淺談OA辦公系統(tǒng)的收發(fā)文管理應用

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對很多機構來說，公文是日常業(yè)務和管理中的必要性和經(jīng)常性工作。收發(fā)文管理作為傳遞信息、交流情況、商洽工作的重要途徑，是很多機構日常辦公不可缺少的重要應用。如今，越來越多的企事業(yè)單位開始利用OA來進行日常的收發(fā)文管理。

筆者認為，OA辦公系統(tǒng)的重要功能之一就是收發(fā)文管理。事實上，公文是最基本，也是最重要信息載體。離開收發(fā)文管理的信息化建設等于一紙空談，而給力的OA辦公系統(tǒng)收發(fā)文管理能大大提高用戶的辦公效率。

　　站在用戶的角度，他們最需要的OA收發(fā)文管理模塊是能夠?qū)崿F(xiàn)收發(fā)文的登記、擬稿、審核、會簽、簽發(fā)、承辦、傳閱、蓋章等全方位的管理，并以此取代傳統(tǒng)的收發(fā)文管理方式，使用戶充分享受到了信息化帶來的便捷和利益。

　　利用OA，擬稿人能依據(jù)發(fā)文類型選擇適合的發(fā)文模板和審批流程，送交相關領導進行審核、復核、會簽、簽發(fā)等工作，然后由辦公室進行發(fā)文登記、編號、套頭、蓋章，并進行文件的發(fā)放(分發(fā)、下發(fā)、辦結(jié))等工作，最后由公文管理員對辦結(jié)公文進行歸檔，在整個發(fā)文過程中能實現(xiàn)督辦、催辦的功能。

　　公文到達后,收文登記人還可以利用OA選擇公文類別，登記公文，送交相關人員進行擬辦，根據(jù)公文模板附帶的審批辦理流程，送交相關領導進行批示，并送交相關部門承辦、傳閱等。收文登記人也可以自定義下一步相關處理人員，然后由審批人再選擇下一步處理人，適用于不確定辦理流程的收文。

　　在實際應用中，OA系統(tǒng)的收文管理順利實現(xiàn)了來文登記、擬辦、批示、分發(fā)、監(jiān)控、傳閱、承辦、轉(zhuǎn)辦、歸檔等功能；其發(fā)文管理也實現(xiàn)了發(fā)文擬稿、審核、會簽、簽發(fā)、登記、打印、蓋章、分發(fā)、閱讀、監(jiān)控、歸檔等全過程管理。

如今，OA辦公系統(tǒng)中的收發(fā)文管理功能應用也成為用戶判斷OA辦公系統(tǒng)優(yōu)劣的主要依據(jù)。能完全按照企事業(yè)單位標準，打造完善的收發(fā)文流程設計，并對整個收發(fā)文管理實現(xiàn)自動化操作，能大大節(jié)省工作時間，提高工作效率的OA辦公系統(tǒng)將更受到用戶更多青睞。

來源：比特網(wǎng)