綜合管理：虛擬項目辦公室的實現(xiàn)

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　1. 前言
　　盡管人類的項目實踐可以追溯到幾千年前（如中國的長城、皇陵、故宮的建設(shè)，運河的開鑿，埃及的金字塔等），但是將項目管理作為一門科學(xué)來進行分析研究，其歷史并不長，從第一個專業(yè)性國際組織IPMA（International Project Management Association)1965年成立至今不過三十余年的時間。現(xiàn)代項目管理理論的起源和發(fā)展來自于六七十年代的國防、航空、建設(shè)領(lǐng)域，這個理論真正成為關(guān)注是在九十年年代以后的西方。在激烈的市場競爭的背景下，企業(yè)只有借助于項目管理的方式，在質(zhì)量、進度和成本管理方面快速改進和提升，實現(xiàn)讓新產(chǎn)品快速占領(lǐng)市場的目的。
　　不管是對建筑、水力電力或是信息技術(shù)的項目進行管理，挑戰(zhàn)都是相似的。成功的公司，如IBM、朗訊及惠普等公司都認識到它們的市場份額與未來增長依賴于有能力的項目管理。這些公司多年來一直致力于研究新的項目管理方法和培養(yǎng)項目經(jīng)理。目前又將重點轉(zhuǎn)移到項目辦公室上來，使之保持穩(wěn)定一致并使項目管理成為其競爭優(yōu)勢。
　　項目辦公室的理解因人而異。研究表明，它可以是任何一個組織希望它存在的樣子。過去，項目辦公室就是為了保持與培養(yǎng)出最好的習(xí)慣，以維護項目管理的規(guī)則。它原被認為是項目管理信息的靜態(tài)智囊團，受到培訓(xùn)組織的制約。最近，這一概念由于實際需要而有所改動，確定了其對項目經(jīng)理的組織維持功能。在這種情況下，項目辦公室可被定義為一個協(xié)助項目經(jīng)理達到項目目標(biāo)的組織實體，它對項目進行計劃、估計、安排行程、監(jiān)控與控制。項目辦公室逐漸發(fā)展，還可以具備其它職責(zé)，如JIT訓(xùn)練、行政管理、項目經(jīng)理席位、監(jiān)督、咨詢、方法和標(biāo)準。在這一階段，項目辦公室可以提供全部服務(wù)。
　　根據(jù)斯坦迪集團對項目失敗情況的調(diào)查，80％的項目失敗都使人們更加關(guān)注幫助項目經(jīng)理。其次，項目的復(fù)雜性隨技術(shù)的發(fā)展而增加。解決方案的細節(jié)要求協(xié)調(diào)、計劃并安排日程，項目辦公室協(xié)助項目經(jīng)理完成這一重要的任務(wù)，而不致使項目經(jīng)理們陷入細節(jié)的漩渦。
　　企業(yè)進行的是全地區(qū)性的項目，其項目地點和項目成員分布在不同地區(qū)。項目辦公室如何能夠處理這一日益增多的現(xiàn)象，項目辦公室如何為項目團隊提供了可使其有效運營的環(huán)境與工具，從而在為項目團隊提供原動力方面起到更大的作用。
　　科技正在改變著項目管理的前景。我們生活在一個越來越虛擬化的世界中。我們不必去商店采購，而可通過郵購單定購；我們不必去銀行排隊，家里的電腦進行電子轉(zhuǎn)賬；我們也已過了鴻雁傳書的年代，使用傳真進行聯(lián)絡(luò)；在國外施行時，我們可以通過電視會議與在國內(nèi)的同事會面?？萍紴槲覀兲峁┝伺c他人交流的機會，不管對方在哪里，都可以便宜、迅捷地進行聯(lián)系，地理條件已不在是困難。[考試大整理]
　　2. 項目辦公室與虛擬項目辦公室的實現(xiàn)
