施工企業(yè)的合同管理

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　　現(xiàn)在許多施工企業(yè)合同管理有待提高，審查和審批合同不規(guī)范、不科學(xué)、不嚴(yán)格，履行合同缺少應(yīng)有的約束，甚至處于放任狀態(tài)。因此，建立合同管理體系是解決合同管理問(wèn)題的首要因素。

　　企業(yè)設(shè)立專門的合同管理機(jī)構(gòu)。應(yīng)將合同管理工作劃歸企業(yè)法律顧問(wèn)機(jī)構(gòu)管理，這是由法律顧問(wèn)機(jī)構(gòu)的性質(zhì)決定的，是專業(yè)化管理的必然。在管理層級(jí)較多的大型施工企業(yè)，總部和各級(jí)下屬企業(yè)都應(yīng)設(shè)立合同管理機(jī)構(gòu)。在大型施工企業(yè)總部合同管理機(jī)構(gòu)，根據(jù)合同的不同類別，甚至可以繼續(xù)劃分專業(yè)科室，完成管理工作。條件較好的企業(yè)，應(yīng)在合同管理機(jī)構(gòu)中設(shè)立既具備法律顧問(wèn)資格，又有工程技術(shù)、施工管理專業(yè)和經(jīng)驗(yàn)的人員做法律顧問(wèn)，以方便對(duì)合同進(jìn)行全面和專業(yè)的審核以及對(duì)履行過(guò)程的監(jiān)管。

　　企業(yè)必須制定和完善合同管理工作制度。合同從簽訂到履行完畢涉及到許多法律問(wèn)題，也涉及施工生產(chǎn)的專業(yè)技術(shù)部門，某一環(huán)節(jié)的缺失或重大失誤都有可能導(dǎo)致嚴(yán)重后果。因此，必須制定規(guī)章制度對(duì)其予以保障。

　　一是要建立法律顧問(wèn)部門的職責(zé)和權(quán)限，確定合同主管與協(xié)管關(guān)系和責(zé)任；二是要建立合同評(píng)審、起草、會(huì)商、審核、審批制度；三是要建立合同監(jiān)管人、合同報(bào)表、合同執(zhí)行期和規(guī)定事項(xiàng)報(bào)告制度；四是要建立企業(yè)法律事項(xiàng)的內(nèi)部審核制度；五是要建立一些程序制度，如法人授權(quán)制度、合同證據(jù)的收集、保管制度等；六是合同簽署、履行過(guò)程中的責(zé)任制度、獎(jiǎng)懲制度。

　　合同管理工作應(yīng)適當(dāng)分工。大型施工網(wǎng)絡(luò)辦公系統(tǒng)層次相對(duì)較多，既要充分發(fā)揮整個(gè)合同管理系統(tǒng)的作用，調(diào)動(dòng)各級(jí)合同管理部門的積極性，又要根據(jù)不同的情況，調(diào)整具體管理權(quán)限。一般來(lái)說(shuō)，企業(yè)應(yīng)通過(guò)授權(quán)，一次性把大量的合同管理事務(wù)交由部門及下屬單位，進(jìn)行常態(tài)管理。但對(duì)一些標(biāo)的較大、風(fēng)險(xiǎn)較大、涉及部門或單位較多的合同，都應(yīng)由企業(yè)總部合同管理部門直接管理。企業(yè)合同管理部門負(fù)責(zé)合同宏觀的、總體的、原則的、重要的合同管理和全面的監(jiān)管工作，而部門和下屬單位則負(fù)責(zé)專業(yè)的管理及合同的履行工作。

　　確定合同管理工作的重點(diǎn)，確定重要的合同。施工企業(yè)的合同種類繁多，從合同的管理角度來(lái)說(shuō)，都應(yīng)嚴(yán)格管理，但是，并非對(duì)所有的合同都要同樣地關(guān)注。在施工企業(yè)中，施工合同，尤其是對(duì)標(biāo)的較大、風(fēng)險(xiǎn)較大的合同應(yīng)當(dāng)給予足夠的關(guān)注；對(duì)分包合同也必須引起高度的重視，這方面出現(xiàn)的問(wèn)題已經(jīng)很多；擔(dān)保合同、大額度的采購(gòu)合同也應(yīng)列為管理的重點(diǎn)。

　　確定重要的合同管理部門和單位。在施工企業(yè)中，除合同管理部門外，工程承攬部門、工程管理部門、機(jī)電物資部門、財(cái)務(wù)部門、印信管理部門對(duì)合同管理也將起到重要作用。在合同簽訂和履行過(guò)程中，這些部門都發(fā)揮著重要的職能作用，其工作質(zhì)量、管理水平和工作方法，對(duì)合同的簽訂、履行將產(chǎn)生重大而深遠(yuǎn)的影響。而下屬的施工項(xiàng)目部直接負(fù)責(zé)合同的履行，其意義自不必言。

