2015年項目管理與招標采購：一體化管理體系的運行

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一體化管理體系的運行和改進

管理體系文件編寫完成經過審核批準后，進入體系的運行階段。一體化管理體系的運行是按照文件體系執(zhí)行管理和操作的過程。為了有效地運行一體化管理體系，管理體系應與現(xiàn)行管理體系要素有效地協(xié)調。企業(yè)要注意如何將各項管理體系納入全部經營管理過程，以及一體化管理體系與其他經營目標和優(yōu)先事項之間的矛盾如何協(xié)調的問題。

(1)員工培訓P190

一體化管理體系開始運行前，企業(yè)應安排系統(tǒng)化的培訓，使全體員工都了解企業(yè)一體化管理體系的要求和程序。培訓的目的在于提高全體員工參與一體化管理的意識，明確各級員工參與管理體系工作的義務。

(2)信息的溝通和交流P190

對內和對外的信息溝通是一體化管理體系有效而成功運行的關鍵，它確保標準各要素構成一個完整的、動態(tài)的、開放的和持續(xù)改進的管理體系。體系開始運行后，企業(yè)應向有關相關方溝通體系運行信息。如果有合約規(guī)定，企業(yè)還應該要求供應商和分包商提供相關信息和核實渠道。

(3)體系的實施P190

一體化管理體系建立以后，有效持續(xù)地實施免費項目管理系統(tǒng)體系是免費項目管理系統(tǒng)的重要環(huán)節(jié)。

1)按照相應的管理原則，在確定市場及顧客需求的前提下，企業(yè)應推行自己的方針、管理目標、管理手冊、程序文件及質量記錄等體系文件，落實企業(yè)在生產(或服務)全過程的作業(yè)內容、程序要求和工作標準，并將管理目標分解落實到相關層次、相關崗位的職能和職責中，對企業(yè)中不同層次的員工進行培訓，形成一體化管理體系執(zhí)行系統(tǒng)的基礎條件。

2)一體化管理體系的建立需識別并提供實現(xiàn)管理目標和持續(xù)改進所需的資源，包括人員、基礎設施、環(huán)境、信息等。一體化管理體系的運行是在生產及服務的全過程按管理文件體系制定的程序、標準、工作要求及目標分解的崗位職責進行操作運行。

3)按文件規(guī)定的程序進行專項措施和方案的策劃和實施。應針對體系運行發(fā)現(xiàn)的主要風險，采取必要的管理措施，通過技術交底或管理溝通使這些過程達到所策劃的要求。

4)供應商和分包商管理。一體化管理要求企業(yè)對供應商和分包商進行有效的控制，確保它們滿足標準的要求。企業(yè)應在評估和挑選供應商時，同時評估它們的質量、環(huán)境、職業(yè)健康安全、社會責任、信息安全等方面的表現(xiàn)及其管理水平，根據評估結果決定是否選用。若有必要應要求供應商和分包商及時完整地向企業(yè)通報與其他相關方的業(yè)務關系。

企業(yè)應定期了解并評估供應商和分包商的表現(xiàn)，以便改進對供應商和分包商的管理效果。

(4)體系的測量、分析和改進P191

在一體化管理體系運行的過程中，應按各類體系文件的要求監(jiān)視、測量和分析過程的有效性和效率，確保一體化管理體系運行的質量。

1)內部審核。內部審核為獲得審核證據并對其進行客觀的評價，以確定滿足審核準則的程度所進行的系統(tǒng)的、獨立的并形成文件的過程。

內部審核的審核準則是審核的依據，是“一組方針、程序或要求”，是與審核證據進行比較的依據。一般有相應的管理體系標準，管理手冊、程序文件及有關的規(guī)章制度，適用的法律、法規(guī)等。審核證據可以包括：存在的客觀事實，被訪問人員的陳述，現(xiàn)行有效的文件和記錄。

內部審核是一個具有系統(tǒng)性、獨立性和形成文件的過程。審核的“系統(tǒng)性”表現(xiàn)在有計劃地按規(guī)定的程序進行，從審核的策劃準備到審核的實施、審核報告的編寫以及跟蹤驗證是一個系統(tǒng)性活動。“獨立性”指對審核證據的收集、分析和評價是客觀的和公正的，應避免任何外來因素的影響及審核員自身因素的影響，審核員應由具備開展相應審核工作的能力，且與受審核活動或區(qū)域無直接責任關系的人員擔任。“形成文件的過程”，包括審核計劃、檢查表、現(xiàn)場審核記錄、不符合報告、首末次會議記錄、審核報告等，通過文件形式以確保審核的客觀性。

一體化管理體系審核則是指為獲得審核證據并對一體化管理體系進行客觀評價，以確定滿足審核準則的程度所進行的系統(tǒng)的、獨立的并形成文件的過程。審核的主要目的是評價企業(yè)滿足一體化管理要求的程度，即評價受審核方管理體系的符合性和有效性。

一體化管理體系應進行定期內部審核，以確定體系是否符合標準和法規(guī)要求，是否得到有效實施和維持。內部審核可根據公司狀況決定是否需要增加次數。

2)管理評審。為了確保一體化管理體系的持續(xù)有效性、適用性和充分性，實現(xiàn)對一體化管理體系的全面改進，需要定期進行管理評審。管理評審應由企業(yè)最高管理者主持進行。

管理評審范圍應能覆蓋企業(yè)的全部活動、產品或服務的各個相關方面，包括其對財務表現(xiàn)和競爭地位的可能影響。管理評審一般主要包括：

①對一體化管理體系方針、目標和表現(xiàn)的評審;

②一體化管理體系的審核意見;

③對體系有效性的評價和改進的決定。