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企業(yè)流程優(yōu)化的原則
企業(yè)發(fā)展速度加快和規(guī)模的增長、外部競爭環(huán)境的急劇變化、客戶的要求不斷提高,對企業(yè)的業(yè)務流程提出了越來越大的挑戰(zhàn)。如何快速響應來自內外部的需求、加速、改善不同部門、崗位之間的協(xié)同,提高業(yè)務運轉效率,成為越來越突出的問題。于是流程的優(yōu)化就成為許多管理人員面臨的重要問題。
首先,要從工作目標而非工作過程出發(fā)梳理流程。任何流程都是有其目標的,都是為了滿足相關的客戶(包括內部、外部客戶)要求而開展的一系列活動。從目標出發(fā),基于實現(xiàn)預計的工作目標而開展的活動才是合理的,同時也是可衡量的?;诖诉M行的流程優(yōu)化,才是最合理的,如果只考慮工作過程中的活動進行優(yōu)化,最多只能簡化現(xiàn)有的過程,不能從根本上改善流程。
第二,剔除對客戶(內部客戶和外部客戶)都不增值的活動,使企業(yè)對客戶(內部客戶和外部客戶)反應速度加快。比如說減少一些多余的審批、檢查環(huán)節(jié),使流程中的決策點盡可能靠近決策者的工作地點、減少文件的流轉環(huán)節(jié),剔除一些不必要的手續(xù)等。同時,盡可能減少流程中的交接次數(shù),因為工作過程中的交接對工作的結果不增加價值,大多數(shù)工作過程中的問題、扯皮現(xiàn)象是由交接引起的,導致時間延遲。
第三,流程中適當設置檢查控制機制。合理的檢查控制環(huán)節(jié),使流程整體可控,并保證流程的輸出結果是符合既定要求和標準的,同時可以及時發(fā)現(xiàn)流程過程中的問題,做到事中的控制,降低風險和事后在處理問題造成的成本。
第四,減少流程中的上下匯報、審批環(huán)節(jié),讓溝通、決策和問題的解決盡可能在直接參與作業(yè)層面進行。因為部門領導對具體問題的了解比一線人員少,凡事匯報給部門領導,由部門的領導進行溝通和解決問題的方式會導致時間浪費和企業(yè)成本的增加,并會增加流程中的等待時間,增加時間成本,造成浪費,減少等待時間是流程優(yōu)化的一個重點內容。
部門領導應該利用其經驗給出適當?shù)慕ㄗh,并對下進行適當?shù)氖跈?,由一線人員根據授權進行操作,而不是替一線人員做出決定。同時,反復的上下溝通可能會帶來信息的失真。
第五,建立工作過程的內在激勵機制,培養(yǎng)員工的責任感、用于接受挑戰(zhàn)等精神。內在的激勵機制可以減少外在的對工作過程的監(jiān)控,得當?shù)募顣寙T工自動自發(fā)。
最后,好的流程不是越復雜越好,而是在合理的控制范圍內,越簡捷越好,最好滿足KISS原則-“Keep It Simple And Stupid”,即“讓它簡單些,連笨蛋都看得懂”。
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