　　研究表明，越來越多的不同規(guī)模（大／?。┑慕M織開始建立項目辦公室。尤其，2002在新加坡舉辦的「亞太地區(qū)PM研討會」就是以PMO為主題進行兩天的熱烈研討。PMI在2003年8月的PM Network中作了“PMO Trend”的專題報導(dǎo)；而于2003年9月18日在美東巴爾第摩舉行的「PMI 2003 Global Congress」全球會中即有數(shù)場講座及有連續(xù)四天的研討會是以PMO為主題，其所受重視的程度可見一般。在西歐、美加、澳洲等國家已有越來越多的企業(yè)設(shè)置了所謂PMO（Project Management Office，項目管理辦公室或項目辦公室），尤其像許多Fortune500大的企業(yè)，最起碼都建立了一種能結(jié)合特殊領(lǐng)域?qū)＜姨峁┲匾椖款檰栕稍?、協(xié)助管理與決策的機制。
　　所謂的PMO，其主要任務(wù)并非是用以直接執(zhí)行或經(jīng)營項目，而是提供不同項目團隊一個能更有效運作的最佳環(huán)境與功能。它可以藉幾種方式與安排達成該目標(biāo)；包括提供項目管理工具、技術(shù)與行政管理支持、建立工作規(guī)范、發(fā)展項目流程、確保作業(yè)標(biāo)準、提供顧問咨詢服務(wù)及協(xié)助執(zhí)行教育訓(xùn)練，且PMO可用以支持許多不同的項目，資源可以充分共享，且基本上它可扮演為一個整合與分配資源并協(xié)助決策的神經(jīng)中樞。另外，PMO更可發(fā)展成可創(chuàng)造出一個能增進組織及項目績效及追求卓越發(fā)展之核心單位，且它可作為所有項目信息交流的平臺、主導(dǎo)專業(yè)發(fā)展的窗口、整合高素質(zhì)團隊之催化劑，而最后能達成有效降低成本、創(chuàng)造利潤的目的。
　　在90年代后期，對于企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)來說管理整個企業(yè)全部項目的需要變得越來越明顯，PMO隨之大量地出現(xiàn)。對于項目經(jīng)理和主管人員來說，PMO被證明是理想的選擇。這里是一個允許公司建構(gòu)可以執(zhí)行商業(yè)策略的環(huán)境的理念，PMO實現(xiàn)了這一點，它對每一個項目根據(jù)商業(yè)策略進行評估和排序，然后對他們進行恰當(dāng)?shù)馁Y源分配。
　　一旦項目開工，PMO就持續(xù)地對每一個項目的變化進行監(jiān)控。這里我要強調(diào)的一個關(guān)鍵就是隨著公司中的優(yōu)先級別的變化，任何一個項目的狀況也要跟著發(fā)生變化。PMO通過對項目進行修正，加速，終止或是優(yōu)先權(quán)的排序，實現(xiàn)了對公司變化的調(diào)整。
　　如果你有一個大型的公司，每年要開展超過50個的項目，你就應(yīng)該立即開始建立PMO。問題是你會發(fā)現(xiàn)你的項目經(jīng)理相當(dāng)多，每一個都具有不同的技能和經(jīng)驗。這些項目經(jīng)理也許不會意識到其他項目的成功，甚至不知道其他人在做什么。如果出現(xiàn)類似的情況的話，你就應(yīng)該建立PMO了。
　　任何一個PMO的運轉(zhuǎn)都需要資金和人員的投入。在很多方面，PMO都需要有一般性開支的投入，而主管人員卻并不想看到一般性開支的超出。但是投入PMO的時間和資金將會是物有所值的，它讓項目經(jīng)理能夠在企業(yè)中更好，更快更節(jié)省地執(zhí)行項目工作。如果你想要確保所有的項目經(jīng)理具有核心的項目管理技能，使用共同的方法，處理過程和模板，并得到公司的支持的話，集中化的PMO就可以使你達到目的。一些公司組織需要確定，他們是否能從一個作為功能性實體的PMO向一個虛擬的PMO中得到最佳的利益，來支持并實現(xiàn)項目工作。
