項(xiàng)目運(yùn)作過程的階段性設(shè)計(jì)

申請免費(fèi)試用、咨詢電話：400-8352-114

　　隨著經(jīng)濟(jì)的發(fā)展和科技的進(jìn)步，項(xiàng)目已經(jīng)成為競爭與合作的最基本和最普遍的形式，項(xiàng)目運(yùn)作能力和運(yùn)作質(zhì)量也成為競爭與合作成敗的關(guān)鍵。研究項(xiàng)目運(yùn)作的一般過程及其規(guī)律，樹立具有實(shí)用價(jià)值的項(xiàng)目運(yùn)作理念，對于強(qiáng)化企業(yè)的執(zhí)行力和市場競爭力，都具有廣泛而現(xiàn)實(shí)的意義。

　　項(xiàng)目管理與項(xiàng)目運(yùn)作

　　項(xiàng)目管理，簡言之，就是對項(xiàng)目實(shí)行的管理。它通過調(diào)配有關(guān)資源，對項(xiàng)目的有關(guān)活動(dòng)進(jìn)行計(jì)劃、組織、監(jiān)督、控制。項(xiàng)目運(yùn)作是一項(xiàng)多方參與的心態(tài)、事態(tài)、物態(tài)及環(huán)境多維互動(dòng)的系統(tǒng)工程，是項(xiàng)目相關(guān)人員利用有限資源，為立項(xiàng)和達(dá)成項(xiàng)目目標(biāo)付出的努力及回報(bào)，是組織內(nèi)外部資源與環(huán)境互動(dòng)的過程。

　　相關(guān)人員包括項(xiàng)目概念提出者、市場調(diào)研者、立項(xiàng)倡導(dǎo)者、規(guī)格書／標(biāo)書擬定者、營銷／投標(biāo)者、協(xié)議／合同談判者、項(xiàng)目實(shí)施策劃者、項(xiàng)目管理人員、項(xiàng)目具體實(shí)施人員、客戶以及其他相關(guān)人員。

　　有限的資源包括項(xiàng)目所需的人、財(cái)、物、技術(shù)、信息等，還包括特定的公共關(guān)系、人脈關(guān)系等社會(huì)關(guān)系資源、政策環(huán)境因素等。這些資源是能否立項(xiàng)、能否開展項(xiàng)目、能否順利完成項(xiàng)目的基礎(chǔ)。

　　項(xiàng)目目標(biāo)是指，要在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)、在預(yù)算成本范圍內(nèi)，高質(zhì)量地完成客戶的要求（包括產(chǎn)品或服務(wù)）；而且還包括項(xiàng)目的成果回報(bào)、經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)以及對項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員和企業(yè)發(fā)展的長遠(yuǎn)影響等。

　　項(xiàng)目生命周期及其階段劃分

　　M.Abdomerovic，G.Blakemore認(rèn)為，項(xiàng)目包括創(chuàng)造產(chǎn)品和為此組織必要工作的所有過程，即基于產(chǎn)品的過程和項(xiàng)目管理的過程，而且這些過程貫穿了項(xiàng)目的整個(gè)生命周期。他們雖然高度概括了項(xiàng)目中兩個(gè)相互交織、不可分割的過程，對項(xiàng)目運(yùn)作具有一定的理論指導(dǎo)價(jià)值，使人們對項(xiàng)目運(yùn)作有了一個(gè)戰(zhàn)略性的認(rèn)識(shí)，但要據(jù)此進(jìn)行項(xiàng)目運(yùn)作，卻是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的，還缺乏可操作性。

　　也有學(xué)者認(rèn)為，項(xiàng)目的生命周期可分為三個(gè)階段：項(xiàng)目策劃階段（主要指項(xiàng)目發(fā)起、可行性研究、項(xiàng)目立項(xiàng)、初步設(shè)計(jì)、詳細(xì)設(shè)計(jì)等）、項(xiàng)目實(shí)施階段（項(xiàng)目的具體實(shí)施建設(shè)和竣工驗(yàn)收）、項(xiàng)目運(yùn)營階段（項(xiàng)目的運(yùn)營維護(hù)階段，直至項(xiàng)目廢止）。這些學(xué)者對項(xiàng)目生命周期的階段劃分簡明扼要，讓人們對項(xiàng)目運(yùn)作有了一個(gè)實(shí)踐性的初步認(rèn)識(shí)，總的說來還是一個(gè)戰(zhàn)略性的階段劃分，但據(jù)此操作，仍會(huì)有無從下手之感。

