項(xiàng)目管理過程之進(jìn)度控制

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項(xiàng)目的進(jìn)度控制
簡(jiǎn)單說，進(jìn)度控制就是比較實(shí)際狀態(tài)和計(jì)劃之間的差異，并作出必要的調(diào)整使項(xiàng)目向有利的方向發(fā)展。這其實(shí)也說明計(jì)劃和實(shí)際狀態(tài)之間總會(huì)存在一些差異，也就是 “計(jì)劃跟不上變化”，有的人因此得出結(jié)論“計(jì)劃沒用”。那么，面對(duì)不斷變化的實(shí)際情況，計(jì)劃到底有沒有用？有什么用？


其實(shí)，沒有“計(jì)劃”便無(wú)從談“變化”，也就是說計(jì)劃只是一個(gè)基準(zhǔn)，它是對(duì)未來(lái)的“預(yù)測(cè)”，或者說計(jì)劃好象一個(gè)準(zhǔn)星，它指定的方向可以命中目標(biāo)，但在子彈飛行過程中會(huì)受各種因素影響，不能保證一定命中目標(biāo)。但可以肯定的是，沒有準(zhǔn)星命中的可能性會(huì)大大降低，因?yàn)槟銦o(wú)法記錄偏差和修正彈道。工作中計(jì)劃的作用是協(xié)調(diào)工作、分析變化，如果不根據(jù)計(jì)劃執(zhí)行并進(jìn)行必要的控制，計(jì)劃沒有什么意義。也就是說控制過程中計(jì)劃才能發(fā)揮作用。

進(jìn)度控制可以分成四個(gè)步驟：Plan（計(jì)劃）、Do（執(zhí)行）、Check（檢查）和Action（行動(dòng)），簡(jiǎn)稱PDCA。關(guān)于Plan（計(jì)劃）的我們?cè)谝郧暗恼鹿?jié)中已經(jīng)討論了很多，這里不做贅述。但不要指望計(jì)劃打印出來(lái)往墻上一掛大家就會(huì)照著執(zhí)行，在開始執(zhí)行前還有重要一環(huán)：任務(wù)的委派。

委派在進(jìn)度的控制中有非常重要的地位，很多時(shí)候計(jì)劃失控并非因?yàn)槟硞€(gè)人不努力，而僅僅是因?yàn)闆]有弄清要求。正確的委派活動(dòng)要控制好三個(gè)關(guān)鍵點(diǎn)：時(shí)間點(diǎn)、交付物、責(zé)任人。


時(shí)間點(diǎn)是指任務(wù)明確的開始/結(jié)束時(shí)間，最后同時(shí)交代清楚工作上下游關(guān)系；
交付物是指任務(wù)的結(jié)果，一般是工作產(chǎn)品。交付物應(yīng)明確指明具體要求；
責(zé)任人是指“出了問題你該找的那個(gè)人”。如果需要幾個(gè)人協(xié)作完成任務(wù)，一定要明確指明誰(shuí)負(fù)責(zé)，不能為了搞平衡而讓他們共擔(dān)責(zé)任，這可能造成誰(shuí)都不擔(dān)責(zé)任。
任務(wù)委派最好有文字記錄，如果任務(wù)比較簡(jiǎn)單，可以用責(zé)任矩陣描述，而復(fù)雜的任務(wù)可以給每個(gè)人任務(wù)書。無(wú)論采用那種方式，委派時(shí)最好要當(dāng)面溝通和確認(rèn)，并得到責(zé)任人的承諾。為了確保責(zé)任人真的理解了任務(wù)，可以在說明任務(wù)后讓責(zé)任人復(fù)述一遍，有意思的是一般你都會(huì)發(fā)現(xiàn)不符或遺漏。如果組織結(jié)構(gòu)不只一層，委派任務(wù)時(shí)還要向下“看一級(jí)”，即看看你的下級(jí)是否正確地將任務(wù)委派給了它的下級(jí)，實(shí)踐證明“看一級(jí)”對(duì)提高項(xiàng)目的控制力度非常有效。

任務(wù)委派完成后當(dāng)然就是執(zhí)行（Do）了。執(zhí)行過程中項(xiàng)目經(jīng)理及時(shí)溝通情況和交流進(jìn)展，調(diào)度和協(xié)調(diào)資源，處理變更和應(yīng)付意外。這個(gè)過程說起來(lái)簡(jiǎn)單，但實(shí)際做起來(lái)就難了，這里不多討論。

檢查（Check）可以在執(zhí)行過程中的檢查點(diǎn)進(jìn)行，也可以在特地的時(shí)點(diǎn)進(jìn)行。檢查的目的是比較實(shí)際情況與計(jì)劃差異，以確定當(dāng)前的狀態(tài)。比較正式的檢查方式有例會(huì)、周報(bào)、匯報(bào)；非正式的方式包括口頭詢問、非工作時(shí)間的交流。另外，交付物的質(zhì)量和提交情況、變更記錄也是重要的檢查手段。

在正式檢查方法中，例會(huì)是一種非常簡(jiǎn)單有效的方式。例會(huì)可以在周末召開，也可以在周一召開。個(gè)人建議周一好些，一是經(jīng)過周末可能事情又發(fā)生了變化，應(yīng)該在一起重新更新一下；二是不必讓大家周末就開始承受下周任務(wù)的壓力。召開例會(huì)應(yīng)注意以下幾點(diǎn)：


例會(huì)以檢查和確認(rèn)為主。檢查任務(wù)完成了嗎？沒完成的原因是什么？需要多長(zhǎng)時(shí)間才能完成？不要責(zé)備、埋怨或談項(xiàng)目計(jì)劃無(wú)關(guān)的事。
在確認(rèn)了當(dāng)前狀態(tài)后，再討論該如何調(diào)整工作或計(jì)劃，并一定要落實(shí)到具體的行動(dòng)方案上。
對(duì)于需要確認(rèn)的問題，可以安排一系列只由相關(guān)人員參加的專題討論，而不必要讓所有的人在一起討論一些局部的話題。
例會(huì)的結(jié)果要形成會(huì)議紀(jì)要或填寫周報(bào)。這些文件應(yīng)該保存，并可能作為下次會(huì)議的前提和依據(jù)。
為了檢查方便，在制定計(jì)劃時(shí)要注意任務(wù)的顆粒度要適中，即應(yīng)該盡量讓任務(wù)的工期小于檢查周期，這樣例會(huì)上可以比較確切