信息溝通的幾種方式及其適用情境

申請(qǐng)免費(fèi)試用、咨詢電話：400-8352-114

　　摘要：一項(xiàng)調(diào)查表明，項(xiàng)目管理人員有70%左右的時(shí)間花在信息溝通上。的確，“信息溝通”在項(xiàng)目建設(shè)的過(guò)程中具有至關(guān)重要的作用。我們知道，要想實(shí)現(xiàn)有效的溝通，除了當(dāng)事人要具備良好的溝通技巧外，溝通方式的正確選擇也是非常重要的。

　　本文結(jié)合作者的工作經(jīng)驗(yàn)，重點(diǎn)討論一下信息溝通的幾種方式及其適用情境。

　　關(guān)鍵詞：溝通 方式 適用情境

　　溝通是人際關(guān)系建設(shè)的永恒話題，溝通也是項(xiàng)目得以順利開(kāi)展的有力保障。一項(xiàng)調(diào)查表明，項(xiàng)目管理人員有70%左右的時(shí)間花在信息溝通上，可見(jiàn)“信息溝通”在項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程中的重要性。

　　我們知道，要想實(shí)現(xiàn)有效的溝通，除了當(dāng)事人要具備良好的溝通技巧外，溝通方式的正確選擇也是非常重要的。

　　以下結(jié)合作者的工作經(jīng)驗(yàn)，總結(jié)出“團(tuán)體溝通”和“個(gè)體溝通”幾種經(jīng)常采用的方式及這些方式的適用情境，供大家參考。

一、團(tuán)體溝通

　　“團(tuán)體溝通”，顧名思義是指至少三人以上參加的信息溝通活動(dòng)。團(tuán)體溝通主要有以下兩種常用的溝通方式：會(huì)議溝通和E-Mail（或書(shū)面）溝通。

1、會(huì)議溝通

　　“會(huì)議溝通”是一種成本較高的溝通方式，溝通的時(shí)間一般比較長(zhǎng)，因此常用于解決較重大、較復(fù)雜的問(wèn)題。如下的幾種情境宜采用會(huì)議溝通的方式進(jìn)行：

　?。?）需要統(tǒng)一思想或行動(dòng)時(shí)（如項(xiàng)目建設(shè)思路的討論、項(xiàng)目計(jì)劃的討論等）；
　?。?）需要當(dāng)事人清楚、認(rèn)可和接受時(shí)（如項(xiàng)目考核制度發(fā)布前的討論、項(xiàng)目考勤制度發(fā)布前的討論等）；
　?。?）傳達(dá)重要信息時(shí)（如項(xiàng)目里程碑總結(jié)活動(dòng)、項(xiàng)目總結(jié)活動(dòng)等）；
　?。?）澄清一些謠傳信息，而這些謠傳信息將對(duì)團(tuán)隊(duì)產(chǎn)生較大影響時(shí)；
　?。?）討論復(fù)雜問(wèn)題的解決方案時(shí)（如針對(duì)復(fù)雜的技術(shù)問(wèn)題，討論已收集到的解決方案等）。

2、E-Mail（或書(shū)面）溝通

　　“E-Mail（或書(shū)面）溝通”是一種比較經(jīng)濟(jì)的溝通方式，溝通的時(shí)間一般不長(zhǎng)，溝通成本也比較低。這種溝通方式一般不受場(chǎng)地的限制，因此被我們廣泛采用。這種方式一般在解決較簡(jiǎn)單的問(wèn)題或發(fā)布信息時(shí)采用。在計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)普及應(yīng)用的今天，我們很少采用紙質(zhì)的方式進(jìn)行溝通，因此以下只針對(duì)“E-Mail”的溝通方式進(jìn)行總結(jié)。如下的幾種情境宜采用E-Mail的溝通方式進(jìn)行：

　?。?）簡(jiǎn)單問(wèn)題小范圍溝通時(shí)（如3~5個(gè)人溝通一下產(chǎn)出物最終的評(píng)審結(jié)論等）；
　?。?）需要大家先思考、斟酌，短時(shí)間不需要或很難有結(jié)果時(shí)（如項(xiàng)目組團(tuán)隊(duì)活動(dòng)的討論、復(fù)雜技術(shù)問(wèn)題提前知會(huì)大家思考等）；
　　（3）傳達(dá)非重要信息時(shí)（如分發(fā)周項(xiàng)目狀態(tài)報(bào)告等）；
　　（4）澄清一些謠傳信息，而這些謠傳信息可能會(huì)對(duì)團(tuán)隊(duì)帶來(lái)影響時(shí)。

二、個(gè)體溝通

　　所謂“個(gè)體溝通”，是指兩人之間的溝通。個(gè)體溝通主要有以下三種常用的方式：當(dāng)面溝通、電話溝通和E-Mail（或書(shū)面）溝通。

1、當(dāng)面溝通

　　“當(dāng)面溝通”是一種自然、親近的溝通方式，這種溝通方式往往能加深彼此之間的友誼、加速問(wèn)題的冰釋。如下的幾種情境宜采用當(dāng)面溝通的方式進(jìn)行：

　?。?）彼此之間的辦公距離較近時(shí)（如兩人在同一辦公室）；
　?。?）彼此之間存有誤會(huì)時(shí)；
　?。?）對(duì)對(duì)方工作不太滿意，需要指出其不足時(shí)；
　　（4）彼此之間已經(jīng)采用了E-Mail的溝通方式但問(wèn)題尚未解決時(shí)。

　　需要提醒注意的是：溝通雙方如果距離不是很遠(yuǎn)，請(qǐng)優(yōu)先采用當(dāng)面溝通的方式。我有時(shí)看到溝通雙方的距離不過(guò)一二十米還采用電話溝通的方式，這是非常不可取的。

2、電話溝通

　　“電話溝通”是一種比較經(jīng)濟(jì)的溝通方式。如下的幾種情境宜采用電話溝通的方式進(jìn)行：

　　彼此之間的辦公距離較遠(yuǎn)、但問(wèn)題比較簡(jiǎn)單時(shí)（如兩