如何做好項(xiàng)目的綜合管理

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如何做好項(xiàng)目的綜合管理

　　對(duì)于一個(gè)公司來說，成功的獲得并完成一個(gè)項(xiàng)目需要市場銷售人員、售前技術(shù)支持人員、項(xiàng)目實(shí)施團(tuán)隊(duì)、售后服務(wù)人員以及公司上下各個(gè)部門的密切協(xié)作。

　　本文將分別從售前支持人員的角度以及售后項(xiàng)目經(jīng)理的角度要做好一個(gè)項(xiàng)目，將如何做好售前以及售后的相關(guān)工作。

　　一、如何做好項(xiàng)目的售前工作

　　關(guān)鍵字：售前人員　銷售人員　投標(biāo)

　　1．售前人員應(yīng)具備的基本素質(zhì)

　　售前人員應(yīng)該是項(xiàng)目開發(fā)人員與業(yè)務(wù)銷售人員的橋梁，在業(yè)務(wù)銷售人員眼中，售前人員扮演的是技術(shù)人員或技術(shù)專家的角色，而在項(xiàng)目實(shí)施中的開發(fā)人員眼中，售前人員是專注技術(shù)的銷售人員，在用戶眼中，售前人員，是代表公司技術(shù)水平的技術(shù)專家。在一個(gè)具體的售前技術(shù)支持活動(dòng)中，售前人員協(xié)調(diào)銷售人員、用戶、后期開發(fā)人員間的關(guān)系，將公司的技術(shù)實(shí)力向用戶展現(xiàn)，聽取用戶的初步需求，與用戶討論項(xiàng)目系統(tǒng)的初步框架，協(xié)助銷售人員將公司的產(chǎn)品和技術(shù)優(yōu)勢推薦給用戶，為后期開發(fā)人員屏蔽用戶不合理的、給項(xiàng)目實(shí)施帶來技術(shù)風(fēng)險(xiǎn)的需求，是項(xiàng)目的技術(shù)框架的最初設(shè)計(jì)者。

　　所以售前人員應(yīng)該具備一個(gè)技術(shù)人員和銷售人員兩方面的素質(zhì)，具體如下：

　　●熟悉自己的產(chǎn)品。

　　●具有比較全面技術(shù)專業(yè)知識(shí)。熟悉當(dāng)前IT的技術(shù)發(fā)展方向。

　　●對(duì)本公司的開發(fā)能力、技術(shù)優(yōu)勢、劣勢有比較清楚的認(rèn)識(shí)。

　　●作為行業(yè)軟件的銷售，必須熟悉本行業(yè)的業(yè)務(wù)，對(duì)本行業(yè)的信息化的現(xiàn)狀和發(fā)展方向有一定的認(rèn)識(shí)，了解行業(yè)中的其它專業(yè)軟件的基本情況。

　　●熟悉本行業(yè)的技術(shù)和產(chǎn)品動(dòng)向，了解同類產(chǎn)品及其競爭對(duì)手的情況和特點(diǎn)。

　　●能力熟練使用文本和圖形編輯器進(jìn)行方案、標(biāo)書的編寫。

　　●熟悉項(xiàng)目招投標(biāo)的一般程序。

　　●善于交流，有良好的溝通能力和技巧。

　　一個(gè)人通常不可能具備這么全面的知識(shí)和技能，因此，對(duì)于大型項(xiàng)目，為了與客戶進(jìn)行全方位的交流，展現(xiàn)公司實(shí)力，對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行初步的論證和設(shè)計(jì)，其售前往往是一個(gè)團(tuán)隊(duì)，這個(gè)團(tuán)隊(duì)根據(jù)項(xiàng)目的需求，可能有行業(yè)業(yè)務(wù)專家，數(shù)據(jù)庫專家、操作系統(tǒng)專家、信息安全專家、網(wǎng)絡(luò)構(gòu)架師、軟件系統(tǒng)分析員、項(xiàng)目管理專家等角色。

　　2．項(xiàng)目售前各個(gè)階段應(yīng)注意的事項(xiàng)

　　通常獲得一個(gè)項(xiàng)目的前期過程有以下六個(gè)階段：

　　1）銷售人員拜訪用戶，了解用戶的項(xiàng)目基本情況，向用戶介紹公司和公司的產(chǎn)品，與用戶建立起良好的關(guān)系。

　　2）銷售人員在用戶招標(biāo)前，引入售前技術(shù)支持人員，與用戶進(jìn)行技術(shù)上的交流和溝通，了解用戶在項(xiàng)目上的需求，偏好的技術(shù)構(gòu)架，引導(dǎo)用戶到本公司的技術(shù)思路上，這個(gè)過程可能是需要多次反復(fù)。至少要做到用戶對(duì)公司有一定的興趣，愿意邀請(qǐng)你參加投標(biāo)。

