項(xiàng)目管理的常見(jiàn)失誤

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　　1.缺乏適當(dāng)?shù)娜藛T與技能

　　影響：用人不當(dāng)與資源分配失調(diào)是項(xiàng)目管理失誤中最常見(jiàn)的一種現(xiàn)象。一個(gè)項(xiàng)目能否圓滿(mǎn)完成，人員與技能的配備占了主導(dǎo)因素。用人不當(dāng)?shù)慕Y(jié)果往往會(huì)導(dǎo)致項(xiàng)目無(wú)法繼續(xù)執(zhí)行，這樣就算計(jì)劃再好，也是紙上談兵。

　　解決方案：IT與項(xiàng)目經(jīng)理應(yīng)全面了解及掌控技能與資源情況，包括對(duì)項(xiàng)目顧問(wèn)、合約承包商和外包商的詳細(xì)評(píng)估。使用項(xiàng)目管理軟件可以幫助項(xiàng)目經(jīng)理充分掌握所有團(tuán)隊(duì)成員的技能與工作量分配。在了解分工與職責(zé)后，IT與項(xiàng)目經(jīng)理就可以決定如何在日常工作和項(xiàng)目中合理分配資源。指派專(zhuān)門(mén)的資源經(jīng)理來(lái)負(fù)責(zé)解決人員與資源的分配問(wèn)題也是一個(gè)不錯(cuò)的主意。

　　2.缺乏富有經(jīng)驗(yàn)的項(xiàng)目經(jīng)理

　　影響：如果沒(méi)有一名經(jīng)驗(yàn)豐富的項(xiàng)目經(jīng)理掌舵，項(xiàng)目很可能會(huì)隨著發(fā)展而失去控制。

　　解決方案：聘用一名符合項(xiàng)目要求，并擁有出色人際關(guān)系處理技巧的項(xiàng)目經(jīng)理。他應(yīng)當(dāng)有號(hào)召力，能夠管理風(fēng)險(xiǎn)，并在團(tuán)隊(duì)成員和外部參與者之間起到協(xié)調(diào)作用。此外，一名優(yōu)秀的項(xiàng)目經(jīng)理也應(yīng)該具備相關(guān)技術(shù)的知識(shí)與技能。

　　3.沒(méi)有遵循標(biāo)準(zhǔn)的項(xiàng)目管理流程

　　影響：這是項(xiàng)目管理中的第二大常見(jiàn)失誤。缺乏合理的流程會(huì)抬高項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)，加大項(xiàng)目失敗的可能性，最終導(dǎo)致無(wú)法在限定的時(shí)間與預(yù)算內(nèi)完成項(xiàng)目。

　　解決方案：制定良好的項(xiàng)目管理流程能助你提高項(xiàng)目效率，并及時(shí)捕捉到項(xiàng)目執(zhí)行過(guò)程中的各種問(wèn)題，控制風(fēng)險(xiǎn)。

　　4.流程太多太雜

　　影響：過(guò)多的流程會(huì)讓項(xiàng)目失去靈活性，繼而影響參與者的積極性。

　　曾經(jīng)有一家軟件開(kāi)發(fā)商告訴客戶(hù)公司的項(xiàng)目經(jīng)理，他們能夠在不增加成本與工作量的基礎(chǔ)上添加額外的功能，但項(xiàng)目經(jīng)理卻回絕了這一建議，因?yàn)樗X(jué)得公司用戶(hù)并沒(méi)有要求這一功能。其實(shí)，只要不影響項(xiàng)目預(yù)算與計(jì)劃進(jìn)度，又征得用戶(hù)的同意，多添加一些功能是利大于弊的。

