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低效流程是如何偷走你的時間、成本和效率的?
我們說流程創(chuàng)造價(jià)值,流程提高效率,并且說流程打造競爭力,那是有前提的。這就是要求必須是高效流程,至少是有效流程,才能產(chǎn)生這樣的效果。如果企業(yè)對流程不加管理,盡是低效流程甚至還夾雜一些無效流程,那么創(chuàng)造價(jià)值、提高效率就是空話,更不要說打造競爭力了。
不少企業(yè)并未真正認(rèn)識到流程創(chuàng)造價(jià)值的意義,完全憑經(jīng)驗(yàn)和感覺管理企業(yè),并且非常勤奮,以為多下苦功、多花氣力就能把企業(yè)搞好,結(jié)果除了自己累得不行之外,下屬員工也叫苦連天。為什么會這樣?我來告訴你真相:你企業(yè)的流程大部分是低效的,少部分是無效的。你偶爾會有高效處理問題的案例,但絕無高效的流程。你的高效完全來源于能人專權(quán)和獨(dú)裁,離開了個別能人,企業(yè)在原地打轉(zhuǎn)都不可能,而是混亂一片。
我們來分析一下,低效或無效流程是如何偷走你的時間、成本和效率的。
先看一家著名企業(yè)的調(diào)試配件申領(lǐng)流程。這是一家汽車制造企業(yè),技術(shù)部的技術(shù)員進(jìn)行產(chǎn)品研發(fā),必須用汽車配件作實(shí)驗(yàn)。誰都懂得:汽車配件拿到市場或者倒買給車主就是錢,企業(yè)為了控制倒賣配件事情發(fā)生(事實(shí)上就是發(fā)生過),制訂了嚴(yán)格的汽車配件申請領(lǐng)用流程,需要技術(shù)部、生產(chǎn)部、財(cái)務(wù)部各部主管與部長,和三大倉庫主管簽字,其中生產(chǎn)部、財(cái)務(wù)部兩個部門的預(yù)算員都要簽字(確認(rèn)配件價(jià)值或成本),遇到倉庫沒有的配件,還得找采購部部長簽字。如此多人簽字把關(guān),一般配件從申請到領(lǐng)取成功,通常時間為十天,最長時間為半個月。因?yàn)檫@么多人不可能同時在公司等候你去找他簽字,再說他們也不是神仙,誰也無法預(yù)計(jì)哪天會有人找他簽字。極端情況下,如果一個技術(shù)員不幸當(dāng)月要二次申領(lǐng)調(diào)試配件,那他就全月每天都會花時間在辦公大樓各部來回穿梭了。向我反映情況的技術(shù)員們的確是苦不堪言。
技術(shù)員應(yīng)該以設(shè)計(jì)或試制為主,而這個為試制做準(zhǔn)備的流程卻讓他們耗費(fèi)了大量不必要的時間和精力,他們怎么能夠高效率地工作呢?
繁瑣的簽字手續(xù)無非是為了控制技術(shù)員倒賣汽車配件。如果技術(shù)員要倒賣汽車配件,也必須等到拿到配件之后才能進(jìn)行。你十人簽字百個人簽字,只要他拿到配件倒賣照樣可以進(jìn)行。簽字的多少并不能阻止倒賣發(fā)生(當(dāng)然這是假設(shè))。如果從提高工作效率的角度來看,這些重復(fù)簽字,十個就有八、九個人簽字是無效活動,只有一二個人簽字是有效活動。那就是確認(rèn)他的工作必需這些配件的直接主管和計(jì)算配件價(jià)值的預(yù)算員(如果價(jià)值標(biāo)準(zhǔn)是統(tǒng)一的,生產(chǎn)部或財(cái)務(wù)部預(yù)算員其中之一核算就夠了)二人的簽字就是有效活動。
繁瑣的簽字大大提高了技術(shù)員的工作成本、浪費(fèi)了技術(shù)員大量的設(shè)計(jì)時間,也浪費(fèi)了N個主管的簽字時間,技術(shù)部的整體試制效率就這樣在重復(fù)簽字和來回跑腿中間被消磨掉了。
如此舉一反三,看看你的企業(yè)有多少重復(fù)簽字、有多少無意義的等待、有多少無意義的請示匯報(bào),你就能找出偷走你企業(yè)時間、成本、效率的各種罪魁禍?zhǔn)住?/p>
流程管理追求保留有價(jià)值的流程活動、砍掉無價(jià)值的流程活動,合并低效的流程活動,更多效率更多價(jià)值就是在流程優(yōu)化中創(chuàng)造出來的。
像剛才舉例的調(diào)試配件申領(lǐng)流程,我們經(jīng)過與企業(yè)員工共同探討之后,優(yōu)化如下。用流程圖檢視現(xiàn)有流程的優(yōu)劣就像用CT給人體體檢一樣,腫瘤一看就知。
附:調(diào)試配件申領(lǐng)流程圖
歡迎與globrand(全球品牌網(wǎng))作者探討您的觀點(diǎn)和看法,張國祥老師歷任我國首家中外合資企業(yè)某公司人事行政經(jīng)理、某集團(tuán)公司行政科長、廣州某企業(yè)行政總監(jiān)、某集團(tuán)公司總經(jīng)理,具有豐富的多體制企業(yè)管理實(shí)戰(zhàn)經(jīng)驗(yàn)。目前,張國祥老師已全面掌握并升華了企業(yè)規(guī)范化管理的理論和技術(shù),形成了自己獨(dú)特務(wù)實(shí)簡潔高效的規(guī)范化管理操作體系。張國祥老師現(xiàn)任北京越努凌云管理咨詢有限公司董事長、時代光華特約講師、全球品牌網(wǎng)等多家知名網(wǎng)站專欄專家。聯(lián)系:15810168833 email:[email protected](與我聯(lián)系時,請說明您是在“全球品牌網(wǎng)”看到這篇文章的。) 進(jìn)入張國祥專欄- 1向莆鐵路接觸網(wǎng)全線通電
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