綜合管理之IT項目管理之范圍的管理

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1，項目范圍的概念
　　做過項目的人可能都會有這樣的經(jīng)歷：一個項目做了很久，感覺總是做不完，就像一個“無底洞”。用戶總是有新的需求要項目開發(fā)方來做,就像用戶在“漫天要價”，而開發(fā)方在“就地還錢”。實際上，這里涉及到一個“范圍管理”的概念。項目中哪些該做，哪些不該做，做到什么程度，都是由“范圍管理”來決定的。項目是為完成產(chǎn)品或服務(wù)所做的一次性努力。因此在這里，范圍的概念包含兩方面，一個是產(chǎn)品范圍，即產(chǎn)品或服務(wù)所包含的特征或功能，另一個是項目范圍，即為交付具有規(guī)定特征和功能的產(chǎn)品或服務(wù)所必須完成的工作。考|試/大在確定范圍時首先要確定最終產(chǎn)生的是什么，它具有哪些可清晰界定的特性。要注意的是特性必須要清晰，以認(rèn)可的形式表達(dá)出來，比如文字、圖表或某種標(biāo)準(zhǔn)，能被項目參與人理解，絕不能含含糊糊、模棱兩可，在此基礎(chǔ)之上才能進(jìn)一步明確需要做什么工作才能產(chǎn)生所需要的產(chǎn)品。也就是說產(chǎn)品范圍決定項目范圍。項目范圍管理是指對項目包括什么不包括什么的定義和控制的過程，這個過程用于確保項目團(tuán)隊和利益相關(guān)者對作為項目產(chǎn)品以及生產(chǎn)這些產(chǎn)品所用到的過程有一個共同的理解。項目管理最重要也是最難做的一件工作就是確定項目范圍。
　　2，項目范圍管理是項目成敗的關(guān)鍵
　　項目成敗的影響因素很多，其中的許多因素，如用戶的參與、清晰的項目任務(wù)、明確的需求說明以及正確的計劃工作等都是項目范圍管理的組成要素。美國凱勒管理研究生院的項目經(jīng)理威廉V.黎巴認(rèn)為，缺少正確的項目定義和范圍核實是導(dǎo)致項目失敗的主要因素。
　　首先，是企業(yè)一級的責(zé)任——沒有完善的項目管理體系來指導(dǎo)項目的管理。這種情況是最糟糕的，如果是這種原因，那么項目的成敗往往需要靠項目經(jīng)理個人的管理、領(lǐng)導(dǎo)能力。這種情況項目成功的可能性非常小，大部分項目都是以失敗而告終；
　　第二，是企業(yè)及項目組共同的責(zé)任——對項目沒能制定出清晰規(guī)范的范圍變更控制過程。企業(yè)有管理體系，但不夠完善和規(guī)范，對項目組的變更過程的制定沒能起到有效的指導(dǎo)作用。變更是不可避免的，只要有效地加以管理和控制，同樣可以達(dá)到各方滿意的結(jié)果；
　　第三，是對范圍的定義不夠明確，做不到可量化、可驗證程度。很多時候都是一些定性的要求、而不是定量的，例如“界面友好，可操作性強，提高用戶滿意度”等。類似這些模糊的需求就是導(dǎo)致后續(xù)項目扯皮的根源。項目范圍的明確定義，有經(jīng)驗的項目經(jīng)理及系統(tǒng)分析員將起到至關(guān)重要的作用。
　　由以上的論述，可以得出結(jié)論：完善的項目范圍管理是整個項目最終成敗的關(guān)鍵。所以作為一個項目經(jīng)理，必須以科學(xué)的態(tài)度和方法來對待和管理好項目范圍。
　　3，怎樣管理好項目范圍
