團(tuán)隊(duì)管理：團(tuán)隊(duì)協(xié)作有效溝通的六種媒介

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有效溝通一實(shí)現(xiàn)，團(tuán)隊(duì)關(guān)系更和諧。如果不能面對面，就要選擇六媒介。  
　　雖然大多數(shù)公司都把協(xié)作列為頭等重要的大事，但很多公司卻未能做出戰(zhàn)略性的考量，采取適當(dāng)?shù)募夹g(shù)手段，來支持和鼓勵(lì)團(tuán)隊(duì)在項(xiàng)目上進(jìn)行更好的溝通。  
　　想一想，溝通方式是如何隨著關(guān)系和所交流的信息的變化而變化的。比如，人們想分享特別的消息或者敏感的信息時(shí)，他們通常是進(jìn)行面對面交談，使用各種非口語的暗示，在最大程度上實(shí)現(xiàn)感情交流并做出合適的回應(yīng)。  
　　如果兩個(gè)大學(xué)朋友一年或更長時(shí)間沒有接觸后，想再次取得聯(lián)系，在這種情況下，一個(gè)電話、一封電子郵件或信件能夠取得很好的效果。而沒有事先聯(lián)系，貿(mào)然到訪則可能會令人非常尷尬。  
　　在日常生活中，人們根據(jù)各種因素，包括關(guān)系、信息內(nèi)容和現(xiàn)有的溝通媒介等，決定采取什么溝通方式。這些選擇極大地影響了人們的生活和他們之間的關(guān)系。在一個(gè)項(xiàng)目環(huán)境里，團(tuán)隊(duì)成員通常依靠或者僅僅局限于某種溝通方式，事實(shí)上其他方式可能會更加合適、更有說服力并且更加有效。  
　　雖然大多數(shù)組織都把信息溝通和協(xié)作列為頭等大事，很多組織卻并未制定和實(shí)施相應(yīng)的戰(zhàn)略，以支持項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)進(jìn)行溝通，尤其是未能提供指導(dǎo)和最好的方法，幫助團(tuán)隊(duì)從各種各樣的溝通媒介中選擇最合適的一個(gè)。  
　　如果公司為項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)建立一個(gè)多層次的溝通系統(tǒng)，針對不同需要提供不同的媒介，將可以提高生產(chǎn)率，有助于解決問題，降低關(guān)系緊張度，并且在參與人員之間建立更密切、更持久的關(guān)系。  
　　首先，面對面溝通最有效  
　　面對面溝通是最有效的溝通方式，因?yàn)殡p方不僅能了解言語的意思，而且能夠了解肢體語言的含義，比如手勢和面部表情。哈佛大學(xué)和哥倫比亞大學(xué)最近的一項(xiàng)研究表明，面對面的會議能多吸引38%的注意力。而且"親自參加會議"本身也傳遞了一個(gè)有力的信息，表達(dá)了對項(xiàng)目、團(tuán)隊(duì)成員以及他們需要與之打交道的利益相關(guān)者的承諾。  
　　面對面溝通是建立業(yè)務(wù)合作關(guān)系的最佳方法。在很多文化環(huán)境里，面對面溝通是做業(yè)務(wù)的唯一途徑。  
　　此外，在處理微妙的人際關(guān)系或傳遞復(fù)雜信息時(shí)，面對面溝通仍然是最合適的方式。比如，對于涉及到支出和收入之類比較敏感的薪資或合同談判情況，雙方在同一個(gè)房間協(xié)商將更容易取得進(jìn)展。面對面溝通或者模擬的面對面互動有助于人們討論復(fù)雜問題，在日益逼近最后期限的情況下迅速做出決策。
　　其次，還有六種溝通媒介  
　　如果人們要進(jìn)行遠(yuǎn)距離溝通，面對面的方式就不可行了，他們必須借助一個(gè)媒介來傳遞信息。有些溝通媒介，比如電子郵件和音頻會議是一維的。其他媒介，比如插圖書籍和報(bào)紙，在文字的基礎(chǔ)上增加了照片、表格和插圖，又增加了一維。還有一些媒介，比如視頻會議、網(wǎng)絡(luò)會議和信息流（streaming）是真正的多媒體方式，結(jié)合了聲音、圖像和文本，增強(qiáng)了用戶的感受，增加了多層次的意義。今天，最常用的溝通方式包括：  
