信息溝通是管理工作中的重要環(huán)節(jié)

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管理是一個完整的系統(tǒng),其各個環(huán)節(jié)環(huán)環(huán)相扣、相輔相成、缺一不可,而串聯(lián)起整個系統(tǒng)的工具就是貫穿始終的持續(xù)不斷的信息溝通,溝通是整個鏈條上重要的一環(huán)。

一、溝通在管理中的作用溝通在管理中的作用是多方面的,最突出的有以下幾個方面:

1.溝通是實(shí)現(xiàn)科學(xué)決策和有效計(jì)劃的前提條件

任何社會管理組織都有一個開放系統(tǒng),組織外部復(fù)雜多變的因素對組織的生存和發(fā)展有著重要影響。在競爭多變的當(dāng)今世界,社會的組織生存和發(fā)展依賴于科學(xué)的、準(zhǔn)確的、及時的決策和周密、詳盡、完善的計(jì)劃。決策的科學(xué)和計(jì)劃的完善必須依靠準(zhǔn)確、完整、及時的信息。每個組織通過與外界的信息溝通,可以獲得外界環(huán)境變化和需要的各種信息,從而為決策和計(jì)劃提供必要的依據(jù)和參考。

2.溝通是實(shí)施有效組織和協(xié)調(diào)的依據(jù)和手段

現(xiàn)代社會組織的一個十分顯著的特點(diǎn),就是組織規(guī)模龐大,人員眾多,業(yè)務(wù)繁雜。在此情況下,利害沖突,意見分歧,相互制約和摩擦實(shí)所難免,而信息交流與溝通可以降低這些弊病,增進(jìn)組織的運(yùn)轉(zhuǎn)效能。

3.溝通是建立和改善人際關(guān)系的必要途徑

從行為科學(xué)的角度來看,社會每個組織都需要組織內(nèi)的人群在對工作職責(zé)的了解、團(tuán)體精神的感受、情感的交流溝通中形成一個具有共性的心理狀態(tài),它又被稱為組織(企業(yè)、學(xué)校、團(tuán)體等)精神文化。溝通有賴于聯(lián)絡(luò),有賴于人的思想和情感的交流和了解,溝通可以使領(lǐng)導(dǎo)者了解員工的需要,關(guān)心員工的疾苦,在決策中就會考慮員工的要求,以提高他們的工作熱情,形成良好的上下級關(guān)系,建立一個和諧的組織氛圍。

4.溝通是改變組織成員心理和行為的有效方法

信息和意見作為一種刺激物,對人的行為和心理有著重要的影響。人們接受不同的信息,受不同的刺激,會形成不同的態(tài)度,產(chǎn)生不同的行為。因此,通過傳遞適度的信息,可以改變?nèi)藗冞^激的心理結(jié)構(gòu)和行為方式,以適應(yīng)現(xiàn)代社會的要求。

大量的研究表明,員工的不滿情緒主要不是來源于工作條件,也不都是來源于工資待遇問題,而是由于缺乏必要的溝通。沒有適當(dāng)?shù)臏贤?管理者對下屬的需求了解不會充分,下屬就可能對分配給他們的任務(wù)和要求產(chǎn)生錯誤的理解,使工作任務(wù)不能圓滿地完成,不利于集團(tuán)的持續(xù)發(fā)展和安定團(tuán)結(jié)。

5.溝通可以提高組織工作的效率

在龐大的組織中,建立四通八達(dá)、充分交流的信息溝通網(wǎng)絡(luò)和方式,可以改變文山會海、公文旅行、拖拉作風(fēng)、官僚主義等惡習(xí),可以提高組織工作的效率。

二、溝通中存在的問題

從目前的情況來看,隨著管理水平的提高,溝通越來越得到管理者的重視。目前在管理工作中人們相互溝通存在的主要問題是:

 1.個人障礙

它是指由于人的感情、價值觀,或者不好的傾向、習(xí)慣而造成的溝通障礙,另外還包括人們在受教育程度、種族、性別、社會經(jīng)濟(jì)地位和其他方面的差別引起的溝通障礙。

2.環(huán)境障礙

它是指在人們溝通的環(huán)境中存在的障礙。一個典型的環(huán)境障礙是突然出現(xiàn)的干擾阻礙了信息溝通。其他環(huán)境障礙包括人和人之間的距離、障礙物、或干擾無線電信號的靜電。

3.組織結(jié)構(gòu)障礙

它主要是指組織規(guī)模對溝通造成的障礙。由于管理層次的多層化,影響信息傳遞的質(zhì)量和速度。信息傳遞的過程中經(jīng)歷的層次和環(huán)節(jié)越多,失真的可能性就越大,也浪費(fèi)時間,影響效率,造成信息失真。同時,規(guī)模的擴(kuò)大會帶來一定的空間距離,空間距離造成的生疏必然反映到溝通上來,就會給溝通雙方造成一定的心理壓力,影響溝通的進(jìn)行,也影響組織功能的發(fā)揮。

4.領(lǐng)導(dǎo)觀念障礙

在管理者中存在兩種不正確思想:一種是,“民可使由之不可使知之”,認(rèn)為決策是領(lǐng)導(dǎo)而非下屬的職責(zé),下屬服從即可,不必多問,否則難以領(lǐng)導(dǎo);另一種是權(quán)威性。認(rèn)為過多的