綜合管理之CIO如何管理項(xiàng)目成本

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在項(xiàng)目管理中，有一個(gè)關(guān)于項(xiàng)目成本的著名定義，它就是C=F(P，T，S)。其中，P表示達(dá)到預(yù)期的績(jī)效；C表示費(fèi)用或者預(yù)算；T表示按時(shí)；S表示符合指定的工作范圍大小。也就是說(shuō)，費(fèi)用就是績(jī)效、按時(shí)與范圍。有些項(xiàng)目管理員又喜歡把這個(gè)公司寫為C=2P+3T+4S。
　　雖然說(shuō)它們之間的準(zhǔn)確數(shù)量關(guān)系幾乎從來(lái)都是未知的，四個(gè)變量的值都需要估算?？墒?，他們之間的這種相互關(guān)聯(lián)、此消彼長(zhǎng)的關(guān)系確實(shí)是存在的。如果CIO改變其中某個(gè)自變量的值，則至少其中的一個(gè)需要改變。如當(dāng)P(目標(biāo))、C(預(yù)算)不變的話，則當(dāng)需要擴(kuò)大項(xiàng)目范圍的時(shí)候，就必須盡量縮短項(xiàng)目的時(shí)間，否則的話，項(xiàng)目成本肯定會(huì)超支。
　　那么我們CIO在管理信息化項(xiàng)目的時(shí)候，可以從這個(gè)公式里得到什么樣的啟示呢？
　　一、 在既定的項(xiàng)目成本范圍內(nèi)，時(shí)間、目標(biāo)、項(xiàng)目范圍要達(dá)到一個(gè)均衡
　　從以上這個(gè)公司，CIO可以知道，一個(gè)信息化項(xiàng)目的成本往往是由項(xiàng)目時(shí)間、項(xiàng)目所需要達(dá)到的目標(biāo)、以及項(xiàng)目的范圍所確定的。根據(jù)有關(guān)專家的分析，這其中的比例大致為2：3：4。這就給CIO進(jìn)行成本預(yù)算與控制提供了一個(gè)參考模型。
　　為此，筆者認(rèn)為，CIO在管理信息化項(xiàng)目之前必須要有一個(gè)大概的成本預(yù)算。否則的話，就無(wú)法安排項(xiàng)目預(yù)計(jì)可以實(shí)現(xiàn)的目標(biāo)或者對(duì)于項(xiàng)目的范圍做一個(gè)控制。如筆者在實(shí)施ERP項(xiàng)目的時(shí)候，往往筆者在項(xiàng)目立項(xiàng)的時(shí)候，就會(huì)跟企業(yè)的一把手們商量這個(gè)項(xiàng)目成本的問(wèn)題?？纯雌髽I(yè)能夠?yàn)檫@個(gè)項(xiàng)目大致掏出多少錢。這個(gè)項(xiàng)目預(yù)計(jì)成本確定了之后，筆者再考慮要把企業(yè)的那些業(yè)務(wù)納入到erp系統(tǒng)的管理中、ERP項(xiàng)目的時(shí)間安排以及預(yù)計(jì)要達(dá)到的目標(biāo)等等?，F(xiàn)在不少的ERP系統(tǒng)都是按模塊來(lái)出售與實(shí)施，所以，只需要項(xiàng)目成本確定之后，則項(xiàng)目的范圍就比較好定義。根據(jù)部門的重要性與業(yè)務(wù)是否關(guān)鍵等因素，結(jié)合企業(yè)愿意為此支出的成本，就可以比較輕松的規(guī)范ERP項(xiàng)目所管轄的范圍。同時(shí)，項(xiàng)目的目標(biāo)、項(xiàng)目時(shí)間又跟項(xiàng)目的范圍直接掛鉤。所以，只需要把項(xiàng)目的成本預(yù)先定義下來(lái)，那么，反過(guò)來(lái)就可以預(yù)計(jì)ERP項(xiàng)目具體的范圍、所需要的時(shí)間以及預(yù)計(jì)需要達(dá)到的目標(biāo)等等。
　　其實(shí)，不僅CIO在管理ERP項(xiàng)目的時(shí)候，可以如此做。在管理任何一個(gè)信息化項(xiàng)目的時(shí)候，這一招也是行的通的。雖然說(shuō)，計(jì)劃往往沒(méi)有變化快。但是，要是沒(méi)有這些計(jì)劃，那么信息化項(xiàng)目將會(huì)失控。根據(jù)比較的了解，不少諸如ERP這些信息化項(xiàng)目，最后項(xiàng)目成本翻倍、不能夠在規(guī)定時(shí)間內(nèi)完成等等，很大一部分原因就是沒(méi)有事先做好這個(gè)預(yù)計(jì)。如此，在后期項(xiàng)目管理中，也就無(wú)法進(jìn)行追蹤。
