信息化條件下的企業(yè)成本控制系統(tǒng)（圖）

申請免費試用、咨詢電話：400-8352-114

　　當今,以網(wǎng)絡(luò)為中心的信息技術(shù)革命給全球帶來深刻的影響和變革，也給企業(yè)帶來難得的機遇和挑戰(zhàn)。信息網(wǎng)絡(luò)的構(gòu)建對企業(yè)內(nèi)部各個部門的工作方法及業(yè)務(wù)流程產(chǎn)生深遠的影響和變革。在信息化條件下，企業(yè)究竟如何構(gòu)建成本控制子系統(tǒng)？本文從信息化前提出發(fā)，具體說明信息化條件下企業(yè)成本控制系統(tǒng)的構(gòu)建思路，介紹信息化條件下的企業(yè)成本控制方法，并提出信息化條件下企業(yè)成本控制系統(tǒng)評價的評價標準。

　　一、信息化及企業(yè)信息化

　　所謂“信息”，一般認為是具有新內(nèi)容、新知識的消息（如：書信、指令、情報等），它與數(shù)據(jù)既有聯(lián)系，又有區(qū)別。數(shù)據(jù)是對情況的記錄，它不但包括數(shù)值數(shù)據(jù)，而且包括非數(shù)值數(shù)據(jù)（如數(shù)據(jù)化的聲音、符號、圖像、表格、文字等），數(shù)據(jù)經(jīng)過加工處理，變成對組織的管理、決策等具有參考價值的資料時，就是信息。信息具有準確性、及時性、完整性三個特性。

　　隨著計算機的發(fā)明及更新?lián)Q代，以0和1為基礎(chǔ)的電子信息技術(shù)得到廣泛的應(yīng)用，信息化從而被認為是以數(shù)據(jù)環(huán)境建設(shè)為基礎(chǔ)，以計算機為手段，以通信網(wǎng)絡(luò)為傳輸媒介，以解決各類應(yīng)用問題為對象，最終實現(xiàn)現(xiàn)代化的過程。

　　作為社會信息化的主角和組成部分，企業(yè)信息化是指企業(yè)在供、產(chǎn)、銷各個環(huán)節(jié)及各個部門的經(jīng)營管理活動中，應(yīng)用現(xiàn)代信息處理技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、自動控制技術(shù)等先進手段，對企業(yè)進行全方位，多角度，高效和安全的改造，通過信息資源的深刻開發(fā)和信息技術(shù)的有效利用來提高企業(yè)的開發(fā)、設(shè)計、生產(chǎn)、銷售、售后服務(wù)等環(huán)節(jié)以及企業(yè)的經(jīng)營管理、決策等方面的工作效率和水平，進而提高企業(yè)經(jīng)濟效益和競爭力的過程。企業(yè)信息化一般通過構(gòu)建企業(yè)內(nèi)部局域網(wǎng)，接入Internet，各部門應(yīng)用一系列功能軟件構(gòu)建數(shù)據(jù)庫，并及時、準確、完整的發(fā)布部門信息;在權(quán)限允許范圍內(nèi)各部門還可以瀏覽使用部門外的信息，實現(xiàn)企業(yè)內(nèi)部溝通與反饋。

　　信息化使企業(yè)在兩方面受到根本改造。一方面，信息化建立了企業(yè)和市場之間的橋梁，企業(yè)可快速、準確的了解市場動向和顧客需求，從而使工業(yè)化的大規(guī)模生產(chǎn)和推銷被靈活的信息服務(wù)所取代；另一方面，信息技術(shù)由過去的大型主機統(tǒng)一為信息生成、處理、發(fā)布及傳真為主要角色，使眾多的PC機組成的網(wǎng)絡(luò)能高效的運轉(zhuǎn)。

