綜合管理：工程投標管理

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　　一、投標工作日常管理

　　在組織結(jié)構(gòu)的設(shè)置上，企業(yè)要有負責投標的專門機構(gòu)，即使沒有專門的機構(gòu)，也要有一個業(yè)務(wù)相近的部門歸口負責管理本企業(yè)的投標工作。其基本工作應該包括：投標臺帳的建立和維護、編制資格預審文件、辦理參加投標手續(xù)、研究投標報價策略、牽頭組織編寫投標文件、負責投標過程中的澄清與答疑、打印出版投標文件、遞交投標文件、辦理投標保證退還、參加定標前后的談判，直至定標后簽訂工程合同。

　　除以上基本的工作外，負責投標報價管理的部門還應在平時將以下工作納入日常業(yè)務(wù)的范疇內(nèi)：

　　1. 設(shè)備材料價格庫建立與維護

　　投標的競爭，很大程度上體現(xiàn)在價格的競爭上，因此除了對具體投標項目進行必要的詢價，負責投標管理的部門還應該負責組織建立設(shè)備、材料的價格庫，這樣不僅可以在投標報價時對能獲得的詢價設(shè)備材料價格進行修正，還能在時間緊急或詢價困難的情況下利用價格庫的信息進行投標項目的報價。

　　2. 已執(zhí)行項目風險收集

　　對于風險的防范，除去對投標項目招標文件的認真分析研究外，更多的要來自于已經(jīng)執(zhí)行的合同項目的執(zhí)行反饋，在其他執(zhí)行的項目上發(fā)生的風險，在新投標的項目上不應該再出現(xiàn)或者能有應對的措施減輕風險的損害。因此，需要負責組織投標的部門定期從正在執(zhí)行的項目上通過走訪或問卷的形式，就已執(zhí)行工程項目遇到的各類風險進行調(diào)查、整理和匯總。避免在新項目投標時，對已知的風險仍沒有采取措施進行防范和應對。

　　3.建立投標技術(shù)文件標準文本

　　使用標準的文本和格式可以節(jié)省大量的時間和人力，為提高報價工作效率，投標人應在多年、大量的投標文件基礎(chǔ)上進行總結(jié)，分析形成標準投標文件技術(shù)文件模板，對一般投標文件的技術(shù)文件的通用部分，如項目控制和執(zhí)行、設(shè)計管理和協(xié)調(diào)、采購管理、施工管理、質(zhì)量管理、HSE管理等形成相對固定的格式，一旦接到投標任務(wù)即可在此模板的基礎(chǔ)上進行有針對性的修改和完善，快速形成高質(zhì)量的投標文件的技術(shù)部分。

　　二、資格預審的編制

　　對于投標項目而言，資格預審文件的填報質(zhì)量直接關(guān)系到企業(yè)能否通過資格預審，進而獲得下一步參與投標項目的機會。因此資格預審文件的編寫質(zhì)量在投標過程中也是非常重要的一環(huán)，尤其是在一般的、技術(shù)要求不高、參與投標人眾多的工程項目上，企業(yè)更不能僅僅因為資格預審文件的質(zhì)量而喪失參與投標的機會。

　　資格預審文件的編制應與招標人的要求一致，一般可由負責投標管理的部門單獨完成。隨著企業(yè)不斷的發(fā)展以及承接項目的變化，企業(yè)的人力資源狀況、在建項目人力資源負荷、企業(yè)資格或等級證書等都會有動態(tài)的變化，應有專人負責人公司資質(zhì)文件、企業(yè)合同業(yè)績、企業(yè)公司信息等內(nèi)容資料的維護，避免導致企業(yè)人力資源已經(jīng)發(fā)展、合同業(yè)績已經(jīng)增加、資質(zhì)等級已經(jīng)升級，卻在資格預審文件編制時仍然使用舊證書、舊數(shù)據(jù)的情況。

　　三、投標前的準備

　　獲得相應的投標信息，經(jīng)過科學決策后企業(yè)決定參與項目的投標，就進入投標前的準備階段。投標前的準備工作一般分為以下幾個階段：

　　1.招標文件購買

　　在通過資格預審后，按照招標人規(guī)定的時間和地點購買招標文件。此項工作應由負責管理投標工作的部門承擔。當然，購買招標文件并不是簡單的文件購買，最好同時能獲得有哪些競爭對手參與、招標人招標工作的組織狀況、招標項目的項目進展等相關(guān)信息，為投標決策收集有用的信息。