　　二、 新增項(xiàng)目人員不一定可以縮短項(xiàng)目時(shí)間
　　信息化項(xiàng)目管理跟普通的造房子不同。有時(shí)候房子眼看不能夠在規(guī)定時(shí)間內(nèi)完成，那么只需要多增加一些工人，則可能會(huì)提高房子的進(jìn)度。但是，信息化項(xiàng)目則是不同。從以上這個(gè)公式可以看出，但人力增加(費(fèi)用預(yù)算)時(shí)，在其他因素不變的情況下，項(xiàng)目的時(shí)間有可能會(huì)更加的長(zhǎng)。這主要是有兩個(gè)方面的原因所造成的。
　　一是當(dāng)為一個(gè)正在實(shí)施的信息化項(xiàng)目增加新鮮血液時(shí)，CIO往往要為此進(jìn)行一些額外的培訓(xùn)。在必要的情況下，CIO可能還需要暫時(shí)停止項(xiàng)目的進(jìn)度，以讓這些新加入的成員可以跟上項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)的步伐。如有一家企業(yè)在實(shí)施ERP項(xiàng)目的時(shí)候，剛開始沒(méi)有讓稽核部門參加?？墒窃陧?xiàng)目實(shí)施到一半的時(shí)候，才發(fā)現(xiàn)沒(méi)有稽核部門參加，工作進(jìn)行不下去了。因?yàn)闊o(wú)論是流程的優(yōu)化、還是編碼的制定，都必須有稽核部門來(lái)主導(dǎo)。為此，后來(lái)不得不把稽核部門也納入到ERP項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)中來(lái)。/考試大/收集/對(duì)于這些新參加的人員，企業(yè)CIO與ERP實(shí)施顧問(wèn)還不得不抽出兩天時(shí)間向他們進(jìn)行系統(tǒng)理念的培訓(xùn)以及任務(wù)的說(shuō)明等等?？梢?，當(dāng)項(xiàng)目滯后的情況下，CIO如想要通過(guò)增加人員來(lái)達(dá)到縮短項(xiàng)目時(shí)間的目的，往往是不可行的。
　　二是加班不一定可以取到預(yù)計(jì)的效果。有些CIO喜歡通過(guò)加班的形式來(lái)趕項(xiàng)目進(jìn)度。如筆者的一個(gè)朋友，也是在一家企業(yè)中作信息部分負(fù)責(zé)人。他們企業(yè)在實(shí)施ERP項(xiàng)目的時(shí)候，就是靠加班加點(diǎn)來(lái)完成的。如系統(tǒng)的培訓(xùn)、數(shù)據(jù)導(dǎo)入、流程調(diào)整等工作都是在晚上或者周末加班完成。可是，最終在跟他交流心得的時(shí)候，筆者發(fā)現(xiàn)他們企業(yè)的ERP項(xiàng)目實(shí)施周期也花了近11個(gè)月的時(shí)間。而其他同等規(guī)模的企業(yè)，也只需要六個(gè)月到一年的時(shí)間。雖然說(shuō)不同企業(yè)有各自的“國(guó)情”，相互不能夠單純的比較。但是，這至少說(shuō)明加班加點(diǎn)來(lái)搞信息化項(xiàng)目的時(shí)候，往往不能夠有效的縮短信息化項(xiàng)目所需要的時(shí)間。這主要是因?yàn)榧影鄷?huì)造成員工心理疲勞，會(huì)無(wú)形中增加項(xiàng)目的阻力。而這些因素又會(huì)造成員工的工作效率低下，等等。如此下去的話，就形成了一個(gè)惡性的循壞。
　　所以筆者平時(shí)在安排信息化項(xiàng)目的時(shí)候，往往不會(huì)占用員工上下班時(shí)間。否則的話，可能會(huì)取得適得其反的效果。
　　總之，筆者認(rèn)為，臨陣抱佛腳，在項(xiàng)目中間安排新員工或者試圖通過(guò)加班加點(diǎn)達(dá)到縮短項(xiàng)目周期的目的，往往是不可行的。/考試大/收集/若CIO真的如此做的話，不但不會(huì)縮短項(xiàng)目所需要的時(shí)間，而且可能還會(huì)增加額外的成本與風(fēng)險(xiǎn)，如容易導(dǎo)致項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)的整體抵抗等等。所以筆者認(rèn)為，這是得不償失的。作為一個(gè)稱職的CIO，應(yīng)該在事先就安排好相關(guān)的人員與項(xiàng)目所需要的時(shí)間。而不能夠通過(guò)臨時(shí)抽調(diào)人員來(lái)趕項(xiàng)目進(jìn)度。