　　電子郵件：電子郵件打破了時(shí)間和空間的限制，讓工作時(shí)間或工作地點(diǎn)不同的人們能夠有效地溝通。電子郵件讓人們能夠同時(shí)給幾個(gè)人發(fā)送信息，并能發(fā)送電子文件、圖片或文檔等附件。但電子郵件的普及導(dǎo)致其被濫用，而且往往被用于不正當(dāng)?shù)哪康摹Ｒ驗(yàn)殡娮余]件幾乎不包含人們的外貌特征和氣質(zhì)形象方面的信息，也不能傳達(dá)微妙的手勢或者非言語的暗示，它可能被誤解或者曲解，導(dǎo)致矛盾產(chǎn)生。而面對面的溝通則沒有這些問題。因此，許多研究人員和經(jīng)理們建議，對有爭議或者敏感的問題進(jìn)行溝通時(shí)，應(yīng)避免使用電子郵件?？荚嚧筇峁?BR>　　即時(shí)訊息：即時(shí)訊息簡稱IM，是一種接近于實(shí)時(shí)進(jìn)行的文字信息溝通，它可以在兩個(gè)或更多用戶之間進(jìn)行。它和普通電子郵件的不同之處在于，它的信息溝通立即就完成，而且進(jìn)行"對話溝通"相當(dāng)簡便。因?yàn)閰⑴c人員是"好友名單"上的，即時(shí)訊息有一種濃厚的社區(qū)氣氛。在很多情況下，這種氣氛有助于建立有效的溝通區(qū)域。用來發(fā)送沒有爭議的信息給一大群人，IM是行之有效的溝通方式。但它不適合所有的場合或者工作關(guān)系。兩個(gè)工作聯(lián)系不是很緊密的人對于這種親密的實(shí)時(shí)聊天可能會感到尷尬，而兩個(gè)試圖解決難題的人可能會認(rèn)為即時(shí)訊息的固有缺陷妨礙了解決問題的進(jìn)程。  
　　音頻會議：電話方便快捷、使用簡單，加上今天的語音郵件功能，在溝通方面具有很大的靈活性，即使另一方不能接聽電話也沒關(guān)系。和電子郵件或者即時(shí)訊息相比，音頻會議最突出的優(yōu)點(diǎn)是，與會者之間有了更加"實(shí)質(zhì)性"的接觸。在音頻會議上，與會者可以通過改變語氣、音調(diào)或者音量，使用停頓和語氣詞（嗯、呃），來銜接話題，增加音頻本身沒有的弦外之音。不幸的是，音頻會議最大的缺點(diǎn)是看不見與會人員。最近一個(gè)調(diào)查顯示，在音頻會議上只有23%的人在全神貫注地開會。總的說來，音頻會議在一些商業(yè)應(yīng)用上非常有效，但它也讓與會者更容易做其他與會議不相干的事情。  
　　帶音頻的網(wǎng)絡(luò)會議：網(wǎng)絡(luò)會議增加了一定的視頻信息，能讓與會者觀看PowerPoint 演示，在主持人引導(dǎo)下瀏覽網(wǎng)絡(luò)，或者和其他人溝通、討論文件。網(wǎng)絡(luò)會議和網(wǎng)絡(luò)音頻或者視頻不同，與會者在參加遠(yuǎn)程會議的同時(shí)，可以通過瀏覽器共享文件。它是一種相對便宜和有效的團(tuán)隊(duì)協(xié)作技術(shù)，有不少獨(dú)到之處，可以增強(qiáng)團(tuán)隊(duì)的會議體驗(yàn)。然而，網(wǎng)絡(luò)會議和音頻會議類似，與會人員是隱蔽的。所以，與會人員往往在會議過程中"忙私活"。如果要建立合作關(guān)系或者促進(jìn)團(tuán)隊(duì)工作，網(wǎng)絡(luò)會議和音頻會議都不是理想的選擇。
　　信息流：信息流也叫網(wǎng)絡(luò)傳播（web casting），它將極具震撼力、內(nèi)容豐富的信息傳輸給任何一個(gè)擁有電腦和網(wǎng)絡(luò)瀏覽器的人。憑借它，人們可以在互聯(lián)網(wǎng)或者公司內(nèi)部網(wǎng)上快速傳輸音頻和視頻文件，用戶不必苦苦等候文件下載就可以看到視頻畫面或者聽到聲音。  
　　在一個(gè)直播或者實(shí)時(shí)的信息流中，參與人員被告知在預(yù)定的時(shí)間訪問特定的網(wǎng)址，大家同時(shí)觀看節(jié)目。而在一個(gè)存檔的或者按需提供的信息流中，事件被轉(zhuǎn)化成數(shù)字文件，儲存起來供以后查看。這種情形不像現(xiàn)場直播一樣直接，用戶需要下載后才能觀看。最重要的是，信息流本質(zhì)上是一種從主持人到觀眾的單向溝通。假如一個(gè)議題需要與會人員討論，或者要求發(fā)言人和與會者在預(yù)先準(zhǔn)備好的提問和回答范圍以外對話，信息流就不是最好的溝通方式。  