　　Jack Gido，James P.Clements認(rèn)為，項(xiàng)目生命周期分為識(shí)別需求、提出解決方案、執(zhí)行項(xiàng)目、結(jié)束項(xiàng)目四個(gè)階段。在不同階段里，由不同的成員和資源扮演主要角色，每個(gè)階段相關(guān)的投入力量和時(shí)間有差異，項(xiàng)目生命周期的長度從幾個(gè)星期到幾年不等，依據(jù)項(xiàng)目內(nèi)容、復(fù)雜性和規(guī)模而定。而且，并不是所有項(xiàng)目都必然經(jīng)歷項(xiàng)目生命周期的四個(gè)階段。相比前述觀點(diǎn)，IackGido，James P.Clements對項(xiàng)目生命周期的認(rèn)識(shí)和階段劃分，接觸到了項(xiàng)目運(yùn)作的一些實(shí)質(zhì)，但對項(xiàng)目運(yùn)作的關(guān)鍵點(diǎn)仍不夠清晰。

　　還有一些學(xué)者認(rèn)為，項(xiàng)目管理過程可分解為五個(gè)階段，即啟動(dòng)過程、計(jì)劃過程、執(zhí)行過程、控制過程和收尾過程。相比前述觀點(diǎn)，該文獻(xiàn)中對項(xiàng)目管理過程的階段劃分，更接近實(shí)際一些，但項(xiàng)目運(yùn)作的關(guān)鍵點(diǎn)仍體現(xiàn)不足，階段劃分也有些籠統(tǒng)，可操作性仍不夠。

　　其他一些學(xué)者所涉及的項(xiàng)目管理過程與上述大同小異。他們對項(xiàng)目管理過程階段的劃分讓人們對項(xiàng)目管理過程有了一個(gè)初步的了解和概念性的認(rèn)識(shí)，但都不同程度顯得有些籠統(tǒng)，難以借鑒和操作。

　　項(xiàng)目運(yùn)作究竟應(yīng)該如何劃分？哪些是它的關(guān)鍵點(diǎn)？如何把握這些關(guān)鍵點(diǎn)？這些都是具有應(yīng)用價(jià)值的現(xiàn)實(shí)課題。

　　項(xiàng)目運(yùn)作過程及階段設(shè)計(jì)

　　無論是房屋建筑、道橋施工等勞動(dòng)密集型項(xiàng)目，還是航空航天、軟件開發(fā)、新產(chǎn)品創(chuàng)新等知識(shí)密集型項(xiàng)目，都有其共通的動(dòng)態(tài)運(yùn)作過程。筆者認(rèn)為，項(xiàng)目運(yùn)作應(yīng)把握住項(xiàng)目獲取、啟動(dòng)、策劃、實(shí)施、調(diào)整、驗(yàn)交和延伸這七大關(guān)鍵點(diǎn)，并據(jù)此劃分項(xiàng)目過程，這樣更有利于提高項(xiàng)目管理的可操作性。

　　1.項(xiàng)目獲取過程。它是指組織或個(gè)人在項(xiàng)目合同或協(xié)議簽訂前，為爭取到項(xiàng)目所做的努力，是該階段所進(jìn)行的一系列活動(dòng)和事件的集合。比如，從用戶反饋意見中獲得。的產(chǎn)品革新建議、從走訪老客戶中獲取到的開發(fā)新產(chǎn)品的靈感、從市場調(diào)研中尋找到的產(chǎn)品創(chuàng)新思路等；還包括需求分析、技術(shù)規(guī)格確定、初步方案設(shè)計(jì)優(yōu)選、準(zhǔn)備投標(biāo)書、擬簽協(xié)議書、進(jìn)行投標(biāo)、技術(shù)協(xié)商、商務(wù)談判和簽訂合同等。這些活動(dòng)并不都是管理者的事情，大量的工作需要相關(guān)員工的不懈努力和智慧發(fā)揮。項(xiàng)目獲取是項(xiàng)目運(yùn)作的前提和基礎(chǔ)。項(xiàng)目獲取過程主要體現(xiàn)的是企業(yè)、團(tuán)隊(duì)或個(gè)人的市場競爭能力和市場開拓能力。

　　2.項(xiàng)目啟動(dòng)過程。它是指項(xiàng)目合同或協(xié)議簽訂后，項(xiàng)目主管部門將該項(xiàng)目有關(guān)的技術(shù)規(guī)格要求、產(chǎn)品數(shù)量、完成時(shí)間、經(jīng)費(fèi)約束等信息，通過會(huì)議或資料傳遞給其他相關(guān)部門，布置主攻任務(wù)和配合任務(wù)，確定項(xiàng)目總負(fù)責(zé)人和項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)，部門互提資料做好準(zhǔn)備工作，明確項(xiàng)目正式啟動(dòng)，時(shí)間進(jìn)入倒計(jì)時(shí)。項(xiàng)目的啟動(dòng)過程可以體現(xiàn)出一個(gè)組織的管理風(fēng)格和效率。