　　3）用戶發(fā)招標(biāo)書，售前人員根據(jù)招標(biāo)書的要求，結(jié)合前期與用戶交流的情況，編寫投標(biāo)書。

　　4）參加招投標(biāo)會(huì)，進(jìn)行技術(shù)、商務(wù)上的講解和答疑。

　　5）參加商務(wù)和技術(shù)的談判，起草項(xiàng)目商務(wù)合同和技術(shù)協(xié)議書。

　　6）簽訂合同，項(xiàng)目實(shí)施以及維護(hù)。

　　2．1招投標(biāo)前與用戶的接觸階段

　　招投標(biāo)前與用戶接觸，了解用戶的真實(shí)需求和想法，通過交流，了解用戶對(duì)系統(tǒng)框架、平臺(tái)、新技術(shù)的偏好，使以后在投標(biāo)中能“投其所好”“命中要害”。介紹公司的技術(shù)和產(chǎn)品，使用戶在招標(biāo)前對(duì)本公司技術(shù)和產(chǎn)品能有比較清楚的認(rèn)識(shí)和了解，將用戶的需求引導(dǎo)到本公司的技術(shù)和產(chǎn)品的思路上，使用戶的在技術(shù)上對(duì)本公司有一定的偏好。

　　交流和需要了解的內(nèi)容通常包括：

　　1）用戶的組織機(jī)構(gòu)，信息化的現(xiàn)狀，現(xiàn)有的硬件設(shè)備、網(wǎng)絡(luò)情況、正在使用的軟件系統(tǒng)情況；

　　2）新系統(tǒng)的規(guī)劃、目標(biāo)、規(guī)模，要求等，包括用戶對(duì)系統(tǒng)的安全性、可靠性、易用性、擴(kuò)展性的要求；

　　3）業(yè)務(wù)內(nèi)容、業(yè)務(wù)流程系統(tǒng)的現(xiàn)狀，軟件功能需求；

　　4）平臺(tái)和數(shù)據(jù)庫的選型；

　　5）信息安全、存儲(chǔ)的需求；

　　6）對(duì)軟件開發(fā)機(jī)制的認(rèn)識(shí)；

　　7）用戶感興趣的熱點(diǎn)技術(shù)；

　　交流應(yīng)該廣泛，不要只限于項(xiàng)目的具體負(fù)責(zé)人，如果有條件，可以拜訪更上級(jí)的用戶，以及各部門的主要負(fù)責(zé)人或技術(shù)權(quán)威，盡量了解用戶的對(duì)項(xiàng)目的認(rèn)識(shí)和想法，交流和拜訪中要善于識(shí)別用戶的身份，抓住對(duì)項(xiàng)目有決定權(quán)、影響大的用戶的想法，同時(shí)，可以初步分析哪些用戶可能是以后的招標(biāo)評(píng)委，留意他們對(duì)項(xiàng)目感興趣的地方。以便在投標(biāo)和講標(biāo)中有所針對(duì)性。

　　引導(dǎo)用戶向本公司的擅長的技術(shù)路線和產(chǎn)品特點(diǎn)上?？梢詫⒁酝鲞^項(xiàng)目的情況、功能特點(diǎn)講給用戶，最好是借助演示，這是用戶會(huì)告訴你哪些是他感興趣的，哪些是沒有意思的，其它對(duì)手的產(chǎn)品是什么樣的等等。這樣便于與用戶進(jìn)行深入的交流，找到與用戶相互的共鳴點(diǎn)。

　　跟蹤和了解對(duì)手情況，了解同類產(chǎn)品的現(xiàn)狀，這是一個(gè)長期積累的過程，分析對(duì)手的產(chǎn)品和解決方案可能的特點(diǎn)，找到或提出比對(duì)手有新意的、能吸引用戶的系統(tǒng)亮點(diǎn)。當(dāng)然，這些亮點(diǎn)的提出必須先考慮自己的技術(shù)實(shí)力和項(xiàng)目的投資規(guī)模。

　　2．2投標(biāo)及投標(biāo)文件的準(zhǔn)備階段

　　2．2．1 成立項(xiàng)目投標(biāo)小組

　　成立項(xiàng)目投標(biāo)小組，投標(biāo)小組的核心應(yīng)該是項(xiàng)目的法人代表授權(quán)人。根據(jù)項(xiàng)目的規(guī)模、技術(shù)難度和招標(biāo)時(shí)間的要求，制訂投標(biāo)計(jì)劃，將計(jì)劃分解到每個(gè)人員上，確定每個(gè)人工作內(nèi)容和計(jì)劃，確定計(jì)劃的執(zhí)行的監(jiān)督人員。轉(zhuǎn)自

