(zhì)量，同時采用筆試、上機操作等形式進行考核，并及時將考核結(jié)果反饋給項目領(lǐng)導，在培訓通報會上，可以采用提名表揚優(yōu)秀者，不提名闡述不合格情況的方式，帶動客戶的學習積極性。

　　(3) 進行質(zhì)量檢查并及時糾正

　　建立階段性的客戶工作驗收機制，并定期、不定期地進行跟蹤糾正，保證客戶工作的質(zhì)量。在制定項目計劃時就應在項目關(guān)鍵點處保留幾天的彈性時間，以確保該項工作的順利進行。

　　(4) 建立獎懲制度

　　泛普軟件強調(diào)：對于OA協(xié)同辦公系統(tǒng)，很多企業(yè)員工都有不同程度的抵觸心理，一方面可以通過培訓、宣傳等方式抵消一部分抵觸情緒，另一方面可以建立一套合理的獎懲制度來推進實施。如可以采用分享一條知識獎勵一定金額的方式，帶動一部分人分享知識的積極性，等到整體員工都有這種意愿時，即可取消獎勵機制轉(zhuǎn)而采取懲罰機制，以處罰仍不使用協(xié)同辦公系統(tǒng)的員工。

　　正是由于OA辦公系統(tǒng)實施顧問角色的轉(zhuǎn)變，才促使了協(xié)同管理思想在更多的政府和企業(yè)人員中間傳播，這也在很大程度上促進了OA辦公自動化軟件的發(fā)展，而協(xié)同管理思想的發(fā)展同時又促使著實施人員必須要關(guān)注這種角色轉(zhuǎn)變過程中項目把控的重點和難點，這兩方面相輔相成，共同為整合企業(yè)資源、提高政務績效和企業(yè)效益而發(fā)揮自己的作用。