　　所謂虛擬項目辦公室（VPMO，Virutal Project Management Office）就是利用因特網(wǎng)在全球各地互連互通的便捷性和計算機、手機、傳真等終端設(shè)備使用的普遍性和方便性的特點，使得企業(yè)的PBO管理者及其專家、成員和項目經(jīng)理，跨越空間地理的隔閡和時間區(qū)域的區(qū)分，利用IT技術(shù)更好地完成項目辦公室的各項工作，實現(xiàn)企業(yè)各項目的協(xié)同發(fā)展和順利完成目標(biāo)。
　　任何一個PMO的運轉(zhuǎn)都需要資金和人員的投入。在很多方面，PMO都需要有一般性開支的投入，而主管人員卻并不想看到一般性開支的超出。但是投入PMO的時間和資金將會是物有所值的，它讓項目經(jīng)理能夠在企業(yè)中更好，更快更節(jié)省地執(zhí)行項目工作。如果你想要確保所有的項目經(jīng)理具有核心的項目管理技能，使用共同的方法，處理過程和模板，并得到公司的支持的話，集中化的PMO就可以使你達到目的。一些公司組織需要確定，他們是否能從一個作為功能性實體的PMO向一個虛擬的PMO中得到最佳的利益，來支持并實現(xiàn)項目工作。
　　所謂虛擬項目辦公室（VPMO，Virutal Project Management Office）就是利用因特網(wǎng)在全球各地互連互通的便捷性和計算機、手機、傳真等終端設(shè)備使用的普遍性和方便性的特點，使得企業(yè)的PBO管理者及其專家、成員和項目經(jīng)理，跨越空間地理的隔閡和時間區(qū)域的區(qū)分，利用IT技術(shù)更好地完成項目辦公室的各項工作，實現(xiàn)企業(yè)各項目的協(xié)同發(fā)展和順利完成目標(biāo)。[考試大收集]
　　任何一個PMO的運轉(zhuǎn)都需要資金和人員的投入。在很多方面，PMO都需要有一般性開支的投入，而主管人員卻并不想看到一般性開支的超出。但是投入PMO的時間和資金將會是物有所值的，它讓項目經(jīng)理能夠在企業(yè)中更好，更快更節(jié)省地執(zhí)行項目工作。如果你想要確保所有的項目經(jīng)理具有核心的項目管理技能，使用共同的方法，處理過程和模板，并得到公司的支持的話，集中化的PMO就可以使你達到目的。一些公司組織需要確定，他們是否能從一個作為功能性實體的PMO向一個虛擬的PMO中得到最佳的利益，來支持并實現(xiàn)項目工作。
　　所謂虛擬項目辦公室（VPMO，Virutal Project Management Office）就是利用因特網(wǎng)在全球各地互連互通的便捷性和計算機、手機、傳真等終端設(shè)備使用的普遍性和方便性的特點，使得企業(yè)的PBO管理者及其專家、成員和項目經(jīng)理，跨越空間地理的隔閡和時間區(qū)域的區(qū)分，利用IT技術(shù)更好地完成項目辦公室的各項工作，實現(xiàn)企業(yè)各項目的協(xié)同發(fā)展和順利完成目標(biāo)。
　　3.虛擬項目辦公室及其優(yōu)點
　　企業(yè)建立虛擬項目辦公室具有除一般實體項目辦公室的優(yōu)點以外，更加廣闊的財務(wù)效益和管理規(guī)范的優(yōu)勢，最終實現(xiàn)企業(yè)的市場競爭優(yōu)勢。具體表現(xiàn)在如下幾個方面。
