信息溝通的幾種方式及其適用情境

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　　摘要：一項調(diào)查表明，項目管理人員有70%左右的時間花在信息溝通上。的確，“信息溝通”在項目建設(shè)的過程中具有至關(guān)重要的作用。我們知道，要想實現(xiàn)有效的溝通，除了當事人要具備良好的溝通技巧外，溝通方式的正確選擇也是非常重要的。

　　本文結(jié)合作者的工作經(jīng)驗，重點討論一下信息溝通的幾種方式及其適用情境。

　　關(guān)鍵詞：溝通 方式 適用情境

　　溝通是人際關(guān)系建設(shè)的永恒話題，溝通也是項目得以順利開展的有力保障。一項調(diào)查表明，項目管理人員有70%左右的時間花在信息溝通上，可見“信息溝通”在項目建設(shè)過程中的重要性。

　　我們知道，要想實現(xiàn)有效的溝通，除了當事人要具備良好的溝通技巧外，溝通方式的正確選擇也是非常重要的。

　　以下結(jié)合作者的工作經(jīng)驗，總結(jié)出“團體溝通”和“個體溝通”幾種經(jīng)常采用的方式及這些方式的適用情境，供大家參考。

一、團體溝通

　　“團體溝通”，顧名思義是指至少三人以上參加的信息溝通活動。團體溝通主要有以下兩種常用的溝通方式：會議溝通和E-Mail（或書面）溝通。

1、會議溝通

　　“會議溝通”是一種成本較高的溝通方式，溝通的時間一般比較長，因此常用于解決較重大、較復(fù)雜的問題。如下的幾種情境宜采用會議溝通的方式進行：

　?。?）需要統(tǒng)一思想或行動時（如項目建設(shè)思路的討論、項目計劃的討論等）；
　?。?）需要當事人清楚、認可和接受時（如項目考核制度發(fā)布前的討論、項目考勤制度發(fā)布前的討論等）；
　　（3）傳達重要信息時（如項目里程碑總結(jié)活動、項目總結(jié)活動等）；
　?。?）澄清一些謠傳信息，而這些謠傳信息將對團隊產(chǎn)生較大影響時；
　?。?）討論復(fù)雜問題的解決方案時（如針對復(fù)雜的技術(shù)問題，討論已收集到的解決方案等）。

2、E-Mail（或書面）溝通

　　“E-Mail（或書面）溝通”是一種比較經(jīng)濟的溝通方式，溝通的時間一般不長，溝通成本也比較低。這種溝通方式一般不受場地的限制，因此被我們廣泛采用。這種方式一般在解決較簡單的問題或發(fā)布信息時采用。在計算機信息系統(tǒng)普及應(yīng)用的今天，我們很少采用紙質(zhì)的方式進行溝通，因此以下只針對“E-Mail”的溝通方式進行總結(jié)。如下的幾種情境宜采用E-Mail的溝通方式進行：

　?。?）簡單問題小范圍溝通時（如3~5個人溝通一下產(chǎn)出物最終的評審結(jié)論等）；
　?。?）需要大家先思考、斟酌，短時間不需要或很難有結(jié)果時（如項目組團隊活動的討論、復(fù)雜技術(shù)問題提前知會大家思考等）；
　?。?）傳達非重要信息時（如分發(fā)周項目狀態(tài)報告等）；
　?。?）澄清一些謠傳信息，而這些謠傳信息可能會對團隊帶來影響時。

二、個體溝通

　　所謂“個體溝通”，是指兩人之間的溝通。個體溝通主要有以下三種常用的方式：當面溝通、電話溝通和E-Mail（或書面）溝通。

1、當面溝通

　　“當面溝通”是一種自然、親近的溝通方式，這種溝通方式往往能加深彼此之間的友誼、加速問題的冰釋。如下的幾種情境宜采用當面溝通的方式進行：

　?。?）彼此之間的辦公距離較近時（如兩人在同一辦公室）；
　?。?）彼此之間存有誤會時；
　?。?）對對方工作不太滿意，需要指出其不足時；
　?。?）彼此之間已經(jīng)采用了E-Mail的溝通方式但問題尚未解決時。

　　需要提醒注意的是：溝通雙方如果距離不是很遠，請優(yōu)先采用當面溝通的方式。我有時看到溝通雙方的距離不過一二十米還采用電話溝通的方式，這是非常不可取的。

2、電話溝通

　　“電話溝通”是一種比較經(jīng)濟的溝通方式。如下的幾種情境宜采用電話溝通的方式進行：

　　彼此之間的辦公距離較遠、但問題比較簡單時（如兩