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信息溝通的幾種方式及其適用情境
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摘要:一項(xiàng)調(diào)查表明,項(xiàng)目管理人員有70%左右的時(shí)間花在信息溝通上。的確,“信息溝通”在項(xiàng)目建設(shè)的過(guò)程中具有至關(guān)重要的作用。我們知道,要想實(shí)現(xiàn)有效的溝通,除了當(dāng)事人要具備良好的溝通技巧外,溝通方式的正確選擇也是非常重要的。本文結(jié)合作者的工作經(jīng)驗(yàn),重點(diǎn)討論一下信息溝通的幾種方式及其適用情境。
關(guān)鍵詞:溝通 方式 適用情境
溝通是人際關(guān)系建設(shè)的永恒話題,溝通也是項(xiàng)目得以順利開(kāi)展的有力保障。一項(xiàng)調(diào)查表明,項(xiàng)目管理人員有70%左右的時(shí)間花在信息溝通上,可見(jiàn)“信息溝通”在項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程中的重要性。
我們知道,要想實(shí)現(xiàn)有效的溝通,除了當(dāng)事人要具備良好的溝通技巧外,溝通方式的正確選擇也是非常重要的。
以下結(jié)合作者的工作經(jīng)驗(yàn),總結(jié)出“團(tuán)體溝通”和“個(gè)體溝通”幾種經(jīng)常采用的方式及這些方式的適用情境,供大家參考。
一、團(tuán)體溝通
“團(tuán)體溝通”,顧名思義是指至少三人以上參加的信息溝通活動(dòng)。團(tuán)體溝通主要有以下兩種常用的溝通方式:會(huì)議溝通和E-Mail(或書(shū)面)溝通。
1、會(huì)議溝通
“會(huì)議溝通”是一種成本較高的溝通方式,溝通的時(shí)間一般比較長(zhǎng),因此常用于解決較重大、較復(fù)雜的問(wèn)題。如下的幾種情境宜采用會(huì)議溝通的方式進(jìn)行:
?。?)需要統(tǒng)一思想或行動(dòng)時(shí)(如項(xiàng)目建設(shè)思路的討論、項(xiàng)目計(jì)劃的討論等);
?。?)需要當(dāng)事人清楚、認(rèn)可和接受時(shí)(如項(xiàng)目考核制度發(fā)布前的討論、項(xiàng)目考勤制度發(fā)布前的討論等);
?。?)傳達(dá)重要信息時(shí)(如項(xiàng)目里程碑總結(jié)活動(dòng)、項(xiàng)目總結(jié)活動(dòng)等);
?。?)澄清一些謠傳信息,而這些謠傳信息將對(duì)團(tuán)隊(duì)產(chǎn)生較大影響時(shí);
?。?)討論復(fù)雜問(wèn)題的解決方案時(shí)(如針對(duì)復(fù)雜的技術(shù)問(wèn)題,討論已收集到的解決方案等)。
2、E-Mail(或書(shū)面)溝通
“E-Mail(或書(shū)面)溝通”是一種比較經(jīng)濟(jì)的溝通方式,溝通的時(shí)間一般不長(zhǎng),溝通成本也比較低。這種溝通方式一般不受場(chǎng)地的限制,因此被我們廣泛采用。這種方式一般在解決較簡(jiǎn)單的問(wèn)題或發(fā)布信息時(shí)采用。在計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)普及應(yīng)用的今天,我們很少采用紙質(zhì)的方式進(jìn)行溝通,因此以下只針對(duì)“E-Mail”的溝通方式進(jìn)行總結(jié)。如下的幾種情境宜采用E-Mail的溝通方式進(jìn)行:
?。?)簡(jiǎn)單問(wèn)題小范圍溝通時(shí)(如3~5個(gè)人溝通一下產(chǎn)出物最終的評(píng)審結(jié)論等);
?。?)需要大家先思考、斟酌,短時(shí)間不需要或很難有結(jié)果時(shí)(如項(xiàng)目組團(tuán)隊(duì)活動(dòng)的討論、復(fù)雜技術(shù)問(wèn)題提前知會(huì)大家思考等);
(3)傳達(dá)非重要信息時(shí)(如分發(fā)周項(xiàng)目狀態(tài)報(bào)告等);
(4)澄清一些謠傳信息,而這些謠傳信息可能會(huì)對(duì)團(tuán)隊(duì)帶來(lái)影響時(shí)。
二、個(gè)體溝通
所謂“個(gè)體溝通”,是指兩人之間的溝通。個(gè)體溝通主要有以下三種常用的方式:當(dāng)面溝通、電話溝通和E-Mail(或書(shū)面)溝通。
1、當(dāng)面溝通
“當(dāng)面溝通”是一種自然、親近的溝通方式,這種溝通方式往往能加深彼此之間的友誼、加速問(wèn)題的冰釋。如下的幾種情境宜采用當(dāng)面溝通的方式進(jìn)行:
?。?)彼此之間的辦公距離較近時(shí)(如兩人在同一辦公室);
?。?)彼此之間存有誤會(huì)時(shí);
?。?)對(duì)對(duì)方工作不太滿意,需要指出其不足時(shí);
(4)彼此之間已經(jīng)采用了E-Mail的溝通方式但問(wèn)題尚未解決時(shí)。
需要提醒注意的是:溝通雙方如果距離不是很遠(yuǎn),請(qǐng)優(yōu)先采用當(dāng)面溝通的方式。我有時(shí)看到溝通雙方的距離不過(guò)一二十米還采用電話溝通的方式,這是非常不可取的。
2、電話溝通
“電話溝通”是一種比較經(jīng)濟(jì)的溝通方式。如下的幾種情境宜采用電話溝通的方式進(jìn)行:
彼此之間的辦公距離較遠(yuǎn)、但問(wèn)題比較簡(jiǎn)單時(shí)(如兩
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