　　投標(biāo)的時(shí)間一般都是確定的日期，而且比較短，這也是考驗(yàn)一個(gè)公司和團(tuán)隊(duì)的響應(yīng)速度，必須在這個(gè)有限的時(shí)間內(nèi)完成投標(biāo)書的制作，否則，將由于準(zhǔn)備不充分而丟標(biāo)。這需要平時(shí)的技術(shù)積累，對(duì)行業(yè)知識(shí)的積累，投標(biāo)書的積累，如有類似的標(biāo)書或模版，以及良好的團(tuán)隊(duì)合作精神和氛圍。

　　作為一個(gè)行業(yè)應(yīng)用項(xiàng)目，技術(shù)部分可能涉及到的人員有：網(wǎng)絡(luò)規(guī)劃師、硬件產(chǎn)品經(jīng)理、軟件構(gòu)架師、行業(yè)專家、數(shù)據(jù)規(guī)劃專家或數(shù)據(jù)庫專家信息安全專家，以及其它專業(yè)領(lǐng)域的專家等。這個(gè)團(tuán)隊(duì)建立，需要整合公司內(nèi)部和外部的相關(guān)資源，來共同完成。例如，可以臨時(shí)請(qǐng)專業(yè)公司相關(guān)的售前支持（HP、IBM等）、相關(guān)行業(yè)的專家、相關(guān)專業(yè)的大學(xué)教授等來扮演相關(guān)的角色。甚至可以考慮與相關(guān)的其它公司聯(lián)合投標(biāo)。

　　在投標(biāo)小組中，建立保密制度，特別是對(duì)于特大型項(xiàng)目，關(guān)于報(bào)價(jià)、核心技術(shù)等內(nèi)容，最好在小范圍討論和確定。

　　必要的情況下可采用封閉開發(fā)的方式。

　　2．2．2 編寫投標(biāo)書

　　用戶的招標(biāo)書通常包括：招標(biāo)邀請(qǐng)函、商務(wù)要求部分、技術(shù)要求部分、附件和附圖等文檔，這些文檔是編寫投標(biāo)書的基礎(chǔ)。投標(biāo)小組成員在編寫標(biāo)書前，應(yīng)該仔細(xì)、反復(fù)閱讀招標(biāo)書，特別是對(duì)投標(biāo)商的資質(zhì)要求等內(nèi)容，投標(biāo)小組對(duì)招標(biāo)書進(jìn)行討論，找出招標(biāo)書中描述不清楚的地方，根據(jù)情況向招標(biāo)方提出要求解釋，確定項(xiàng)目資質(zhì)情況、投標(biāo)以及實(shí)施的風(fēng)險(xiǎn)、對(duì)手情況、投標(biāo)的優(yōu)勢、劣勢等；制訂投標(biāo)策略；確定投標(biāo)書的內(nèi)容、投標(biāo)方式；初步編寫投標(biāo)書的大綱。

　　在投標(biāo)書編寫過程中，應(yīng)該注意一下幾點(diǎn)：

　　1）商務(wù)投標(biāo)書應(yīng)該按照招標(biāo)書的要求進(jìn)行嚴(yán)格的應(yīng)答，應(yīng)答的順序和格式最好嚴(yán)格遵循招標(biāo)書的要求。

　　2）對(duì)于招標(biāo)書沒有要求的內(nèi)容，特別是商務(wù)標(biāo)書，最好不要畫蛇添足，如果希望增加對(duì)項(xiàng)目投標(biāo)有幫助的資質(zhì)，最好經(jīng)過慎重的考慮，確保沒有漏洞。商務(wù)部分主要的目的是展示投標(biāo)公司的實(shí)力，確保參加投標(biāo)的資格。首要是確保投標(biāo)有效。注意有些東西可以講出來，但不是所有可以講出來的東西都適合寫出來。轉(zhuǎn)自

　　3）差異表的處理：對(duì)于投標(biāo)文件與招標(biāo)文件中有差異的部分，通常招標(biāo)方要求標(biāo)注在差異表中，在編寫投標(biāo)方案時(shí)，應(yīng)該盡可能的將差異部分找出來，描述清楚，但是，在最后整理、提交差異表時(shí)，就需要特別慎重，并不是每個(gè)差異都適合在這個(gè)正式的場所以正式的方式提出，有些東西需要保持一種模糊的狀態(tài)，以提高中標(biāo)的可能性，同時(shí)，又可以為商務(wù)和技術(shù)談判留下伏筆，便于談判中的進(jìn)退。