　　視頻會議：視頻會議是一種召開現(xiàn)場會議的方法，它為處在兩個(gè)或者兩個(gè)以上不同地點(diǎn)的人提供面對面的會議。這種技術(shù)利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)把音頻和視頻數(shù)據(jù)傳輸?shù)剿械臅h地點(diǎn)。視頻會議同樣也提供遠(yuǎn)程共享其他媒介的方法，包括錄像帶、書寫板和 PowerPoint等計(jì)算機(jī)程序。  
　　視頻會議提供了面對面溝通的所有獨(dú)特好處，而不用支付召集異地人員集中到一個(gè)會議室的直接和間接成本。在會議中，與會人員可以展示與工作相關(guān)的物品，比如器械或者產(chǎn)品，這樣就可以發(fā)現(xiàn)其他人是否在認(rèn)真聽取會議觀點(diǎn)和信息并做出適當(dāng)?shù)姆磻?yīng)。與會人員還可以被分成兩個(gè)或多個(gè)小組，同時(shí)對問題展開討論，推進(jìn)決策進(jìn)程。  
　　多數(shù)組織都使用多種溝通方式幫助員工保持聯(lián)系和正常工作。過去，很多溝通方式都被當(dāng)作孤立的方案來解決特殊需要。現(xiàn)在，必須把它們放在更大的環(huán)境下考慮，盡量將不同的溝通方式整合到一個(gè)統(tǒng)一的、多層次的溝通平臺。  
　　選擇：權(quán)衡溝通成本與價(jià)值  
　　顯然，組織和團(tuán)隊(duì)擁有許多可以用在企業(yè)內(nèi)外溝通與合作上的工具。當(dāng)然，最大的難題是如何利用這些工具實(shí)現(xiàn)利益最大化，最終實(shí)現(xiàn)組織的溝通能力最大化。Wainhouse 研究公司的戴維斯（Andrew Davis）指出，企業(yè)前進(jìn)的動力來自正確決策的能力，而決策能力的增強(qiáng)源于溝通，而溝通的改善依賴于全面應(yīng)用一整套完善的工具和技術(shù)。
　　在考慮成本的基礎(chǔ)上選擇溝通的方式，不失為一個(gè)謹(jǐn)慎的方案。因?yàn)樗械慕M織都必須控制成本底線。但這并非就是最合適的，特別是當(dāng)你要權(quán)衡某個(gè)方式的成本和全部溝通過程所創(chuàng)造的價(jià)值的時(shí)候?？荚嚧笫占?BR>　　那么，你是怎么衡量價(jià)值的呢？在溝通過程中，某個(gè)溝通方式的價(jià)值取決于它包含的非言語信息的數(shù)量。事實(shí)上，研究人員認(rèn)為，一條信息的50%到90%是通過暗示、信號或者符號來傳達(dá)的。暗示是一個(gè)人發(fā)出的提醒，讓另一個(gè)人開始特定的發(fā)言或者行動。信號是表達(dá)需要、感情和欲望的動作。而符號則在溝通中代表一件事情或者一個(gè)動作、一件東西、一個(gè)人或者地點(diǎn)。  
　　在某個(gè)溝通方式里包含的非言語的溝通系統(tǒng)越多，使用者之間的溝通就越直接。換句話說，一個(gè)溝通方式越接近面對面溝通，其信息溝通也就越豐富。因此，視頻會議的信息比電話更豐富，而電話則比即時(shí)訊息更豐富，即時(shí)訊息比電子郵件更豐富。  
　　顯然，組織必須權(quán)衡使用某種溝通方式的成本和其信息溝通的豐富程度。試圖把每個(gè)會議都安排成面對面的互動溝通，其代價(jià)太高，無法操作；完全依靠電子郵件則會造成混亂且疏遠(yuǎn)關(guān)系。  
　　有鑒于此，組織應(yīng)該采取一個(gè)更加平衡的溝通計(jì)劃，做到投入小、效果佳，而且與各種關(guān)系相適應(yīng)。比如，剛建立的關(guān)系應(yīng)該安排更多的面對面的交流，這些充滿非言語信息的溝通，能夠建立信任和融洽關(guān)系。關(guān)系穩(wěn)定以后，其他溝通方式可以用來替代面對面的互動。然而，即使是牢固的關(guān)系如果長時(shí)間沒有進(jìn)行面對面的溝通，也會逐漸疏遠(yuǎn)。