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ERP項目實施過程中的溝通
ERP項目實施過程中的溝通,大體包括三個部分:企業(yè)內(nèi)部之間的溝通;ERP企業(yè)與企業(yè)客戶的溝通,以及ERP企業(yè)的建議和指導(dǎo)企業(yè)客戶員工之間的溝通。
在ERP項目的實施過程中,需要從全局進行考慮,其中關(guān)鍵點很多,而溝通在實施過程中占據(jù)著舉足輕重的作用。
首先,何謂溝通?這里有兩個因素存在:溝,溝壑;通,通暢,也就是說,在人與人之間存在溝壑的前提下,然后經(jīng)過一系列努力和行動,使溝壑變成了暢通之路。
ERP項目實施過程中的溝通,大體包括三個部分:企業(yè)內(nèi)部之間的溝通;ERP企業(yè)與企業(yè)客戶的溝通,以及ERP企業(yè)的建議和指導(dǎo)企業(yè)客戶員工之間的溝通。
以致力于我國制造業(yè)信息化為己任的北京機械工業(yè)自動化研究所(以下簡稱北自所),積累30年在制造業(yè)信息化管理咨詢、ERP軟件開發(fā)、實施服務(wù)的經(jīng)驗,在實施的過程中,更加注重溝通的重要性,對溝通的方法,技巧和內(nèi)容方面也有著自己獨到的見解和優(yōu)勢。
一、ERP企業(yè)內(nèi)部之間的溝通:指的是在ERP項目實施過程中,ERP企業(yè)內(nèi)部各部門之間的溝通。北自所在實施ERP的過程中,實施顧問不但和本部門的實施人員保持著及時良好的溝通,吸取大量優(yōu)秀的實施經(jīng)驗,保證ERP項目的順利實施,而且還和其他部門例如研發(fā)部的人員保持良好的及時有效的溝通,通過企業(yè)內(nèi)部的有效溝通從而保證了北自所的 RS10產(chǎn)品的優(yōu)秀的品質(zhì),給實施了RS10的企業(yè)錦上添花。
二、ERP企業(yè)與客戶的溝通:包括三個方面:
①ERP企業(yè)實施人員要和客戶的管理層人員進行良好的交流;
②ERP企業(yè)實施人員要和客戶的信息中心的人進行良好的溝通;
③ERP企業(yè)實施人員要和客戶的業(yè)務(wù)人員有良好的溝通。
北自所在實施ERP的過程中,實施顧問向來注重與客戶的溝通,定期與客戶的管理層人間進行溝通,確保ERP項目的進度和方向符合制定的方案,使得客戶的管理層能夠及時了解ERP項目的進展情況。
與客戶信息中心的人建立良好的工作關(guān)系,深刻了解客戶的信息化的需求以及企業(yè)的軟硬件狀況和實施的難度等等,給實施人員把握實施進度和制定實施計劃提供了具有很高參考價值的信息。
而與客戶的業(yè)務(wù)人員,北自所的實施顧問則經(jīng)常深入現(xiàn)場和車間等與他們面對面的調(diào)研,以便了解客戶業(yè)務(wù)人員的實際需求,保證項目的正常順利的進行。
三、ERP企業(yè)的建議和指導(dǎo)客戶員工之間的溝通:這方面,北自所經(jīng)過30的豐富的實施經(jīng)驗,有著業(yè)界幾乎最豐富的實施經(jīng)驗,溝通經(jīng)驗,以及溝通內(nèi)容和方法,這也是北自所在溝通方面的獨到之處,從根本上確保了ERP項目的順利進行,保證了項目實施的成功率。
①期初數(shù)據(jù)準備時:
實施ERP項目,期初數(shù)據(jù)的準備是至關(guān)重要的,而期初數(shù)據(jù)的準備,必須是客戶各個部門進行良好溝通共同得出的結(jié)果,如果他們沒有進行良好溝通,不能準備統(tǒng)一準確的期初數(shù)據(jù),那么對于后期的ERP的實施造成的困難是巨大的。所以,北自所在實施ERP的過程中,對客戶期初數(shù)據(jù)準備過程中客戶部門之間的溝通以及怎么提供一個統(tǒng)一準確的期初數(shù)據(jù)提出了建設(shè)性的建議,必要的時候給予指導(dǎo),同時,北自所也能在指導(dǎo)客戶溝通的過程中發(fā)現(xiàn)客戶問題的癥結(jié)所在,以針對企業(yè)的問題特點制定合適的實施計劃。
②系統(tǒng)運行中:
在ERP實施的過程中,大部分業(yè)務(wù)和問題能夠用軟件來圓滿解決,但是有部分業(yè)務(wù),因為部門之間的業(yè)務(wù)的沖突,造成了程序?qū)崿F(xiàn)不了的假象,一般情況下,經(jīng)過客戶之間的溝通往往能夠找到一個切實可行的辦法。例如我們曾實施過的某企業(yè)的物資科,業(yè)務(wù)員的接收單是按噸接收,入庫單位是按件,而供應(yīng)商開具的真實發(fā)票上沒有明細到件,因為條件不允許,件數(shù)太多,造成了業(yè)務(wù)員不能參照發(fā)票錄入到應(yīng)付系統(tǒng)里,只能參照接收單進行發(fā)票錄入,因為一張接收單對應(yīng)了實際的多張發(fā)票。RS10系統(tǒng)中支持多張發(fā)票在系統(tǒng)中作為一張發(fā)票進行錄入,所以理論上允許物資科的業(yè)務(wù)人員按接收單進行發(fā)票錄入,實際的多張發(fā)票在系統(tǒng)中作為一張發(fā)票存在。但是,到了財務(wù)科,問題出現(xiàn)了,財務(wù)生成憑證是要按照實際發(fā)票,一張發(fā)票生成一張憑證的,所以,這時候物資科和財務(wù)科就有了矛盾,互不相讓,造成了RS10不能解決的問題的假象,這時候,北自所的實施顧問,對問題進行了分析,發(fā)現(xiàn)關(guān)鍵點是發(fā)票錄入的參照單據(jù)的來源,于是指導(dǎo)客戶兩個部門進行良好溝通,與物資和財務(wù)的兩位主任共同達成了一致,得到了一個很方便的解決方案:讓供應(yīng)商在開具發(fā)票的時候,每張發(fā)票后面都附一張明細,對供應(yīng)商來說不是什么問題,而物資科的業(yè)務(wù)員在發(fā)票錄入的時候,能按照實際發(fā)票進行發(fā)票錄入,財務(wù)也能正常做賬,問題就能得到了較為圓滿的解決。
溝通,就是那么的重要:集百家之長,避一己之短,集眾人之力,筑百尺高臺!30年來,北自所正是注重溝通在實施ERP項目中的重要性,造就了現(xiàn)在ERP實施成功率遠遠高于其他ERP廠商,良好口皆碑的今天!
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