淺談集團OA系統(tǒng)的建設(shè)策略

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       規(guī)模越大的企業(yè)，使用OA系統(tǒng)的效果越明顯，比如集團企業(yè)。

       大型集團企業(yè)下轄多個子公司，他們規(guī)模較大，相對獨立，但仍有部分流程需要通過集團審批，并向集團提交重要管理信息和業(yè)務(wù)報表等。集團總部也有大量的文件、通知、公告需要及時傳達和發(fā)布到各子公司。

       由于辦公分散、機構(gòu)眾多、人員龐大、流程復(fù)雜，集團企業(yè)迫切希望解決以下問題：

       需要加強對子公司的管控力度，加強集團與子公司之間、子公司與子公司之間的協(xié)同辦公能力，解決信息傳遞過程中的損耗、延遲、失真的問題。

       需要規(guī)范、優(yōu)化、簡化辦公流程，以事務(wù)為中心，打破公司和部門間的行政壁壘，將執(zhí)行的三個要點：執(zhí)行者、目標(biāo)與過程管控透明化，通過動態(tài)組織、工作流和任務(wù)緊密協(xié)調(diào)起來，提升集團全員的辦公效率和執(zhí)行力。

       需要構(gòu)建敏捷化的組織運營體系，避免“大企業(yè)病”，并通過精準(zhǔn)的數(shù)據(jù)報表加強集團的科學(xué)化決策水平。

       基于此，集團企業(yè)OA系統(tǒng)的建設(shè)目標(biāo)應(yīng)該是：解決集團溝通、協(xié)作與管理的問題，為集團企業(yè)提供統(tǒng)一的信息化辦公平臺，實現(xiàn)各種信息、流程、資源、知識的整合、優(yōu)化和分級管理。

       可以將集團OA系統(tǒng)的建設(shè)目標(biāo)總結(jié)為以下六點：

       1、 協(xié)助集團企業(yè)實現(xiàn)制度落地

       協(xié)助集團企業(yè)實現(xiàn)從“人本化”管理到“制度化”管理的轉(zhuǎn)變，從“個人能力”到“組織能力”的轉(zhuǎn)變，從“經(jīng)驗型組織”到“學(xué)習(xí)型組織”的轉(zhuǎn)變。

       2、 協(xié)助集團企業(yè)增強總部功能

       以信息化手段增強集團企業(yè)總部戰(zhàn)略管理、資產(chǎn)管理與投資、業(yè)績管理、財務(wù)管理、人力資源規(guī)劃及協(xié)調(diào)與共享服務(wù)這六項核心能力。

       3、 協(xié)助集團企業(yè)規(guī)范責(zé)權(quán)體系和工作流程

       規(guī)范、簡化、優(yōu)化集團和子公司的核心管理流程，明晰流程中的關(guān)鍵點、障礙點和控制點，確定各崗位的責(zé)任范圍和承擔(dān)方式，讓事找人，而非人找事。

       4、 協(xié)助集團企業(yè)提升協(xié)同效率和執(zhí)行能力

       減少手工辦公所耗費的時間和精力，將復(fù)雜的事情簡單化，釋放員工潛能用于核心業(yè)務(wù)。完善中層管理者的思維與技能，提升中層的溝通能力與執(zhí)行能力。

       5、 協(xié)助集團企業(yè)提升科學(xué)化決策水平

       通過完善的報表工具，對各種業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)和管理成本進行全面匯總、集中分析、統(tǒng)一展示，為領(lǐng)導(dǎo)者提供精準(zhǔn)的決策依據(jù)。

       集團OA系統(tǒng)項目的實施通常比較復(fù)雜，這對于OA系統(tǒng)本身也提出了更高的要求。雖然集團企業(yè)一般都是“財大氣粗”，但建議采用“標(biāo)準(zhǔn)化產(chǎn)品+個性化定制”的方法來實施，盡量避免完全的定制開發(fā)。根據(jù)多年的實施經(jīng)驗，一個優(yōu)秀的集團OA系統(tǒng)必須具備以下品質(zhì)：

       1、經(jīng)濟性：實施周期短、使用方便、投資經(jīng)濟、總體擁有成本(TCO)最低;

       2、靈活性：可分布式部署(在集團總部和子公司安裝多套系統(tǒng)，總部和子公司的系統(tǒng)相對獨立但能數(shù)據(jù)互通，適用于特大型企業(yè)集團)，或集中式部署(集團總部和子公司共用一套系統(tǒng)，通過權(quán)限進行分級管理，適用于中型和小型企業(yè)集團);

       3、安全性：具備完善的權(quán)限控制方案，采用分級管理員模式，每個管理員具有相應(yīng)的權(quán)限，并且互不干擾，保證系統(tǒng)內(nèi)流程、數(shù)據(jù)、文檔的安全使用。比如子公司管理員設(shè)置的工作流程，只適用于本公司，子公司上傳的資料也只有本公司人員可見;

       4、門戶性：采用門戶的模式，讓集團總部、子公司、職能部門、總經(jīng)理(董事長)等具有相對獨立的辦公門戶，不同的用戶登陸系統(tǒng)后可以看到為自己定制的辦公內(nèi)容;

       5、拓展性：采用完全開放的設(shè)計架構(gòu)，系統(tǒng)的拓展性極強，可按照集團總部、子公司的個性化需求快速生成各種新的管理模塊，并在不改動底層平臺的基礎(chǔ)上進行動態(tài)升級，完美適應(yīng)集團組織結(jié)構(gòu)調(diào)整和業(yè)務(wù)發(fā)展的需要。

來源：新民網(wǎng)

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