　　確定合同管理的重要階段。合同的成立階段是整個(gè)合同管理工作的重點(diǎn)，它直接確立了雙方的權(quán)利義務(wù)，規(guī)定了未來(lái)合同履行的前景和預(yù)定目標(biāo)，其意義重大。合同管理部門和專業(yè)部門的工作水平，領(lǐng)導(dǎo)者的決策，都左右著合同的簽訂質(zhì)量。

　　形成科學(xué)的管理方法，對(duì)合同進(jìn)行3階段評(píng)審。評(píng)審由企業(yè)相關(guān)高層領(lǐng)導(dǎo)主持，有關(guān)部門參加，以會(huì)議形式進(jìn)行。在投標(biāo)階段，由合同管理部門會(huì)同投標(biāo)部、工程管理、機(jī)電物資、財(cái)務(wù)部門，對(duì)招標(biāo)文件進(jìn)行全面評(píng)審，以決定是否投標(biāo)，分析中標(biāo)后的合同風(fēng)險(xiǎn)和難點(diǎn)。要防止為中標(biāo)而掩蓋真實(shí)情況，留下隱患。要形成書面的材料，經(jīng)過(guò)相關(guān)部門會(huì)簽，得到相應(yīng)的領(lǐng)導(dǎo)簽批認(rèn)可。在合同簽署階段，由合同管理部門會(huì)同投標(biāo)部門和工程管理機(jī)電物資、財(cái)務(wù)部門，再次對(duì)合同文本進(jìn)行評(píng)審。重點(diǎn)是圍繞合同文本反復(fù)推敲，對(duì)發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題進(jìn)行論證，找出解決問(wèn)題的辦法。要全面衡量權(quán)利義務(wù)是否均衡；合同是否顯失公平；業(yè)主是否隱瞞了與合同有關(guān)的重要事項(xiàng)；企業(yè)是否有能力履行合同；能否達(dá)到合同的目的。在履行階段，由合同管理部門會(huì)同工程管理等部門，根據(jù)施工進(jìn)展或單位、單元工程、節(jié)點(diǎn)工期，定期或不定期地對(duì)項(xiàng)目進(jìn)行評(píng)審，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和糾正存在的問(wèn)題，保證全面履行施工合同。

　　建立評(píng)審大綱。為了使評(píng)審工作有章可循，保證評(píng)審工作科學(xué)、細(xì)致，不因工作疏漏而影響評(píng)審效果，企業(yè)應(yīng)建立合同評(píng)審大綱。把相關(guān)規(guī)定和要求列為大綱標(biāo)準(zhǔn)，以衡量各階段合同內(nèi)容，凡達(dá)不到標(biāo)準(zhǔn)的，則無(wú)法通過(guò)評(píng)審，合同就無(wú)法簽訂，以確保合同始終處于受控狀態(tài)。評(píng)審大綱作為企業(yè)內(nèi)部具有強(qiáng)制性的文件，必須經(jīng)過(guò)企業(yè)的嚴(yán)格批準(zhǔn)，以保證其剛性和可操作性、穩(wěn)定性。評(píng)審大綱分為3部分：

　　第一部分為否決性規(guī)定。內(nèi)容由國(guó)家禁止性規(guī)定、無(wú)效合同、企業(yè)戰(zhàn)略、企業(yè)內(nèi)部相關(guān)禁止性規(guī)定等內(nèi)容，共同組成相應(yīng)條款，以此衡量合同內(nèi)容，達(dá)不到前述內(nèi)容的，不能通過(guò)評(píng)審。

　　第二部分以合同內(nèi)容為對(duì)象，將相關(guān)技術(shù)和經(jīng)濟(jì)指標(biāo)、慣例、企業(yè)的相關(guān)規(guī)定等列為條款規(guī)定，意在保證合同內(nèi)容最大程度上滿足企業(yè)的需要，保證企業(yè)的利益。如工期、質(zhì)量、結(jié)算方式、獎(jiǎng)罰額度等等。這部分內(nèi)容與企業(yè)在市場(chǎng)上的競(jìng)爭(zhēng)能力有關(guān)，與業(yè)主的談判結(jié)果有關(guān)。因?yàn)楹贤瑯?biāo)的不同，大綱中這部分內(nèi)容會(huì)有多個(gè)版本，這部分內(nèi)容和企業(yè)的經(jīng)營(yíng)相關(guān)，因此經(jīng)常處于調(diào)整狀態(tài)。

　　第三部分是企業(yè)從市場(chǎng)經(jīng)營(yíng)需要出發(fā)，做出的承諾或其他內(nèi)容。

　　第一部分內(nèi)容一般不允許調(diào)整；第二部分內(nèi)容的變動(dòng)需要經(jīng)企業(yè)相關(guān)程序的批準(zhǔn)；第三部分則每一次都進(jìn)行批準(zhǔn)。評(píng)審時(shí)要建立和使用統(tǒng)一、規(guī)范的表格文件。評(píng)審時(shí)要對(duì)每一項(xiàng)內(nèi)容進(jìn)行逐一評(píng)審，得出全面和客觀的結(jié)論，并對(duì)評(píng)審結(jié)果負(fù)責(zé)。