　　由于本文所要闡述的是成本控制這一企業(yè)內(nèi)部管理方面，故以下闡述著重于上述兩方面的后者，即：企業(yè)利用現(xiàn)代信息技術(shù)和通信技術(shù)，構(gòu)建內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)，把內(nèi)部各部門和企業(yè)供、產(chǎn)、銷各個環(huán)節(jié)連接起來；各部門和環(huán)節(jié)及時搜集、整理、加工、生成、儲存部門信息，并準確、及時的在網(wǎng)上發(fā)布和提示，實現(xiàn)企業(yè)內(nèi)部各部門及企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營各環(huán)節(jié)所需信息的暢通無阻，從而從根本上消除由于信息傳遞滯后所造成的企業(yè)反應(yīng)遲鈍，不能因時因勢的改變生產(chǎn)經(jīng)營管理等方面的模式和難以靈活的應(yīng)對市場風(fēng)云變幻等方面狀況。

　　二、信息化條件下的企業(yè)成本控制系統(tǒng)

　　傳統(tǒng)的認為,企業(yè)的利潤主要取決于銷售的數(shù)量與價格,而對成本的節(jié)約則往往不太重視。隨著買方市場的形成，這種銷售導(dǎo)向型的經(jīng)營方略開始尋求成本節(jié)約的支持，即以低成本推動銷售，為銷售提供堅強的后盾。

　　一提到成本控制，實現(xiàn)成本節(jié)約，人們就會想到降低采購成本，實現(xiàn)面向制造和銷售的設(shè)計，新工藝在生產(chǎn)中的應(yīng)用，精簡機構(gòu)，裁汰冗員，縮減管理費用等種種措施而很少從戰(zhàn)略的系統(tǒng)的系角度考慮問題，運用現(xiàn)代信息技術(shù)實現(xiàn)系統(tǒng)成本集成分析，從量、價、時、空全方面的考慮成本構(gòu)成，從時間、空間縮減的角度降低成本。

　　信息化條件下，企業(yè)運營的成熟模式經(jīng)現(xiàn)代信息技術(shù)改造變得程序化，模塊化，這就實現(xiàn)了企業(yè)所需信息的格式化、標準化和信息內(nèi)容傳遞的快捷化，企業(yè)的成本控制系統(tǒng)在信息化平臺上從而也實現(xiàn)了成本構(gòu)成的明晰化（在信息化平臺上，企業(yè)諸如材料成本，采購成本、勞動力成本、各種稅費都有固定的核算模式和核算方法，另外還有固定的格式）和成本核算、控制的及時化。企業(yè)成本核算部門可根據(jù)趨于實時化的核算結(jié)果分析成本波動原因，并準確、及時、有效的傳遞給決策部門，以供決策部門制定相應(yīng)的決策，有效的消減企業(yè)成本。此外，信息技術(shù)的應(yīng)用摒棄了傳統(tǒng)成本核算中一些繁雜的手工勞動，提高了諸如成本控制中心等部門的工作效率，也突破了空間限制，消除由于空間隔閡造成的溝通阻礙造成的無形成本，這就為企業(yè)迅速決策、制定切實可行的實施方案,真正實現(xiàn)從源頭控制成本，從整體上降低企業(yè)運營成本。

　　作為企業(yè)信息系統(tǒng)的一個子系統(tǒng)，成本控制系統(tǒng)一方面繼承了企業(yè)信息系統(tǒng)全部信息技術(shù)、硬件設(shè)施，另一方面卻須配備一批即懂信息技術(shù)又懂管理科學(xué)，具有戰(zhàn)略遠見能從全局角度考慮問題的復(fù)合型人才來充當成本控制人員。這些人員匯總成本核算部門核算結(jié)果，從企業(yè)戰(zhàn)略成本節(jié)約的角度考慮企業(yè)運營各節(jié)點成本的合理性，比較各種方案，選出最優(yōu)方案。