　　三、 范圍增加所帶來(lái)的擴(kuò)大效應(yīng)
　　從上面這個(gè)公式中我們可以看出，項(xiàng)目范圍前面的系數(shù)最大。也就是說(shuō)，若只是增加了一個(gè)比較小的作業(yè)或者流程，那么其對(duì)于成本的影響，也要比其他因素來(lái)的大。這就是范圍增加所給信息化項(xiàng)目成本帶來(lái)的擴(kuò)大效應(yīng)。
　　如在實(shí)施ERP項(xiàng)目的時(shí)候，如果企業(yè)需要臨時(shí)增加一個(gè)質(zhì)量模塊的功能，那么意味著什么呢？
　　一是需要給質(zhì)量部門相關(guān)人員重新培訓(xùn)編碼規(guī)則。并且在有必要的情況下，要根據(jù)質(zhì)量部門員工的意見重新定義編碼規(guī)則。而且，最糟的是，可能已經(jīng)定義好了的產(chǎn)品編碼又需要重新編譯，并且導(dǎo)入到ERP系統(tǒng)中去。這些都是額外增加的重復(fù)勞動(dòng)。
　　二是需要重新配置相關(guān)的模塊。我們都知道，任何一個(gè)信息化系統(tǒng)都是一環(huán)套一環(huán)的。如果在中間加入一個(gè)模塊的話，就需要對(duì)相鄰的模塊進(jìn)行調(diào)整。而這個(gè)系統(tǒng)初始化工作本來(lái)是可以一次性完成的?，F(xiàn)在額外的調(diào)整工作就可能會(huì)耽誤項(xiàng)目的進(jìn)度。
　　三是進(jìn)行流程調(diào)整，也需要花費(fèi)時(shí)間。如果企業(yè)在項(xiàng)目后期才決定上質(zhì)量模塊的話，則企業(yè)就需要另外抽一個(gè)時(shí)間段來(lái)對(duì)流程進(jìn)行優(yōu)化。而為了適應(yīng)質(zhì)量部門的流程，就可能對(duì)其他部門的流程也進(jìn)行一定程度的調(diào)整。并且，這個(gè)流程調(diào)整往往需要全體項(xiàng)目成員參加。這無(wú)疑就會(huì)額外增加項(xiàng)目的成本。最重要的是，項(xiàng)目小組不得不暫時(shí)調(diào)整項(xiàng)目計(jì)劃，以全身心的投入到這個(gè)流程調(diào)整上來(lái)。
　　所以，在信息化項(xiàng)目管理的過(guò)程中，額外的增加項(xiàng)目的范圍是個(gè)大忌。而因?yàn)樵黾禹?xiàng)目的范圍，對(duì)于外部項(xiàng)目實(shí)施公司或者軟件公司來(lái)說(shuō)，是好事情，意味著可以增加項(xiàng)目的金額。故外部實(shí)施顧問(wèn)往往是不會(huì)阻止企業(yè)的，有時(shí)候，反而會(huì)推波助瀾。但是，作為企業(yè)CIO來(lái)說(shuō)，一定要注意這一層利害關(guān)系。
　　筆者在實(shí)施信息化項(xiàng)目的時(shí)候，若碰到企業(yè)增加項(xiàng)目范圍的話，就首先會(huì)判斷這個(gè)范圍增加是否會(huì)對(duì)項(xiàng)目的正常進(jìn)度產(chǎn)生影響；并且預(yù)計(jì)可能會(huì)增加哪些額外的工作量與重復(fù)勞動(dòng)。然后再根據(jù)實(shí)際情況，判斷是現(xiàn)在就對(duì)范圍進(jìn)行調(diào)整還是把它當(dāng)作二期項(xiàng)目來(lái)做。/考試大/收集/通常情況下，筆者都會(huì)把用戶新增加的需求放到項(xiàng)目的二期去實(shí)現(xiàn)。除非這個(gè)新增加的需求對(duì)于現(xiàn)有項(xiàng)目的影響是微乎其微的，也就是說(shuō)，只是帶帶進(jìn)去的。
　　這個(gè)關(guān)于項(xiàng)目預(yù)算、目標(biāo)、時(shí)間、范圍的公式是項(xiàng)目管理學(xué)中最經(jīng)典的公式之一?？梢?，CIO要做好信息化項(xiàng)目的管理，其也有必要去學(xué)學(xué)項(xiàng)目管理的知識(shí)。這對(duì)于CIO管理企業(yè)的信息化項(xiàng)目具有非常大的幫助。希望以上筆者的這些心得，可以幫助CIO更好的管理項(xiàng)目預(yù)算、目標(biāo)、時(shí)間、范圍這四個(gè)項(xiàng)目的基本要素；幫助企業(yè)更快更省更順利部署信息化項(xiàng)目，作出自己的貢獻(xiàn)。