　　履行階段的監(jiān)督審核。要建立合同履行過(guò)程的內(nèi)部監(jiān)督審核制度。監(jiān)督審核工作以合同管理部門為主，工程管理等部門參加，組成內(nèi)審小組，對(duì)合同履行情況進(jìn)行監(jiān)督審核。由內(nèi)審小組根據(jù)合同履行情況，履行中的難點(diǎn)、重點(diǎn)和存在的一些問(wèn)題，以及業(yè)主的投訴進(jìn)行定期或不定期的審核。審核時(shí)有針對(duì)性地列出審核提綱，可以先發(fā)到被審核單位，也可直接以此進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)審核?？梢詫?duì)一般單位進(jìn)行問(wèn)卷式的發(fā)放審核提綱，由其按要求回答，然后收回，檢查是否存在問(wèn)題。監(jiān)督審核過(guò)程中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題交由被審核單位限期整改。對(duì)可能導(dǎo)致企業(yè)違約的施工項(xiàng)目，向企業(yè)決策層提出書面報(bào)告。

　　合同管理部門的任務(wù)全面掌握企業(yè)合同管理的現(xiàn)狀。建立合同臺(tái)賬，要求各部門和下屬各單位以報(bào)表形式上報(bào)合同簽署和履行情況、履行結(jié)果。合同管理部門要通過(guò)合同報(bào)表、合同評(píng)審、合同履行情況，廣泛收集真實(shí)可靠的合同信息，有針對(duì)性地開展工作。

　　牢牢把握重點(diǎn)合同。對(duì)一些標(biāo)的較大、難度較大、風(fēng)險(xiǎn)較大的合同，必須進(jìn)行有效控制。劃分風(fēng)險(xiǎn)級(jí)別，以便于對(duì)合同的日常管理。根據(jù)業(yè)主信譽(yù)、工程難度、外部環(huán)境、企業(yè)施工能力和經(jīng)驗(yàn)、項(xiàng)目進(jìn)展情況、施工成本等，劃分合同風(fēng)險(xiǎn)級(jí)別。可劃分為：正常、一定風(fēng)險(xiǎn)、高度風(fēng)險(xiǎn)。對(duì)于風(fēng)險(xiǎn)的處理，仍可以繼續(xù)劃分為：環(huán)境因素、業(yè)主因素；可以履行滿足合同、無(wú)法履行的合同、無(wú)須繼續(xù)履行的合同等。對(duì)于正常合同，無(wú)須給予特別關(guān)注；對(duì)于有一定風(fēng)險(xiǎn)的合同應(yīng)引起足夠關(guān)注；對(duì)于高度風(fēng)險(xiǎn)的合同要進(jìn)行高度關(guān)注。合同管理部門要建立合同風(fēng)險(xiǎn)清單，施工項(xiàng)目上要建立合同風(fēng)險(xiǎn)因素清單。合同風(fēng)險(xiǎn)是在變化的，因此合同風(fēng)險(xiǎn)管理也處于經(jīng)常調(diào)整狀態(tài)。

　　建立嚴(yán)格完整的工作程序。應(yīng)從流程上有序控制合同的簽訂、履行。應(yīng)做到合同簽訂必須通過(guò)評(píng)審，合同簽訂前必須經(jīng)過(guò)合同管理部門及相關(guān)部門簽字確認(rèn)，然后辦理領(lǐng)導(dǎo)簽批手續(xù)，最后辦理用印及其他授權(quán)手續(xù)。建立責(zé)任制，防止工作出現(xiàn)環(huán)節(jié)失控或走過(guò)場(chǎng)。

　　與專業(yè)部門和下屬單位協(xié)調(diào)配合。合同管理部門只是企業(yè)中的一個(gè)部門，搞好合同管理工作離不開相關(guān)部門的支持。特別是對(duì)合同的評(píng)審、審核，合同管理部門必須借助于專業(yè)部門，以解決和論證合同中的專業(yè)問(wèn)題。要建立施工項(xiàng)目部收集和保留合同證據(jù)制度，要通過(guò)合同監(jiān)管人對(duì)合同履行過(guò)程中的各種情況進(jìn)行反饋。

　　指導(dǎo)項(xiàng)目的合同管理工作。合同簽訂后，合同管理部門應(yīng)指導(dǎo)項(xiàng)目的管理人員認(rèn)真學(xué)習(xí)合同，進(jìn)行講解、培訓(xùn)和考試。對(duì)施工過(guò)程中業(yè)主、監(jiān)理單位提出的變更及合同外的項(xiàng)目?jī)?nèi)容，相關(guān)人員必須索要合同規(guī)定的手續(xù)。對(duì)施工中出現(xiàn)的其他問(wèn)題，凡是對(duì)企業(yè)有利的，都要按照規(guī)定的方式進(jìn)行記錄、簽證，獲得補(bǔ)償。同時(shí)，應(yīng)對(duì)本企業(yè)合同管理工作中出現(xiàn)的系統(tǒng)性、區(qū)域性問(wèn)題進(jìn)行預(yù)防和糾正，使整個(gè)合同管理工作有效運(yùn)行。