　　企業(yè)的成本控制人員統(tǒng)一隸屬于企業(yè)成本控制部門（可稱為“成本控制中心”），其工作結(jié)果僅對成本控制中心負責(zé)。企業(yè)成本控制中心作為企業(yè)的一個職能部門，其工作結(jié)果只對決策部門負責(zé)，其活動僅聽取其它部門的建議而不應(yīng)受其干擾，其組織人員工作過程和場所則貫穿于企業(yè)運營的各部門、各環(huán)節(jié)。

　　系統(tǒng)必有其輸入與輸出，企業(yè)成本控制子系統(tǒng)也不例外，這主要體現(xiàn)在成本控制系統(tǒng)構(gòu)建和運行過程之中。

　　三、信息化條件下企業(yè)成本控制系統(tǒng)的構(gòu)建

　　一般來說，數(shù)據(jù)環(huán)境建設(shè)是企業(yè)信息化過程的開端。企業(yè)通過建立數(shù)據(jù)庫，最終實現(xiàn)數(shù)據(jù)庫共享，在權(quán)限范圍內(nèi)，各部門可以及時得到所需的信息。共享數(shù)據(jù)庫只重結(jié)果（數(shù)據(jù)）不重過程，最終的數(shù)據(jù)是信息使用者唯一的標的物。然而，數(shù)據(jù)的準確性、及時性、完整性往往取決于數(shù)據(jù)庫的構(gòu)建過程。信息化條件企業(yè)成本控制系統(tǒng)的形成也離不開數(shù)據(jù)庫構(gòu)建這一開端。

　　作為企業(yè)信息系統(tǒng)的一個子系統(tǒng)，成本控制系統(tǒng)是從原始會計憑證及其它的原始資料出發(fā)，經(jīng)過搜集、整理、加工、生成部門信息，并提供給企業(yè)中財務(wù)、會計、物流、生產(chǎn)管理、銷售等相關(guān)部門，以供進行財務(wù)核算，資金籌集，生產(chǎn)安排，成本控制等方面工作參考使用，并從信息使用部門的反饋中總結(jié)改進這一系統(tǒng)。本文所要說明的企業(yè)成本控制子系統(tǒng)是指企業(yè)在已經(jīng)構(gòu)建信息系統(tǒng)的硬件設(shè)備及裝載應(yīng)用軟件基礎(chǔ)上，單從企業(yè)流程構(gòu)造角度出發(fā)的信息系統(tǒng)，因而較少涉及信息技術(shù)問題。為說明如何具體的構(gòu)建這已開放系統(tǒng)，我們從圖-1可略窺一斑。

　　從圖—1中可以看出，成本數(shù)據(jù)庫的構(gòu)建僅限于圖中左邊部分。我們只要羅列企業(yè)各種成本，就可勾勒出成本的輪廓。然而，資金對于企業(yè)的重要性決定了構(gòu)建企業(yè)成本數(shù)據(jù)庫并非簡單的圖表羅列，而是一項復(fù)雜的系統(tǒng)工程。

　　圖—1中各項成本均使用灰色背景，是為說明如何具體建立成本數(shù)據(jù)庫。我們且稱這些有灰色背景的成本為“黑箱”。成本數(shù)據(jù)庫的建立需要一個前期工作，那就是要打開這樣一個個“黑箱”，使其中的每一項具體成本“得見天日”。而這是成本控制過程中最基礎(chǔ)最困難的階段。

　　要打開 成本“黑箱”須從成本的淵源開始。為說明如何打開成本“黑箱”，這里以 “勞動力成本”“黑箱”的開啟為例。勞動力成本可細分為“工資+培訓(xùn)費用+其它費用”。然而，構(gòu)建成本信息庫過程不僅包括找出成本構(gòu)成，而且還包含對成本產(chǎn)生方案的比較。勞動力成本的核算只要明確勞動力成本構(gòu)成并對其進行具體計算，然后匯總即可達到目的。勞動力成本核算在企業(yè)信息化條件下可借助于企業(yè)信息化軟件中的一些功能模塊來完成，因而只要完成成本細分，接下來主要是輸機入賬即可。而在勞動力成本方案選用方面，最基本的有兩套方案，一是企業(yè)雇傭長期工人，另一方案是雇傭臨時工。企業(yè)是追求利潤的實體，兩套方案的選用當然以利潤及效益為標準。究竟選用哪一套方案需要分析企業(yè)生產(chǎn)的性質(zhì)及特點。