　　解決方案：提高靈活性，與項(xiàng)目支持者及參與者積極溝通。

　　5.對(duì)項(xiàng)目變更缺乏追蹤

　　影響：要么預(yù)算超支，要么進(jìn)度拖慢(或兩者兼有)。

　　解決方案：建立正式的變更申請(qǐng)流程，任何項(xiàng)目范圍內(nèi)的變更(比如添加新功能)都應(yīng)在變更文件上詳細(xì)注明，并由項(xiàng)目最高主管審核批準(zhǔn)。此外，項(xiàng)目經(jīng)理也需判別出該申請(qǐng)對(duì)預(yù)算和時(shí)間進(jìn)度會(huì)產(chǎn)生什么影響。

　　6.對(duì)項(xiàng)目動(dòng)態(tài)缺乏了解

　　影響：管理學(xué)大師彼得德魯克曾說(shuō)過(guò)，無(wú)法管理就無(wú)法測(cè)量。反應(yīng)到項(xiàng)目上，即無(wú)法及時(shí)協(xié)調(diào)資源，或?qū)ψ兏龀鰬?yīng)變。

　　解決方案：使用軟件。借助有效的項(xiàng)目管理軟件可以在一個(gè)平臺(tái)上面觀(guān)看掌握整個(gè)項(xiàng)目全局的動(dòng)態(tài)，目前市面上較為盛行的有MS Project、SAP、P3項(xiàng)目管理軟件，以及新晉的8thmanage,根據(jù)筆者多年的經(jīng)驗(yàn)來(lái)說(shuō)，用MS Project做計(jì)劃好做，但是如果要跟蹤資源和任務(wù)情況就比較不直觀(guān)，有資源超支、人員浪費(fèi)的情況出現(xiàn)也需要管理者主動(dòng)發(fā)現(xiàn)，軟件不會(huì)告知你，而目前我們公司使用的是8thmanage的項(xiàng)目管理系統(tǒng)，整個(gè)系統(tǒng)很好地融合了項(xiàng)目管理九大領(lǐng)域與實(shí)際項(xiàng)目流程，在這個(gè)平臺(tái)上不僅能直觀(guān)看到項(xiàng)目的整個(gè)動(dòng)態(tài)，各項(xiàng)目的活動(dòng)負(fù)責(zé)人也能對(duì)自己所負(fù)責(zé)的項(xiàng)目活動(dòng)部分進(jìn)行很好的掌控，當(dāng)有情況發(fā)生或項(xiàng)目需要變更時(shí)，系統(tǒng)有預(yù)警功能，能通知到相關(guān)的負(fù)責(zé)人。

　　7.對(duì)小問(wèn)題掉以輕心

　　影響：?jiǎn)栴}不會(huì)自己解決。如果對(duì)小問(wèn)題掉以輕心，那么它們就會(huì)演化成大問(wèn)題，最終成倍增加項(xiàng)目成本。

　　解決方案：加強(qiáng)項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員的態(tài)度與意識(shí)，及早糾錯(cuò)。等到亡羊補(bǔ)牢，為時(shí)已晚。

　　8.沒(méi)有定義項(xiàng)目范圍

　　影響：如果商業(yè)與IT部門(mén)沒(méi)有事先定義項(xiàng)目范圍，那項(xiàng)目終將無(wú)法滿(mǎn)足預(yù)期的成效，IT也會(huì)缺乏方向來(lái)如期完成項(xiàng)目。

　　解決方案：通過(guò)商業(yè)用例和范圍劃定來(lái)糾正錯(cuò)誤定義的項(xiàng)目，項(xiàng)目范圍可謂一個(gè)項(xiàng)目最初的SLA（服務(wù)水平協(xié)議），有了這份協(xié)議，項(xiàng)目活動(dòng)才有據(jù)可尋。

　　9.忽略項(xiàng)目之間的關(guān)聯(lián)

　　影響：忽略項(xiàng)目之間的關(guān)聯(lián)會(huì)造成資源分配失調(diào)(比如配給某項(xiàng)目的人員也是另一項(xiàng)目所需要的)，從而影響項(xiàng)目進(jìn)度，作為連鎖反應(yīng)，其它項(xiàng)目也會(huì)受到拖累。

