綜合管理：從項(xiàng)目交接看項(xiàng)目文檔管理

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項(xiàng)目文檔對(duì)于項(xiàng)目管理的作用已經(jīng)不用再講了，但文檔的管理卻又通常是項(xiàng)目管理中最容易忽略的內(nèi)容。實(shí)際對(duì)于任何一個(gè)項(xiàng)目而言，文檔一定要有的，但不一定要多，只要可以說(shuō)明問(wèn)題就行了。
　　最近正在接手一個(gè)項(xiàng)目，就以此項(xiàng)目為例，說(shuō)一下我的體會(huì)。這個(gè)項(xiàng)目已經(jīng)開(kāi)發(fā)完成，并且已經(jīng)上線運(yùn)行，具備了一定的客戶群體。接手這個(gè)項(xiàng)目時(shí)，此項(xiàng)目只有成果，沒(méi)有過(guò)程。僅有一份完整的用戶手冊(cè)。
　　針對(duì)此情況，提出要求，需補(bǔ)充以下文檔：
　　一、《成果說(shuō)明文檔》：需說(shuō)明當(dāng)前所有可提交成果、成果內(nèi)容描述及成果評(píng)估。
　　成果描述至少需要描述以下內(nèi)容：
　　1) 成果存在形式及現(xiàn)狀：針對(duì)軟件項(xiàng)目而言，基本上成果都是以可運(yùn)行代碼形式存在，但在此一定要明確說(shuō)明代碼的現(xiàn)狀，是否經(jīng)過(guò)測(cè)試，如果經(jīng)過(guò)測(cè)試，需提交相關(guān)的測(cè)試報(bào)告，如果沒(méi)有經(jīng)過(guò)測(cè)試，那是否已經(jīng)完成，完成后，如果未完成則進(jìn)行到什么程度，尤其是如果沒(méi)有注釋的代碼，應(yīng)明確交代代碼實(shí)現(xiàn)的功能描述及接口描述。
　　2) 成果研發(fā)過(guò)程說(shuō)明：主要說(shuō)明成果的追溯過(guò)程，此代碼從何而來(lái)，是否具備相應(yīng)的計(jì)劃內(nèi)容，如果沒(méi)有，這成果的上一個(gè)環(huán)節(jié)是什么，以代碼為例，代碼上一個(gè)環(huán)節(jié)是否有設(shè)計(jì)，設(shè)計(jì)上一個(gè)環(huán)節(jié)是否有需求分析等等。這部分代碼是根據(jù)什么來(lái)進(jìn)行的研發(fā)。如果某個(gè)成果沒(méi)有追溯到最初環(huán)節(jié)，就需要注意了，這部分內(nèi)容就是風(fēng)險(xiǎn)了。
　　3) 成果可用性說(shuō)明：并不是最終提交的成果就一定是有效、可用的。也許會(huì)隱藏很多的問(wèn)題，這需要任務(wù)的相關(guān)承擔(dān)人進(jìn)行可用性描述，我們作編碼的都知道，在特定的情況下，可能會(huì)采用一種臨時(shí)方案去實(shí)現(xiàn)一個(gè)功能，等最終集成時(shí)再去修正，但很多情況下這種臨時(shí)方案都成為了最終方案。所以，一定要對(duì)成果進(jìn)行有效性說(shuō)明，如果沒(méi)有的，就一定要進(jìn)行嚴(yán)格的測(cè)試驗(yàn)收。
　　4) 成果責(zé)任人說(shuō)明：一定要有，不是追究責(zé)任，而是便于溝通。
　　文檔制作說(shuō)明：
　　此文檔建議采用表格進(jìn)行說(shuō)明，如果可以建議采用Excel，這樣便于使用跟蹤管理，如下：

　　二、《計(jì)劃管理說(shuō)明文檔》：如果有完整的Porject計(jì)劃是最好的，但此文檔一定要注意的是其準(zhǔn)確性，在用Project進(jìn)行計(jì)劃管理時(shí)，往往是項(xiàng)目進(jìn)展時(shí)間越長(zhǎng)，變更越多，計(jì)劃維護(hù)就越困難，此時(shí)就有可能計(jì)劃已經(jīng)無(wú)法反應(yīng)實(shí)際的項(xiàng)目進(jìn)展情況了。計(jì)劃管理文檔一定要仔細(xì)研究，整個(gè)項(xiàng)目計(jì)劃是否安排妥當(dāng)，哪些任務(wù)制定了但沒(méi)有完成，哪些任務(wù)取消了，這些取消的任務(wù)是否是屬于預(yù)定的功能要求，哪些環(huán)節(jié)就沒(méi)有進(jìn)行，哪些環(huán)節(jié)多次重復(fù)，有哪些人員工作過(guò)程中發(fā)生了任務(wù)的中斷變化，都可以從計(jì)劃管理說(shuō)明文檔看出，這樣更有利于評(píng)估項(xiàng)目的實(shí)際情況，風(fēng)險(xiǎn)情況，并可以根據(jù)前階段未完善的內(nèi)容進(jìn)行后續(xù)完善。同時(shí)，很關(guān)鍵的一點(diǎn)是，這些任務(wù)中是否存在非正常情況，譬如：你認(rèn)為很難的技術(shù)研發(fā)工作在短時(shí)間內(nèi)卻已經(jīng)完成，這都需要注意，并了解實(shí)際情況。最終通過(guò)計(jì)劃管理說(shuō)明確文檔定是否預(yù)定的目標(biāo)已經(jīng)全部完成。而已經(jīng)完成的內(nèi)容應(yīng)該和以上提交的成果說(shuō)明是一致的，此部分如果不存在文檔，就需要根據(jù)相應(yīng)的成果內(nèi)容及人員對(duì)整個(gè)過(guò)程進(jìn)行文檔補(bǔ)充。此文檔完成后，也可成為后續(xù)管理的一個(gè)基礎(chǔ)，進(jìn)行優(yōu)化處理。