　　選用前一種方案，必須考慮到企業(yè)在生產(chǎn)淡季需要負擔(dān)長期工的工資及由于雇傭長期工而引起的其它費用。選用后一種方案則要考慮企業(yè)引進新員工所必需的招聘費用、培訓(xùn)費用以及企業(yè)可能由于市場需求突然上升而招不到新員工而帶來的損失。綜合比較兩套方案要求用數(shù)據(jù)說話，因而需要具體結(jié)果。信息化條件下，使用決策子系統(tǒng)中的一系列軟件，輸入具體數(shù)據(jù)即可產(chǎn)生相應(yīng)結(jié)果，選出最優(yōu)方案。

　　在這里“黑箱”的開啟需要配備專門的人員，我們且稱之為“黑箱”開啟人員。黑箱”開啟人員扮演的角色不僅僅是事實提供者,即他們要在詳實的描述并反映各種成本及方案具體情況的基礎(chǔ)上，還需提供詳實的部門信息給信息需要者,并提供給使用者一些具有參考價值的信息使用方法。這就要求“黑箱”開啟人員具有管理,情報,信息應(yīng)用, 計算機應(yīng)用等方面的知識,并能從供應(yīng)鏈的角度理解其在整個企業(yè)流程中所處的位置, 具有全局和戰(zhàn)略的眼光信息使用者是“黑箱”開啟人員的用戶，理所當然的成為其工作質(zhì)量的評價者。但作為同一企業(yè)的不同部門或同一部門中的不同分工，信息需要者又必須承擔(dān)對“黑箱”開啟部門反饋其提供的信息準確度、及時性、完整性以及可用性方面的資料，供“黑箱”開啟部門進行工作績效評價和改進工作中的缺陷。

　　和勞動力成本“黑箱”開啟一樣，其它“黑箱”的開啟也要經(jīng)歷分解成本和選擇最優(yōu)方案兩個過程。具體的開啟方法和勞動力成本“黑箱”開啟法大體一致，這里將不再贅描述。

　　成本數(shù)據(jù)庫的構(gòu)建是從“黑箱”開啟的結(jié)果開始。開啟完“黑箱”，接下來的工作是將各個以明晰的成本信息規(guī)范化，使其有統(tǒng)一的名稱、明確的定義、標準的格式，并對這些信息之間的關(guān)系做出明確的定義。這就是數(shù)據(jù)庫的結(jié)構(gòu)化，它主要是將前期階段開啟的各種成本分類，以會計科目及財務(wù)報表的形式匯總并構(gòu)建數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)及框架，全面反映數(shù)據(jù)庫的內(nèi)容及輪廓。實踐中，實現(xiàn)這一步驟通常運用模塊化方法，將成本的組成部分細分成小的功能模塊（每一個模塊既是分類的標準，又是完成一系列工作的程序）以實現(xiàn)數(shù)據(jù)統(tǒng)計的快捷和分類的明晰化。

　　接下來的工作是數(shù)據(jù)編碼。即將結(jié)構(gòu)化的分類數(shù)據(jù)中涉及到的各種科目按一定標準和規(guī)則統(tǒng)一編碼，以便分類匯總及查詢，并有利于不同部門在企業(yè)信息化過程中對同一信息的理解和溝通。實踐中有許多企業(yè)是按成本會計科目的拼音聲母組合來實現(xiàn)，這既利于迅速查詢，又有利于非專業(yè)人士的理解，方便不同部門間溝通。

