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企業(yè)標準化管理 四“法”原則
在實踐中學習標準,在實踐中應用標準,在實踐中完善標準。
我想,企業(yè)的標準化工作可以簡要的概括為四句話:有法可依,有法必依,執(zhí)法必嚴,違法必究。具體解釋為:
有法可依——建立完善各項規(guī)章制度和標準文件,并加以適當?shù)呐嘤枌W習,以完善、嚴密、具有較高指導性的文件作為各項工作的指導依據(jù),可以有效的減少工作中的失誤和差錯,提高質量和效率。文件的建立有如織網(wǎng),粗糙的文件網(wǎng)眼大、漏洞多、覆蓋面小,漏網(wǎng)之魚自然也就多了。因此,在建立體系文件時,應考慮:一是文件的覆蓋面,要覆蓋企業(yè)管理的各個方面,防止在制度上的缺失導致管理“短板”,更要杜絕“頭疼醫(yī)頭,腳痛醫(yī)腳”的現(xiàn)象;二是要考慮文件的細致程度,細了才有可操作性,才更具有指導意義;三是要考慮文件的系統(tǒng)性,系統(tǒng)的文件管理才不致于各文件相互沖突,達成目標原則的一致;四是要考慮管理和流程的優(yōu)化,在盡可能的說明目的、流程及具體要求的基礎上,達到統(tǒng)籌兼顧,化繁為簡,重點突出,才能達到效率和質量的雙贏。
所謂的“法”,不僅僅是要建立書面化的文件那樣簡單,還應當規(guī)定工作的方法和步驟,這也是建立文件的基本原則。企業(yè)在編寫制度時,還應當堅持用科學方法、系統(tǒng)方法、過程方法以及堅持以人為本的原則,結合自身的實際情況,實事求是地制定,并在不斷的實踐過程中加以修訂和完善,力求文件的有效性、適宜性和符合性。
有法必依——在工作中嚴格按制度的要求辦事。只有嚴格的按制度辦事,建立起良好的約束和發(fā)展機制,才能建立起良好的工作秩序,保障各項工作有條不紊的進行,保證目標的順利實現(xiàn)。但很多企業(yè)在制度的執(zhí)行中都會出現(xiàn)一些問題,如:領導臨時安排、特殊情況需要照顧、制度與企業(yè)的實際情況不符或不適用等等,使制度的權威性受了挑戰(zhàn),甚至是被束之高閣、形同虛設。其實不然,我們不妨認真的思考一下:管理的很重要的一個目的,就是減少特例,并使之規(guī)范,按照我們規(guī)定的計劃執(zhí)行。很顯然,我們所講的這些原因都與當初設立制度的根本目的是沖突的,這樣的借口是站不住腳的。更深層次的問題,還在于企業(yè)沒有形成良好的制度文化,我們天天都在講“制度面前人人平等”,但在大多數(shù)人的意識里還認為特例的存在是正常的,偶爾破壞制度也無傷大雅。殊不知,我們的工作中這樣的特例經(jīng)常都在發(fā)生,特例多了就成了正常的規(guī)則,制度也就成了一紙空文。
正所謂:慌言千遍成真理!
執(zhí)法必嚴——乍一看,這句話肯定會引起很多人的反感:既然,我們的工作都已經(jīng)是有法可依、有法必依,那為什么還要有執(zhí)法者,而且還要執(zhí)法必嚴?為什么我們的工作非得要有別人的監(jiān)督?工作有了監(jiān)督就一定能好嗎?而且,有這種想法的人,肯定不止少數(shù)。
這種想法并不無道理:人都有偷懶的習性,對工作也是如此。從這個意義上講,使監(jiān)督評價成為一種需要。因此,我們不能將執(zhí)法者看作是一般意義上的監(jiān)工或打小報告者,而是工作質量和效率的評價者,評價的標準就是制度的規(guī)定。他更重要的職能,是幫助我們找出工作中的不足和問題,并提出改進的意見和建議。如果我們的工作出現(xiàn)了失誤或不足,執(zhí)法者便成了這些失誤和不足的發(fā)現(xiàn)者和彌補者,如果執(zhí)法者的工作標準稍有降低,那么工作的質量和效率將無從談起。因此,從這個意義上看,執(zhí)法者不僅不是多余的,而且必須要執(zhí)法必嚴。
通過嚴格的“執(zhí)法”,加強對工作的監(jiān)督檢查,可以建立公平、公正、公開的工作環(huán)境,增加工作的透明度,減少失誤,發(fā)現(xiàn)不足,并及時的采取措施,從而達到效率和效益的共同提高。
違法必究——從更高的意義去看,應該是“違法必糾”而不僅僅是“究”問題產(chǎn)生的原因,或者是“究”誰的責任。出現(xiàn)問題,責任的追究確有必要,但這不是解決問題的唯一方法,對問題和不足采取糾正預防措施,防止問題的再次出現(xiàn),才應該是企業(yè)管理的根本目的所在。如果對出現(xiàn)的問題僅僅在績效考核中予的扣分,或簡單的罰款了事,短期之內或許可以見效,但能不能從根本上解決問題還是未知數(shù),更何況,罰款更多起到的作用是增加被究者的反感情緒。
“究”,還有十分重要的一個功能,就是在解決問題的同時,進一步對“法”的完善性、適用性進行討論,并通過以“究”促“糾”,從而進一步完善企業(yè)管理的“法”。這樣便使管理工作形成一個螺旋向上的圓環(huán),與我們在質量管理體系中所講的PDCA以及企業(yè)管理的四項職能都是完全一致的。
非常簡單的四句話,但能在執(zhí)行過程中不變形、不走樣,并且堅持不懈、持之以恒,卻不是一件容易事。這需要我們在細化目標計劃、規(guī)章制度和各項標準文件,完善企業(yè)管理的“法”,達到“有法可依”的基礎上,認真組織做好這些要求的落實,做到“有法必依”,同時相關職能部門加大監(jiān)督檢查力度,每天都確定一個重點或隨機抽檢,認真執(zhí)法,并且“執(zhí)法必嚴”,并對檢查的情況通過通報的形成反饋給相關單位,對發(fā)現(xiàn)的問題緊盯不放,在第二天的督查中繼續(xù)做為重點進行督導整改,直至整改完畢,做到“違法必糾”。切忌只有三天的熱度,否則是無法做好工作的。
不只是標準化工作的管理,現(xiàn)代企業(yè)的所有管理工作也大致如此,只要做好了這四句話,執(zhí)行力自然會提升,整體管理水平自然會逐步提升。
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