　　3.項(xiàng)目策劃過程。它是指項(xiàng)目正式啟動(dòng)后，在項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)對項(xiàng)目資料充分理解消化的基礎(chǔ)上，項(xiàng)目主管部門協(xié)調(diào)各相關(guān)部門參與其中，以便分解項(xiàng)目任務(wù)、擬訂進(jìn)度計(jì)劃、協(xié)調(diào)資源供應(yīng)、落實(shí)責(zé)任人，并對環(huán)境條件、約束條件、資源配置、技術(shù)方法、工作程序、操作規(guī)程等進(jìn)行初步確定，并盡可能逐層細(xì)化，形成便于實(shí)施的行動(dòng)方案。策劃要明確確定項(xiàng)目目標(biāo)，并分解為若干子目標(biāo)、分期分階段目標(biāo)；確定達(dá)成這些目標(biāo)需完成的各項(xiàng)任務(wù)；各項(xiàng)任務(wù)的要求及所要達(dá)到的指標(biāo)和時(shí)間；各項(xiàng)任務(wù)所需資源、如何提供、是獨(dú)占還是共享資源、占用時(shí)間等方面的考慮；各項(xiàng)任務(wù)由誰負(fù)責(zé)落實(shí)和組織實(shí)施、由誰監(jiān)督檢驗(yàn)把關(guān)確認(rèn)；各任務(wù)具體實(shí)施的主體思路、采取什么樣的技術(shù)方法、大致的工作程序、需要遵守的操作規(guī)程等，應(yīng)由任務(wù)負(fù)責(zé)人組織任務(wù)小組初擬，經(jīng)策劃組討論完善；另外，應(yīng)考慮到各任務(wù)間、各子目標(biāo)間可能會(huì)出現(xiàn)的接口問題，如何進(jìn)行協(xié)調(diào)，需要什么樣的機(jī)制保證，以形成既具體又系統(tǒng)的項(xiàng)目實(shí)施方案。

　　4.項(xiàng)目實(shí)施過程。它是指在策劃方案的基礎(chǔ)上，項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)在相關(guān)部門的支持、配合下，依照本項(xiàng)目相關(guān)技術(shù)方法、工作程序、操作規(guī)程，合理有效地利用資源，按計(jì)劃推動(dòng)項(xiàng)目實(shí)施而付出的努力。在實(shí)施過程中，下一道工序可作為上一道工序的顧客，配合質(zhì)管人員對上一道工序的質(zhì)量進(jìn)行監(jiān)督和驗(yàn)收，嚴(yán)格把關(guān)，確保工序質(zhì)量和整個(gè)項(xiàng)目按質(zhì)按量順利完成。當(dāng)然，要達(dá)此目的，必須要有相應(yīng)的激勵(lì)和約束機(jī)制作保障，要把握好決策與授權(quán)的關(guān)系，做好相關(guān)各方的溝通和協(xié)調(diào)，強(qiáng)化團(tuán)隊(duì)執(zhí)行力。項(xiàng)目的實(shí)施過程是組織管理效率和生產(chǎn)效率的集中體現(xiàn)，是對團(tuán)隊(duì)執(zhí)行力和運(yùn)作水平的集中檢閱。

　　5.項(xiàng)目調(diào)整過程。它是指在項(xiàng)目實(shí)施過程中，由于不可預(yù)見因素的影響，使得項(xiàng)目實(shí)際進(jìn)度、階段成果與計(jì)劃進(jìn)度、預(yù)期結(jié)果發(fā)生了偏差，從而可能需要改進(jìn)工作程序和方法，或調(diào)整資源和進(jìn)度計(jì)劃，確保項(xiàng)目按期完成。在項(xiàng)目實(shí)施過程中，調(diào)整是難免的，關(guān)鍵是要把握好時(shí)機(jī)，及時(shí)做出必要的調(diào)整，將不良影響降到最低限度。另外，調(diào)整要慎重，要有全局觀念和協(xié)同思想；要分析原因，查找問題，對事不對人；解決問題優(yōu)先，責(zé)任追究放后；并要善于總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，避免重復(fù)調(diào)整而引發(fā)混亂。