　　既然已經(jīng)認(rèn)識到項目范圍管理是如此重要，那么應(yīng)該怎樣才能管理好項目的范圍呢？從上面的論證過程，可以清楚地看到造成項目范圍不好管理的一些原因，那么要管理好項目范圍就必須對癥下藥，才能管理好項目范圍。首先，必須先了解項目范圍管理的一些科學(xué)過程；然后認(rèn)真按照這些科學(xué)過程進(jìn)行項目的范圍管理。做好項目管理應(yīng)該包含下面過程：啟動、范圍計劃、范圍定義、范圍核實及范圍變更控制。下面將詳述如何做好這些過程：
　　3.1啟動過程
　　啟動是指組織正式開始一個項目或繼續(xù)到項目的下一個階段。啟動一個項目首先應(yīng)該從組織整體環(huán)境和戰(zhàn)略計劃角度考慮，判斷哪種類型的項目會帶來最大的價值。啟動過程的一個輸出就是項目章程。項目章程是一個重要的文檔，這個文件正式承認(rèn)項目的存在并指明項目目標(biāo)和項目管理。
　　啟動過程明確指定這一過程有一個重要的輸出文檔——項目章程，項目章程將粗略地規(guī)定項目的范圍，這也是項目范圍管理后續(xù)工作的重要依據(jù)。項目章程中還將規(guī)定項目經(jīng)理的權(quán)利以及項目組中各成員的職責(zé)，還有項目其他干系人的職責(zé)，這也是在以后的項目范圍管理工作中各個角色如何做好本職工作有一個明確的規(guī)定，以致后續(xù)工作可以更加有序地進(jìn)行。因此，千萬不能忽略項目的啟動過程。第一步就制定出一個簡單的項目章程具有非常重要的意義。例如，當(dāng)項目經(jīng)理無法從利益相關(guān)者那里獲得支持，考|試/大他可以求助于項目章程所一致商定的條款。
　　3.2范圍計劃過程
　　范圍計劃是指進(jìn)一步形成各種文檔，為將來項目決策提供基礎(chǔ)，這些文檔中包括用以衡量一個項目或項目階段是否已經(jīng)順利完成的標(biāo)準(zhǔn)等。作為范圍計劃過程的輸出，項目組要制定一個范圍說明書和范圍管理計劃。
　　古語云：“預(yù)則立，不預(yù)則廢！”。一個項目經(jīng)理要想真正管理好項目范圍，沒有必要的技術(shù)和好的方法是肯定不行的。
　　要做好一個項目首先強調(diào)的就是周密地做好范圍計劃編制。范圍計劃編制是將產(chǎn)生項目產(chǎn)品所需進(jìn)行的項目工作（項目范圍）漸進(jìn)明細(xì)和歸檔的過程。做范圍計劃編制工作是需要參考很多信息的，比如產(chǎn)品描述，首先要清楚最終產(chǎn)品的定義才能規(guī)劃要做的工作，項目章程也是非常主要的依據(jù)，通常它對項目范圍已經(jīng)有了粗線條的約定，范圍計劃在此基礎(chǔ)上進(jìn)一步深入和細(xì)化。
　　這個過程有一個輸出是范圍說明書，那么范圍說明指的是什么呢？范圍說明是在項目參與人之間確認(rèn)或建立了一個項目范圍的共識，作為未來項目決策的文檔基準(zhǔn)。范圍說明書中至少要說明項目論證、項目產(chǎn)品、項目可交付成果和項目目標(biāo)。項目論證是商家的既定目標(biāo)，要為估算未來的得失提供基礎(chǔ)；項目產(chǎn)品是產(chǎn)品說明的簡要概況；考|試/大項目可交付成果一般要列一個子產(chǎn)品級別概括表，如：為一個軟件開發(fā)項目設(shè)置的主要可交付成果可能包括程序代碼、工作手冊、人機交互學(xué)習(xí)程序等。任何沒有明確要求的結(jié)果，都意味著它在項目可交付成果之外；項目目標(biāo)是要考慮到項目的成功性，至少要包括成本、進(jìn)度表和質(zhì)量檢測。項目目標(biāo)應(yīng)該有標(biāo)志（如：成本、單位）和絕對的或相對的價值。盡量避開不可量化的目標(biāo)（如：“客戶的滿意程度”），因為它將讓你的項目承擔(dān)很高的風(fēng)險。