　　逐條逐目的將各種數(shù)據(jù)錄入結(jié)構(gòu)化的數(shù)據(jù)庫，使分類數(shù)據(jù)得以核算是成本控制的重要階段，也是數(shù)據(jù)庫構(gòu)建過程中的最終環(huán)節(jié)。在這一階段，數(shù)據(jù)錄入人員將前期工作所完成的工作成果輸入數(shù)據(jù)庫中的相應(yīng)位置，使其迅速的產(chǎn)生相應(yīng)的結(jié)果。核算部門將核算的各種結(jié)果組成文件，然后有選擇的通過內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)發(fā)布，供部門內(nèi)部或權(quán)限允許的部門使用，信息使用部門也可通過信息網(wǎng)絡(luò)及時反饋信息方面情況，這就完成了圖－1中右邊的結(jié)構(gòu)。

　　完成上述工作，基本上就完成了數(shù)據(jù)庫的構(gòu)建，但這只完成了成本控制的前提條件。

　　四、信息化條件下的成本控制方法

　　任何的系統(tǒng)一樣，信息化條件下企業(yè)成本控制系統(tǒng)有其終極目標。成本是企業(yè)經(jīng)營狀況的反映，如果企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營成本低，在其他條件相同時，其產(chǎn)品就具有價格競爭力，企業(yè)的經(jīng)營狀況自然也好。和傳統(tǒng)的成本控制目標略有差異，企業(yè)信息化是一項長期的經(jīng)營管理戰(zhàn)略，而不是一項能立竿見影的工作；在信息化條件下，企業(yè)成本控制不應(yīng)只以降低成本、促進銷售、擴大產(chǎn)品市場占有率為目標，而且還應(yīng)該著眼企業(yè)的長遠發(fā)展，實現(xiàn)企業(yè)經(jīng)營穩(wěn)健性這一戰(zhàn)略目標，這就要求企業(yè)經(jīng)營成本穩(wěn)健，避免由于預(yù)測等方面原因帶來的成本大起大落。要實現(xiàn)這一目標，首先需要了解企業(yè)成本產(chǎn)生波動的原因。下面引入“牛鞭效應(yīng)”這一現(xiàn)象來說明。

　　“牛鞭效應(yīng)”最早是寶潔公司在調(diào)查嬰兒一次性紙尿褲訂單分布規(guī)律時，發(fā)現(xiàn)雖然嬰兒對產(chǎn)品的消費比較穩(wěn)定，零售商的銷售波動也不大，但廠家從經(jīng)銷商那里得到訂單卻出現(xiàn)大幅波動。同一時期，廠家向原材料供應(yīng)商的訂貨量的波動幅度就更大。這就像揮動牛鞭一樣，只要手腕稍稍抖動，鞭稍就發(fā)生大幅波動。于是人們稱這種現(xiàn)象為“牛鞭效應(yīng)”。后來經(jīng)眾多的企業(yè)驗證，這一現(xiàn)象也存在于其他行業(yè)的一些企業(yè)中。

　　“牛鞭效應(yīng)”所造成的需求大幅波動對企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營造成很大的難題，它可能導(dǎo)致企業(yè)生產(chǎn)安排不當，運輸不合理，庫存波動，采購量變化，使企業(yè)對市場變化反映緩慢，客戶滿意度下降，收益減小，而這些都反映為信息失靈、企業(yè)成本的異常波動。

　　企業(yè)在信息化主要解決的是企業(yè)由于信息傳遞滯后，反饋不靈敏問題，所使用的手段主要是通訊技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)，傳遞的是數(shù)據(jù)化的信息。信息是具有時間性，而且易失真，信息源的信息經(jīng)過一定的傳遞環(huán)節(jié)和路徑極可能變得面目全非。另外，信息在傳遞過程中難免出現(xiàn)人為因素造成的信息傳遞滯后和失真等情況，因而，企業(yè)信息化條件下要降低“牛鞭效應(yīng)”產(chǎn)生的成本，使成本波動幅度減小，就需要從信息可能失真的環(huán)節(jié)著手，系統(tǒng)的解決信息失真問題。