　　2.投標組織建立

　　根據(jù)投標項目的特點、招標文件的具體要求，應由負責管理投標工作的部門提出投標組織建立計劃。投標組織建立計劃應包括投標經(jīng)理提名、技術(shù)文件、商務(wù)文件編寫參與人員需求、投標文件編寫進度計劃等內(nèi)容。

　　能否按照招標文件的要求編制出符合招標文件要求的投標文件、體現(xiàn)企業(yè)優(yōu)勢和執(zhí)行投標項目的能力，關(guān)鍵是參與編寫投標文件的人員的自身素質(zhì)的高低，以及投標組織自身運作對投標的控制力和協(xié)調(diào)力。參與投標的人員一般構(gòu)成為：
投標經(jīng)理：根據(jù)投標項目的特點以及企業(yè)自身的人才儲備情況，選定一位有類似工程經(jīng)驗、具備投標組織能力的人員擔當投標項目的投標經(jīng)理，全面負責投標項目的投標工作，進行整個投標工作的組織、協(xié)調(diào)和管理。

　　經(jīng)營管理人員：主要是指從事工程項目經(jīng)營管理、理解公司經(jīng)營方針和規(guī)劃的人員。此類人員應知識面廣、經(jīng)驗豐富，具備一定的法律知識和實際工作經(jīng)驗，有較強的溝通和協(xié)調(diào)能力。經(jīng)營管理人員負責協(xié)調(diào)投標工作中與招標人的關(guān)系，及時了解投標項目的動態(tài)，為投標決策提供準確的信息和決策依據(jù)。

　　技術(shù)專業(yè)人員：主要是指從事技術(shù)研發(fā)、工程設(shè)計、工程施工、工程采購、項目管理等各類專業(yè)人員。此類人員應具備熟練的專業(yè)技能、豐富的專業(yè)知識，能從本企業(yè)的實際出發(fā)，在投標過程中進行技術(shù)標文件的編寫。

　　商務(wù)金融類人員：主要是指從事法務(wù)、合同、概預算、財務(wù)、保險、稅務(wù)等各類專業(yè)人員。此類人員應具備豐富的法律知識、掌握現(xiàn)行的法律法規(guī)、熟知工程計價的標準，能根據(jù)實際在投標過程中進行商務(wù)文件的編寫。

　　3.招標文件研究

　　投標組織建立后，所有參與投標項目的人員應從本專業(yè)的角度出發(fā)對招標文件進行仔細的研究與分析。

　　投標初期主要是通過對招標文件的研究和分析，發(fā)現(xiàn)其中表達不清、相互矛盾、明顯錯誤等問題，及時向招標人提出質(zhì)詢。

　　隨著投標的深入，參與投標的人員應該對投標者須知、通用合同條件、專用合同條件、技術(shù)規(guī)范、圖紙、設(shè)計資料、工程量清單，以及各種保函的格式等必要的附件，進行更細致的研究，以便能夠吃透招標文件，了解己方的工作范圍和責任，正確理解業(yè)主的意圖。

　　4.現(xiàn)場勘踏

　　現(xiàn)場勘踏能夠?qū)こ态F(xiàn)場、周邊環(huán)境等客觀條件進行有效的勘察，因此企業(yè)應特別重視。按照招標文件規(guī)定的時間，選派投標組織中合適的人員參與招標人組織的現(xiàn)場勘踏。參與現(xiàn)場勘踏的人員應事先已熟悉招標文件，收集其他投標人員的問題，做到有計劃、有目的的進行勘察。通過現(xiàn)場勘踏，應主要了解投標項目所在地自然條件、施工條件、勞動力供應、設(shè)備材料供應狀況、運輸條件、現(xiàn)場周邊條件、當?shù)亟ㄔO(shè)法規(guī)等內(nèi)容。

　　5.參加標前會

　　參加完現(xiàn)場勘踏，帶著現(xiàn)場勘踏和對招標文件研究分析后的問題，在標前會向招標人提出質(zhì)詢。盡管在投標截止日前，投標人仍有要求解釋澄清的機會，但在標前會對已知問題得到及時的解答，有助于提早對己方投標提供幫助，同時也可及時從其他競爭對手的提問中盡可能地分析競爭對手投標水平及投標策略。