　　解決方案：在制定項(xiàng)目計(jì)劃時(shí)將關(guān)聯(lián)因素考慮在內(nèi)。與項(xiàng)目參與者多交流，并繪制項(xiàng)目關(guān)聯(lián)表，可協(xié)助你明確了解各項(xiàng)目之間的關(guān)系。

　　10.風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估過(guò)于隨意

　　影響：項(xiàng)目脫離原有軌道，IT需清理預(yù)料外的麻煩。

　　解決方案：風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估應(yīng)是項(xiàng)目計(jì)劃的一部分?？梢栽趫F(tuán)隊(duì)中進(jìn)行頭腦風(fēng)暴，收集可能的風(fēng)險(xiǎn)因素，然后設(shè)法規(guī)避這些風(fēng)險(xiǎn)。這一活動(dòng)不會(huì)花費(fèi)太久的時(shí)間，而且他也能幫助你在正式開(kāi)始前充分了解項(xiàng)目的軟肋所在。

　　11.對(duì)用戶(hù)抵觸心理認(rèn)識(shí)不足

　　影響：用戶(hù)對(duì)新技術(shù)的抵觸會(huì)讓項(xiàng)目所投入的資金與精力白費(fèi)。

　　解決方案：在項(xiàng)目計(jì)劃階段先考慮到推行過(guò)程中的阻礙，并設(shè)法化解這些阻力。與那些工作將受新項(xiàng)目影響的用戶(hù)交流溝通，向他們闡述項(xiàng)目會(huì)給他們的工作流程帶來(lái)的有利變化與價(jià)值。

　　12.時(shí)間進(jìn)度表欠完善

　　影響：團(tuán)隊(duì)成員對(duì)何時(shí)完成何種任務(wù)沒(méi)有概念，對(duì)整體項(xiàng)目的按時(shí)達(dá)成形成阻滯。

　　解決方案：最簡(jiǎn)單的方法是判別出項(xiàng)目中所有的活動(dòng)，并在這些活動(dòng)后面標(biāo)注預(yù)計(jì)完成日期。使用項(xiàng)目管理軟件亦可創(chuàng)建進(jìn)度計(jì)劃表。

　　13.對(duì)不合理的項(xiàng)目期限不作反駁

　　影響：使自己陷入無(wú)法如期完成項(xiàng)目的窘境，并有損IT部門(mén)的信譽(yù)。

　　或許公司所設(shè)定的項(xiàng)目期限過(guò)于苛刻，而IT部門(mén)強(qiáng)行完成只會(huì)起到反作用。

　　解決方案：IT經(jīng)理應(yīng)向公司管理層解釋無(wú)法預(yù)期完成的實(shí)際困難，以及強(qiáng)行完成所需付出的代價(jià)(比如成本大幅上升，資源預(yù)算超支等)，讓管理人員在成本和速度之間做出選擇。

　　14.與項(xiàng)目支持者、參與者缺少溝通

　　影響：IT無(wú)法達(dá)成預(yù)期的要求。

　　解決方案：在傳遞關(guān)鍵書(shū)面文件與表格的同時(shí)加以當(dāng)面說(shuō)明，并用對(duì)方能夠理解的方式簡(jiǎn)明地闡述要點(diǎn)(有些商業(yè)人員不會(huì)理解長(zhǎng)篇大論的技術(shù)術(shù)語(yǔ))。

　　在這種溝通互動(dòng)中，其實(shí)公司的商業(yè)分析師在用戶(hù)與IT之間扮演了一個(gè)非常重要的協(xié)調(diào)角色。

　　建議對(duì)參與項(xiàng)目，或受項(xiàng)目影響的所有商業(yè)成員提供一份項(xiàng)目綜述(從計(jì)劃到部署)，并標(biāo)示出那些活動(dòng)要求商業(yè)人員參加互動(dòng)，以及互動(dòng)的目的。總之，IT應(yīng)多花一些時(shí)間來(lái)指導(dǎo)商業(yè)部門(mén)了解項(xiàng)目執(zhí)行的步驟。

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