　　首先減少建立實體項目辦公室的人員、辦公費用開支。實體的項目辦公室需要配備人員、設(shè)備、家具等辦公用品，這些都需要企業(yè)從財務(wù)費用中列支，同時辦公人員的出差、公務(wù)等也需要財務(wù)費用。如果按照虛擬項目辦公室的方式，由于大量日常事務(wù)工作由計算機來完成，項目辦公室只需少量工作人員，大量的專家和管理者可以分處在不同的地方，通過因特網(wǎng)和IT技術(shù)的支持，完成項目辦公室的標(biāo)準制定與分發(fā)、技術(shù)指導(dǎo)與支持、信息匯總、報表制作和輔助分析等各項工作。
　　其二大大提高專家的技術(shù)支持度。由于企業(yè)的項目可能分散在不同的地方，過去項目管理專家對項目的指導(dǎo)和支持需要解決交通問題，一定程度造成時間和人力上的浪費，或者對項目的指導(dǎo)和支持不及時。通過虛擬項目辦公室的技術(shù)，由于因特網(wǎng)的覆蓋非常廣，項目辦公室的各種專家可以分處在不同的地域，在不同的時間，集中對項目進行遠程的指導(dǎo)和支持，而不用管項目在何地。由于沒有地域和時間上的差距，同一個專家可以對分處在不同地點的項目進行指導(dǎo)和支持。大大地提高了項目辦公室專家對項目經(jīng)理的技術(shù)支持度。
　　其三增加項目之間的交流程度。使用虛擬項目辦公室技術(shù)，實現(xiàn)企業(yè)的門戶網(wǎng)站，在企業(yè)的門戶網(wǎng)站上，跨越了空間和時間上的隔閡，企業(yè)中的員工在一定的權(quán)限范圍內(nèi)，查閱資料和信息，開展交流和討論工作，使得項目之間的相互學(xué)習(xí)和交流渠道暢通、傳遞快速。知識社區(qū)、討論區(qū)、新聞區(qū)、下載區(qū)為項目經(jīng)理和項目各干系人的交流、學(xué)習(xí)、互動提供了不受空間和時間限制的虛擬平臺。大大地增加了項目和項目、項目之間的各種交流。
　　其四工作的快捷化、無紙化。使用IT技術(shù)建立的虛擬項目辦公室，將工作中的文件、圖紙、文檔、資料、報表等文字、圖像、聲音、影像等各種多媒體、多格式的信息使用數(shù)據(jù)方式存放起來。這些信息的查看、處理非?？旖?，縮短了信息加工、傳遞的時間，并且使得日常辦公實現(xiàn)了無紙化。在時間就是一切的現(xiàn)代激烈競爭時代，對企業(yè)的市場快速響應(yīng)、提高工作的規(guī)范和質(zhì)量等方面提供了極大的競爭力。
    另外，虛擬項目辦公室的建立，為企業(yè)在人力、資金、知識等資源方面在全領(lǐng)域范圍內(nèi)快速整合、協(xié)調(diào)、配置上提供了極大的能力，使得企業(yè)可以充分發(fā)揮自身的各種資源，應(yīng)對日益變化和復(fù)雜的市場要求，為社會提供更好的項目管理服務(wù)，實現(xiàn)企業(yè)的利潤最大化目標(biāo)。
　　4. 結(jié)論
　　虛擬管理是管理科學(xué)的嶄新學(xué)科。虛擬主機、虛擬空間、虛擬內(nèi)存、虛擬經(jīng)營、虛擬人力資源、虛擬物流、虛擬經(jīng)濟等等，提出了虛擬管理的概念和實踐；同時揭示和含概了20世紀90年代以來，全世界先進企業(yè)在管理上所發(fā)生的并正在深入進行的一次重大的革命。無論是一些大的跨國公司，還是我國的一些企業(yè)，都紛紛利用虛擬管理的模式提升企業(yè)的價值。虛擬管理，是一種全新的管理理念，能夠使企業(yè)更加充分地挖掘出自身的潛在能力，得到超長的發(fā)展。
　　虛擬項目辦公室的建立為企業(yè)在全國乃至全球范圍內(nèi)進行項目組合管理和資源優(yōu)化提供了高效、有效的集約化方法，迅速地發(fā)揮其人力資源與技術(shù)資源的作用，為成功的項目管理提供了基礎(chǔ)，為企業(yè)的戰(zhàn)略目標(biāo)的實現(xiàn)提供了信息手段的保障。
　　站在最高的視點，選擇最新的視角，你會發(fā)現(xiàn)：虛擬項目管理已成為企業(yè)發(fā)展的第一競爭力。