　　五、做好成本控制系統(tǒng)構(gòu)建前期的準備工作

　　如前所述，企業(yè)成本控制系統(tǒng)構(gòu)建有一個前期準備工作。前期工作所處理的原始資料既是企業(yè)各部門工作的成果，又是成本控制工作的起點，因而必須保證源頭信息的真實性。這一方面要構(gòu)建資料使用反饋機制，使資料源頭與“黑箱”開啟人員能及時的溝通，以驗證并保證資料來源的可靠性。另一方面要配備高素質(zhì)的“黑箱”開啟人員。作為“黑箱”開啟人員，必須具有系統(tǒng)的資料方面知識和分析判斷能力，能對資料的有用性和真實性做出基本判別，資料的取舍要經(jīng)過集體抉擇和溝通反饋，盡量減少個人臆斷。這樣才能盡量減少源頭信息失真。

　　1. 構(gòu)建良好的企業(yè)成本控制系統(tǒng)

　　一個良好企業(yè)成本控制系統(tǒng)不僅要全面的反映企業(yè)成本的全面構(gòu)成，避免由于成本考慮不周全而造成的成本異常波動，而且對輸入數(shù)據(jù)庫的數(shù)據(jù)的真實性有較高的要求。這不只是成本控制體統(tǒng)內(nèi)部的事，也有企業(yè)相關(guān)部門的職責(zé)。企業(yè)內(nèi)部的銷售、生產(chǎn)、物流部門要做好市場需求預(yù)測，生產(chǎn)資源規(guī)劃，庫存及運輸方面預(yù)測，減少成本系統(tǒng)外的因素造成的成本波動。另外，企業(yè)內(nèi)實現(xiàn)信息傳遞數(shù)據(jù)化和書面化，避免由于經(jīng)驗和口頭方面原因造成企業(yè)成本信息失真。

　　2. 加快信息傳遞速度

　　信息傳遞的速度與企業(yè)成本波動關(guān)系密切。一般的，準確及時的信息可使成本控制部門及時了解企業(yè)成本最新狀況，而信息傳遞滯后則可能使成本控制部門對變化了的情況做出錯誤判斷，使信息供應(yīng)鏈上出現(xiàn)誤區(qū)，造成企業(yè)經(jīng)營方略和決策的失誤。

　　加快信息傳遞速度還要求部門配備專門的信息人員，對新生成的信息和變化了的信息做出迅速反應(yīng)，及時的處理、反饋和傳遞，使需要者能及時的了解最新信息。此外，加強員工的信息化意識，培養(yǎng)員工的信息反應(yīng)及反饋能力也是加快信息傳遞的有效途徑。

　　3. 統(tǒng)一信息內(nèi)容

　　轉(zhuǎn)遞者的不同描述是造成信息失真的重要原因。由于不同的人對同一問題有不同的理解，同一信息在傳遞途中，會由于形形色色的轉(zhuǎn)述而變得面目全非，因而需要對傳遞中的信息使用相同的格式，統(tǒng)一傳遞內(nèi)容，使傳遞中的內(nèi)容在不同的信息界面上顯示為同一內(nèi)容，或顯示所有的傳遞路徑便于查出信息失真的過程。而這些在信息化條件下通過內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)的郵件系統(tǒng)較易實現(xiàn)（如Notes系統(tǒng)的郵件轉(zhuǎn)發(fā)功能）。

　　減小成本波動是信息化條件下的企業(yè)成本控制系統(tǒng)最終目標，但究竟什么樣范圍內(nèi)的成本波動是合理的還需要成本控制的評價標準。

　　4. 信息化條件下的成本控制系統(tǒng)評價標準

　　對于系統(tǒng)中的波動，一般來說，波動越小，系統(tǒng)越穩(wěn)定。但究竟多小的波動是理想的范圍，這需要引入六西格瑪標準。