　　如果沒(méi)有計(jì)劃管理文檔的話，補(bǔ)充的時(shí)候，則建議采用Project來(lái)完成，前一個(gè)成果提交文檔，并且最好可以采用WBS來(lái)組織任務(wù)的安排，將已經(jīng)提交的對(duì)應(yīng)到相應(yīng)的任務(wù)中。通過(guò)前一文檔狀態(tài)的說(shuō)明，將未完成的內(nèi)容做標(biāo)記，并且看是否存在同樣的任務(wù)不同的成果表現(xiàn)形式的情況，這時(shí)應(yīng)該是屬于重復(fù)性任務(wù)，也做標(biāo)記說(shuō)明。
　　三、《需求說(shuō)明書(shū)》：需說(shuō)明產(chǎn)品的最初需求內(nèi)容實(shí)際對(duì)于我當(dāng)前接手的這個(gè)產(chǎn)品，需求說(shuō)明書(shū)的重要性已經(jīng)大大降低了，因?yàn)楫a(chǎn)品已經(jīng)研發(fā)完成，且提供了完整的用戶手冊(cè)，但整理需求說(shuō)明書(shū)的主要目的還是有兩個(gè)：
　　1、是要建立完整的項(xiàng)目過(guò)程追溯流程，為后續(xù)工作做準(zhǔn)備。
　　2、通過(guò)需求驗(yàn)證成果的有效及可用性。
　　需求說(shuō)明書(shū)是一個(gè)可簡(jiǎn)可繁的一個(gè)文檔，在這個(gè)項(xiàng)目中，需求說(shuō)明書(shū)更多的是從用戶手冊(cè)中來(lái)提取需求了，實(shí)際的意義并不是很大。但如果是做一個(gè)新的項(xiàng)目，則需求說(shuō)明書(shū)應(yīng)該是僅最大可能的對(duì)用戶業(yè)務(wù)進(jìn)行一種還原描述，不要摻雜個(gè)人的理解。至于是否可以實(shí)現(xiàn)，怎么實(shí)現(xiàn)是后續(xù)工作的事情，不是這個(gè)環(huán)節(jié)的內(nèi)容。
　　四、《系統(tǒng)設(shè)計(jì)說(shuō)明書(shū)》：系統(tǒng)設(shè)計(jì)說(shuō)明書(shū)現(xiàn)在在這個(gè)時(shí)候已經(jīng)無(wú)法在考慮設(shè)計(jì)的問(wèn)題，但此時(shí)應(yīng)該提供以下內(nèi)容：
　　1、系統(tǒng)的架構(gòu)設(shè)計(jì)及架構(gòu)在應(yīng)用過(guò)程的調(diào)整。并且最好可以提供架構(gòu)的弊病分析說(shuō)明。
　　2、接口設(shè)計(jì)說(shuō)明及接口的詳細(xì)規(guī)格及設(shè)計(jì)說(shuō)明。現(xiàn)在的系統(tǒng)基本上都是松散的，通過(guò)接口標(biāo)準(zhǔn)從而最終實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)的集成，所以，接口部分非常關(guān)鍵，這部分內(nèi)容一定要非常清晰和準(zhǔn)確。
　　3、如果現(xiàn)在無(wú)法再提供設(shè)計(jì)文檔，則建議通過(guò)第三方工具，根據(jù)成果代碼反項(xiàng)生成設(shè)計(jì)，并在此基礎(chǔ)上進(jìn)行文檔補(bǔ)充，看設(shè)計(jì)總比看代碼好很多，所以，這部分內(nèi)容應(yīng)該進(jìn)行提供。如果在新項(xiàng)目中，此部分內(nèi)容頁(yè)建議考慮，主要是規(guī)劃接口調(diào)用、對(duì)象職能及對(duì)象關(guān)系。
　　五、《數(shù)據(jù)庫(kù)設(shè)計(jì)說(shuō)明書(shū)》
　　我本人還是十分重視數(shù)據(jù)庫(kù)設(shè)計(jì)的，雖然現(xiàn)在有很多的DAO的工具，而且也倡導(dǎo)對(duì)象建模，但實(shí)際在應(yīng)用過(guò)程中，完全做到的卻是少之又少，尤其是針對(duì)數(shù)據(jù)分析部分內(nèi)容。所以此文檔我認(rèn)為還是非常重要的。至于文檔的格式，因?yàn)榇朔矫嬉呀?jīng)非?！皹?biāo)準(zhǔn)”化了，就不在進(jìn)行說(shuō)明了。