OA辦公系統(tǒng)之集團管控門戶規(guī)劃

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OA辦公系統(tǒng)之集團管控門戶規(guī)劃

建立企業(yè)門戶，在信息展現(xiàn)層面重組企業(yè)信息資源，最大程度提高企業(yè)信息技術(shù)能力，提為企業(yè)的員工/管理者提供集成的信息技術(shù)工作環(huán)境，提高獲取信息、知識和協(xié)同工作的效率，提升企業(yè)的整體運作效率。

每一個有限公司的員工登陸OA系統(tǒng)后，首先進入的就是有限公司的總門戶，了解有限公司的規(guī)章制度、企業(yè)文化、新聞等；由總門戶可以進入自己對應(yīng)的分子公司門戶或部門門戶，了解分子公司和部門的制度、最新動態(tài)等；也可以進入感興趣的專題門戶，比如黨群生活、知識管理、培訓(xùn)等進行自己需要的了解和學(xué)習(xí)；任何一個門戶都可以直接點擊進入個人工作平臺，也稱為個人門戶，在此處理待辦事宜、日程、會議等和自己相關(guān)的日常工作。
大致架構(gòu)如下圖所示：

通過統(tǒng)一平臺的集中部署，在OA系統(tǒng)中的門戶應(yīng)用形成，以有限公司門戶為主，各部門、分子公司門戶為輔，各類型專題門戶為補充，個人工作門戶靈活定義的多維度集團管控型門戶體系。

4.2.1.1.門戶建設(shè)關(guān)鍵點

門戶建設(shè)應(yīng)滿足兩個方面的目標(biāo)：
（1）建設(shè)成為集團總部的信息門戶，通過集成總部系統(tǒng)，集中展示總部層面的辦公信息、知識、企業(yè)內(nèi)部經(jīng)營信息、外部戰(zhàn)略競爭信息。
（2）建設(shè)成為中海油有限公司的信息門戶，傳播中海油有限公司的企業(yè)文化、品牌、價值觀，傳承中海油有限公司的知識，成為員工了解集團工作信息、通知、集團動態(tài)等各種內(nèi)部信息的集中交流場所。
主要功能需求點：

• 門戶要形成統(tǒng)一的信息訪問渠道，通過將內(nèi)部和外部各種相對分散獨立的信息組成統(tǒng)一的整體，使用戶能夠從統(tǒng)一的渠道訪問其所需的信息，從而實現(xiàn)企業(yè)信息門戶。
• 門戶應(yīng)能提供高層看板、總部部門級門戶、用戶個性化門戶等功能，以及納入部分板塊的門戶內(nèi)容。
• 門戶應(yīng)形成傳播全中海油有限公司企業(yè)文化、企業(yè)品牌等，形成全中海油有限公司的門戶。
• 門戶應(yīng)能形成總部信息集中展示的平臺，能夠集成總部BI、HR、審計、戰(zhàn)略競爭情報系統(tǒng)等。
• 門戶應(yīng)滿足企業(yè)各層人員的使用需求，符合集團高層查看企業(yè)級分類信息的要求，滿足職能員工、IT人員的不同的使用偏好。能夠根據(jù)用戶的個性化需求定制內(nèi)容和外觀以及頁面的布局。
• 門戶應(yīng)能夠成為集團內(nèi)部傳承企業(yè)文化的平臺。
• 門戶中應(yīng)用系統(tǒng)的布局以職能領(lǐng)域為基礎(chǔ)，再實現(xiàn)個性化配置。
  23. 用戶登陸門戶時讀取組織信息，自動篩選所涉及的IT系統(tǒng)。
  23. 根據(jù)用戶偏好設(shè)置頁面布局、常用IT應(yīng)用、顯示位置和次序等
  23. 能夠針對門戶的功能、欄目進行快速定義與組合

4.2.1.2.信息發(fā)布

具有指定權(quán)限的人員可以在該平臺上發(fā)布公司新聞、通知公告、重大記事、電子期刊、行業(yè)信息、規(guī)章制度、常用資料等方面的信息，如人力資源部門可以發(fā)布人力資源部管理相關(guān)的制度，財務(wù)部可以發(fā)布費用報銷制度、借款制度，辦公室可以發(fā)布公司新聞等，讓員工通過該平臺能夠了解到單位的發(fā)展動態(tài)，專家員工對企業(yè)的歸屬感。
發(fā)布到外部網(wǎng)站上的信息需要經(jīng)過相關(guān)部門的審批，沒有通過審批的新聞、消息不能發(fā)布在外部網(wǎng)站上。
員工可以將自己對企業(yè)的合理化的意見和建議發(fā)布到意見箱。發(fā)布建議的時候，可以指定建議的讀者，也可以通過傳閱把建議發(fā)給相關(guān)人員，意見發(fā)布可署名也可以匿名發(fā)表，相關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)可以查看意見并給予回復(fù)。

4.2.1.3.個人辦公事宜

• 待辦事宜

員工利用自己的賬號進入該平臺后，需審批公文、請示報告、公告信息等都顯示在待辦事宜中，通過直接點擊需要待辦的事宜，就能迅速地了解當(dāng)前需要處理的事務(wù)，并予以及時地辦理。當(dāng)待辦事情結(jié)束后（如審批完成），系統(tǒng)能夠?qū)⒃摯k事宜設(shè)置為已辦事宜，待辦信息能夠自動消失。對于沒有及時辦理的事宜，系統(tǒng)會根據(jù)設(shè)定的時間，以手機短信和郵件的方式提醒。

• 日程安排

員工可以對自己的工作進行計劃和安排，系統(tǒng)會按時間提醒當(dāng)天需要完成的事項以及未來需要完成的事項，另外員工也可以查看在過去的一段時間里完成了哪些工作。
高層秘書在領(lǐng)導(dǎo)的授權(quán)下可以幫高層領(lǐng)導(dǎo)安排日程，并將領(lǐng)導(dǎo)的日程概括發(fā)布到平臺上，讓員工特別是部門的領(lǐng)導(dǎo)可以了解到高層領(lǐng)導(dǎo)哪些時間會在公司辦公，以配合領(lǐng)導(dǎo)的時間安排自己的工作計劃。

• 通訊簿

在該平臺中記錄公司同事的通訊方式，也可以記錄自己的私人朋友的通訊方式。在發(fā)郵件時，可以自動與通訊簿進行關(guān)聯(lián)。

• 個人記事本

可以在該平臺上記錄和保存自己的一些不能公開的事項和文章等。

• 資料收藏

可以將自己常用的資料收集并存放在該平臺中，可以按資源管理器的方式進行管理，并能移動。能設(shè)置為共享，實現(xiàn)資源共享。
 

4.2.2.集團管控流程規(guī)劃

基于總部各職能部門的業(yè)務(wù)應(yīng)用重點，構(gòu)建了OA辦公平臺業(yè)務(wù)應(yīng)用藍圖。

    集團化企業(yè)的流程管理模式是和集團管控模式緊密相關(guān)的，在集團的八種控制型態(tài)中，以戰(zhàn)略規(guī)劃、營運控制及財務(wù)控制三種形態(tài)最普遍。