　　范圍管理計劃又是什么呢？范圍管理計劃是描述項目范圍如何進(jìn)行管理，項目范圍怎樣變化才能與項目要求相一致等問題的。它也應(yīng)該包括一個對項目范圍預(yù)期的穩(wěn)定而進(jìn)行的評估（比如：怎樣變化、變化頻率如何及變化了多少）。范圍管理計劃也應(yīng)該包括對變化范圍怎樣確定，變化應(yīng)歸為哪一類（當(dāng)產(chǎn)品特征仍在被詳細(xì)描述的時候，做到這點特別困難，但絕對必要）等問題的清楚描述。
　　3.3范圍定義過程
　　范圍定義是指將項目主要的可交付成果細(xì)分成較小的、更易管理的組分。范圍定義對項目成功非常重要，因為一個好的范圍定義可以提高項目時間、成本以及所需資源估算的準(zhǔn)確性，還可以為項目實施績效評測和項目控制提供基線，有助于清楚地溝通工作職責(zé)。在這個過程中，項目組要建立一個工作分解結(jié)構(gòu)（WBS）。
　　WBS的建立對項目來說意義非常重大，它使得原來看起來非?；\統(tǒng)、非常模糊的項目目標(biāo)一下子清晰下來，使得項目管理有依據(jù)，項目團(tuán)隊的工作目標(biāo)清楚明了。如果沒有一個完善的WBS或者范圍定義不明確時，變更就不可避免地出現(xiàn)，很可能造成返工、延長工期、降低團(tuán)隊士氣等一系列不利的后果。
　　制定好一個WBS的指導(dǎo)思想是逐層深入。先將項目成果框架確定下來，然后每層下面再把工作分解，考|試/大這種方式的優(yōu)點是結(jié)合進(jìn)度劃分直觀，時間感強，評審中容易發(fā)現(xiàn)遺漏或多出的部分，也更容易被大多數(shù)人理解。另外讓所有項目成員和客戶參與WBS的創(chuàng)建和審查是非常重要的，誰負(fù)責(zé)實施，誰就應(yīng)該通過制定WBS協(xié)助計劃過程。
　　3.4范圍核實過程
　　范圍核實是指對項目范圍的正式認(rèn)定，項目主要干系人，如項目客戶和項目發(fā)起人等要在這個過程中正式接受項目可交付成果的定義。
　　這個過程是范圍確定之后，執(zhí)行實施之前各方相關(guān)人員的承諾問題。一旦承諾則表明你已經(jīng)接受該事實，那么你就必須根據(jù)你的承諾去實現(xiàn)它。這也是確保項目范圍能得到很好的管理和控制的有效措施。
　　3.5范圍變更控制過程
　　范圍變更控制是指對有關(guān)項目范圍的變更實施控制。主要的過程輸出是范圍變更、糾正行動與教訓(xùn)總結(jié)。
　　再好的計劃也不可能做到一成不變，因此變更是不要避免的，關(guān)鍵問題是如何對變更如何進(jìn)行有效的控制?？刂坪米兏仨氂幸惶滓?guī)范的變更管理過程，在發(fā)生變更時遵循規(guī)范的變更程序來管理變更。通常對發(fā)生的變更，需要識別是否在既定的項目范圍之內(nèi)。如果是在項目范圍之內(nèi)，那么就需要評估變更所造成的影響，考|試/大以及如何應(yīng)對的措施，受影響的各方都應(yīng)該清楚明了自己所受的影響；如果變更是在項目范圍之外，那么就需要商務(wù)人員與用戶方進(jìn)行談判，看是否增加費用，還是放棄變更。因此，項目所在的組織（企業(yè)）必須在其項目管理體系中制定一套嚴(yán)格、高效、實用的變更程序。
　　執(zhí)行好以上項目范圍管理的五個過程，對項目范圍的管理、控制將是行之有效的！