　　4）對(duì)于報(bào)價(jià)單的處理：報(bào)價(jià)單按照正規(guī)要求填寫、蓋章、密封后，最好能有一兩套空白的備份，報(bào)價(jià)單的格式與正式報(bào)價(jià)單一樣，但是價(jià)格不填寫。因?yàn)樵谡綀?bào)價(jià)單封裝好到遞交報(bào)價(jià)單前的這段時(shí)間，銷售人員很可能探聽到對(duì)手的價(jià)格或用戶對(duì)項(xiàng)目整體價(jià)格的意見，這是候需要根據(jù)項(xiàng)目、市場、對(duì)手、用戶的情況進(jìn)行價(jià)格調(diào)整，這時(shí)就可以使用備份的報(bào)價(jià)單。特別是公司到異地投標(biāo)，要想重做報(bào)價(jià)單，時(shí)間基本上是不允許的。

　　5）密封條的處理：在規(guī)定的投標(biāo)文檔密封條基礎(chǔ)上，一定要多準(zhǔn)備幾張備用的密封條，當(dāng)然是蓋好章的，特別是公司到異地投標(biāo)，市場信息千變?nèi)f化，你不可能保證在投標(biāo)前不修改你的價(jià)格和投標(biāo)書。

　　6）商務(wù)投標(biāo)書中的資質(zhì)和要求公司蓋章的部分一定要對(duì)照招標(biāo)書的要求，嚴(yán)格檢查，這部分的錯(cuò)誤和遺漏將有可能造成廢標(biāo)，因此，最好有兩個(gè)以上的人員專門檢查核對(duì)。

　　7）對(duì)于一個(gè)集團(tuán)公司下的多個(gè)法人公司之間，可能存在資質(zhì)共享的情況，這時(shí)，應(yīng)該注意檢查哪些資質(zhì)不是投標(biāo)法人單位的資質(zhì)，如果本投標(biāo)法人單位的資質(zhì)，應(yīng)該請(qǐng)資質(zhì)擁有的法人單位簽署授權(quán)聲明，否則，招標(biāo)時(shí)可能造成“擅用第三方公司的資質(zhì)欺騙招標(biāo)單位”的后果而成為廢標(biāo)。

投標(biāo)書的編寫最核心的要點(diǎn)是要逐條響應(yīng)招標(biāo)書，不能有遺漏。作為一個(gè)大的公司或集團(tuán)，需要也應(yīng)該制定統(tǒng)一的《投標(biāo)標(biāo)書編寫規(guī)范與指南》，通過積累，建立一個(gè)投標(biāo)書模版庫，以保證投標(biāo)書的質(zhì)量、縮短投標(biāo)書的編寫周期。

　　2．2．3 參加投標(biāo)

　　對(duì)于比較大的項(xiàng)目，參加投標(biāo)的團(tuán)隊(duì)的人員合理分配是很重要的，根據(jù)項(xiàng)目具體情況，可將投標(biāo)人員按照編寫標(biāo)書分工的情況分為：商務(wù)人員、技術(shù)人員。繼續(xù)細(xì)分為商務(wù)聯(lián)系人員、商務(wù)投標(biāo)人員、技術(shù)部分可以分為負(fù)責(zé)網(wǎng)絡(luò)部分的、體系結(jié)構(gòu)的、應(yīng)用系統(tǒng)功能的人員等。

　　參加投標(biāo)人員應(yīng)該統(tǒng)一服飾，穿統(tǒng)一的職業(yè)裝，佩戴公司的標(biāo)志，自信、自然，給招標(biāo)評(píng)委一個(gè)良好的整體形象。嚴(yán)格遵循招標(biāo)紀(jì)律。

　　通常情況下，不要過多的對(duì)熟悉的評(píng)委交流。盡管前期與用戶有充分的接觸，可能與一些評(píng)委熟悉并有良好的關(guān)系，但是，在招標(biāo)的正式場所，通常是禮貌的打一下招呼，寒喧一下即可，不易與用戶有太多的交流和親密交談，這些舉動(dòng)可能會(huì)造成其它評(píng)委的誤會(huì)，也可能會(huì)給對(duì)手“授之以柄”。除非你是專門的、有特殊目的的行為，例如，在有些情況下，與招標(biāo)中的最好領(lǐng)導(dǎo)或核心人員表現(xiàn)出親密的關(guān)系，可以給其它評(píng)委造成“某某人可能已經(jīng)偏向某公司了，我也應(yīng)該順勢而為”的誤導(dǎo)，同時(shí)，給對(duì)手造成更大的心理壓力和負(fù)擔(dān)。但這種方式有很多風(fēng)險(xiǎn)，要非常。慎重。