　　6.項(xiàng)目驗(yàn)交過程。它是指在項(xiàng)目完成、團(tuán)隊(duì)自查認(rèn)為可以交付后，由項(xiàng)目主管部門牽頭，用戶、項(xiàng)目負(fù)責(zé)人、主要責(zé)任人，必要時(shí)相關(guān)部門負(fù)責(zé)人參加，比照項(xiàng)目合同或協(xié)議，由用戶逐項(xiàng)進(jìn)行質(zhì)和量的驗(yàn)收，協(xié)商解決、限期整改不足之處，最后由用戶決定是否同意接收。交付用戶的不僅是項(xiàng)目的直接產(chǎn)品，還應(yīng)有與用戶相關(guān)的配套資料，如檢驗(yàn)報(bào)告、竣工資料、用戶手冊、維護(hù)手冊、服務(wù)指南等。用戶滿意，是項(xiàng)目成功的標(biāo)志。

　　7.項(xiàng)目延伸過程。它是指在項(xiàng)目驗(yàn)交后，一方面要組織力量對用戶提供技術(shù)支持和幫助指導(dǎo)，繼續(xù)完善項(xiàng)目成果；另一方面要對項(xiàng)目進(jìn)行效益核算、成果分配，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，完善技術(shù)資料和歸檔，豐富知識(shí)庫，為其他項(xiàng)目和未來項(xiàng)目的開展提供借鑒。

　　與過去項(xiàng)目運(yùn)作過程的階段劃分相比較，上述項(xiàng)目運(yùn)作過程的階段設(shè)計(jì)更接近項(xiàng)目運(yùn)作實(shí)際。首先，沒有項(xiàng)目的獲取，就談不上后續(xù)的項(xiàng)目管理或項(xiàng)目運(yùn)作過程。項(xiàng)目的獲取過程需要投入一定的資源，付出相應(yīng)的代價(jià)，需要企業(yè)或團(tuán)隊(duì)的良好信譽(yù)與實(shí)力，需要相關(guān)人員的經(jīng)驗(yàn)和智慧，需要項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)把握機(jī)遇、駕馭風(fēng)險(xiǎn)的能力以及良好的公共關(guān)系和環(huán)境適應(yīng)能力，更需要有責(zé)任心、使命感、認(rèn)真負(fù)責(zé)、誠信肯干、吃苦耐勞的工作作風(fēng)。獲取不到項(xiàng)目，付出就可能白費(fèi)。其次，沒有項(xiàng)目的啟動(dòng)，項(xiàng)目運(yùn)作就可能開工不利、步伐混亂、難以協(xié)調(diào)，從而導(dǎo)致項(xiàng)目失敗。同樣，項(xiàng)目不經(jīng)策劃，大家都是摸著石頭過河，河深了，難免被淹，甚至全軍覆沒，結(jié)局可想而知。再次，沒有良好的項(xiàng)目實(shí)施，項(xiàng)目就不可能完成或完成質(zhì)量不高。再有，在項(xiàng)目實(shí)施過程中，調(diào)整是難免的，是經(jīng)常發(fā)生的。再有，項(xiàng)目不經(jīng)客戶驗(yàn)收和與客戶完成交接，就不可能結(jié)束，也收不到應(yīng)得款項(xiàng)，經(jīng)濟(jì)效益就無從體現(xiàn)。還有，項(xiàng)目如果沒有延伸過程，亦即沒有必要的客戶服務(wù)就難以樹立良好的組織形象，就難以得到有效的客戶反饋意見和改進(jìn)建議，難以捕捉到相關(guān)的市場機(jī)會(huì)；不總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)和進(jìn)行技術(shù)整理，就難以提升企業(yè)或團(tuán)隊(duì)的技術(shù)實(shí)力和改進(jìn)將來的工作，可能還會(huì)犯同樣的錯(cuò)誤、走同樣的彎路；不進(jìn)行效益核算和成果分配，就難以確定項(xiàng)目是否有效益，就難以堅(jiān)定員工的信心，也難以持續(xù)調(diào)動(dòng)員工的積極性和創(chuàng)造性。

　　過去，由于項(xiàng)目管理的階段設(shè)計(jì)過于抽象或籠統(tǒng)，過于理論化，上述七個(gè)關(guān)鍵點(diǎn)未能全面地反映出來，容易導(dǎo)致項(xiàng)目運(yùn)作失真或偏離正常軌道。上述項(xiàng)目運(yùn)作過程的階段性設(shè)計(jì)，旨在彌補(bǔ)這一缺陷，從而使項(xiàng)目管理更具有可操作性。