　　在投標(biāo)前，講標(biāo)的每一部分應(yīng)該準(zhǔn)備好相應(yīng)的幻燈片，幻燈片的作用有兩個(gè)，一是通過文字、圖片、動(dòng)畫等多種方式，比較直觀的向評(píng)委傳達(dá)信息，便于評(píng)委對(duì)講解內(nèi)容的理解，二是通過幻燈片，幫助講標(biāo)人自己規(guī)范思路，不至于跑題。因此，幻燈片制作，要以這兩個(gè)作用為目標(biāo)。每張幻燈片講些什么內(nèi)容，講多長時(shí)間，都要做到心中有數(shù)。

　　最好有實(shí)際的演示，結(jié)合演示講標(biāo)。作為行業(yè)應(yīng)用軟件的用戶，比較重視投標(biāo)廠商以往同類系統(tǒng)的業(yè)績，如果能向用戶展示同類的應(yīng)用系統(tǒng)，結(jié)合實(shí)例演示來講解系統(tǒng)的體系結(jié)構(gòu)、功能特點(diǎn)，通常會(huì)取得較好的效果。但是，在展示以往系統(tǒng)的時(shí)候，要注意揚(yáng)長避短，屏蔽掉一些系統(tǒng)的弱點(diǎn)和缺陷，同時(shí)要注意演示的時(shí)間控制。

　　對(duì)投標(biāo)中使用的設(shè)備要主要保護(hù)，投標(biāo)中使用的筆記本電腦，在安裝好演示系統(tǒng)和幻燈片后，要對(duì)設(shè)備慎重使用，防止設(shè)備的意外損壞導(dǎo)致投標(biāo)中的設(shè)備異常，例如，注意防病毒、防止意外碰壞，不要在投標(biāo)出差期間用筆記本電腦到網(wǎng)吧上網(wǎng)，在賓館中防止電腦進(jìn)水、摔壞，不要輕易整理計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的文件，可能因?yàn)椴恍⌒膭h除某文件造成系統(tǒng)不能正常啟動(dòng)。最好在投標(biāo)出差前將系統(tǒng)的安裝盤，應(yīng)用系統(tǒng)的安裝盤等備份好，有條件的可以采用兩套筆記本電腦安裝。

　　適當(dāng)?shù)呐c參加投標(biāo)的對(duì)手交談，也許下次你們還會(huì)在另外一次投標(biāo)中對(duì)陣，也許下次他與你并肩戰(zhàn)斗，通過交談，你也可以意外的獲得一些有用的信息。

　　2．2．4 商務(wù)和技術(shù)談判

　　在預(yù)中標(biāo)后，將會(huì)進(jìn)行商務(wù)和技術(shù)談判，售前技術(shù)支持人員主要參加技術(shù)協(xié)議的談判和起草。

　　技術(shù)協(xié)議的談判是降低項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)的關(guān)鍵過程，談判的成果－技術(shù)協(xié)議書通常會(huì)作為合同的附件，直接影響到項(xiàng)目實(shí)施的難度和風(fēng)險(xiǎn)。因此，一定要耐心、細(xì)致，不能為了盡快簽合同，就草草了事。

　　技術(shù)協(xié)議的目的是界定好功能邊界和深度。特別是在行業(yè)應(yīng)用軟件中，投標(biāo)文件和講標(biāo)中，通常會(huì)有忽略一個(gè)“度”。如應(yīng)用系統(tǒng)的深度、功能的具體邊界、新技術(shù)采用的程度等問題，往往是比較模糊的，很大的可能性是雙方在這些方面的認(rèn)識(shí)存在著較大的差異，這些差異的會(huì)給后續(xù)的項(xiàng)目實(shí)施帶來風(fēng)險(xiǎn)。技術(shù)協(xié)議的談判就是要對(duì)這些“度”進(jìn)行控制，對(duì)敏感問題和技術(shù)難點(diǎn)要進(jìn)行溝通，達(dá)成共識(shí)，注意不能在技術(shù)協(xié)議中出現(xiàn)“全面解決某某問題”、“完全解決”等模糊的字眼，這種模糊的界定會(huì)給項(xiàng)目開發(fā)帶來很大的風(fēng)險(xiǎn)，都必須討論清楚，將完成的深度和采用的技術(shù)手段寫入技術(shù)協(xié)議中，使項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)在項(xiàng)目實(shí)施前就得到充分的展示和控制。