從知識管理的角度建立企業(yè)信息管理系統(tǒng)

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　　提到企業(yè)信息管理系統(tǒng)（Information Management System for Enterprise-EMS）,人們就會想到企業(yè)資源計劃（ERP）,客戶關(guān)系管理（CRM）,供應(yīng)鏈管理（SCM）,產(chǎn)品壽命周期管理（PLM）,制造執(zhí)行系統(tǒng)（MES）,產(chǎn)品數(shù)據(jù)管理（PDM）等管理概念、理論和方法,以及各種各樣品牌的應(yīng)用解決方案與信息管理系統(tǒng),如用友ERP、海艾迪C-EMS和M-EMS及SAP信息管理系統(tǒng)等等。我們同時也會想到這些信息系統(tǒng)會減少庫存占用,降低成本,加快新品上市時間獲得更多收益,整合企業(yè)業(yè)務(wù)流程,提高企業(yè)運營效率等等,但對信息管理系統(tǒng)能夠有效地加強企業(yè)的知識管理（KM）,減少對企業(yè)員工個人知識的過分依賴性等方面的作用卻并不很清楚。

　　眾所周知,任何企業(yè)都在不同程度上依賴于一定的技術(shù)和知識才可以生存與發(fā)展,尤其當今已經(jīng)進入了知識經(jīng)濟和信息經(jīng)濟的時代,現(xiàn)代企業(yè)之間的競爭更多的是知識與信息獲取或使用能力的競爭。所以對企業(yè)的知識資源進行有效的管理,是一個企業(yè)能否在激烈的市場競爭中立于不改之地的關(guān)鍵。從事網(wǎng)絡(luò)辦公系統(tǒng)的人都清楚,企業(yè)的人才流失對企業(yè)意味著什么。長期以來,企業(yè)員工的個人頭腦是知識的載體,人才流動實際上是知識在流動。那么如何實現(xiàn)人走而知識卻可以繼續(xù)在企業(yè)中留存呢？如何實現(xiàn)知識不僅在某個人頭腦中,而在組織的系統(tǒng)中并持續(xù)發(fā)揮其作用呢？如何使企業(yè)的知識可以不斷積累并讓每個員工快速掌握而在工作中加以運用呢？如何使新員工可以迅速在老員工的基礎(chǔ)上繼續(xù)提高工作效率和質(zhì)量呢？

　　一、什么是知識管理和網(wǎng)絡(luò)辦公系統(tǒng)

　　要弄清以上問題,首先,我們要從弄清什么是知識管理和企業(yè)信息管理入手。美國生產(chǎn)和質(zhì)量委員會（APQC）對知識管理定義如下：知識管理是組織有意識采取的一種戰(zhàn)略,它保證能夠在最需要的時間將最需要的知識傳送給最需要的人,這樣可以幫助人們共享信息,并進而將其通過不同的方式付諸實踐,最終達到提高組織業(yè)績的目的。企業(yè)知識管理是以信息為基礎(chǔ)的活動,通過組織性學習創(chuàng)造隱性和顯性知識,并負責如何在適當?shù)臅r間、適當?shù)牡胤綋碛羞m當?shù)闹R。微軟總裁比爾蓋茨認為：知識管理并不是從技術(shù)開始的,它始于商業(yè)目標、過程和對共享信息需要的認識。知識管理只不過是管理信息流,把正確的信息傳送給需要它的人,以便讓他們迅速地以信息為依據(jù)采取行動。

　　中外學者普遍認為,信息是企業(yè)發(fā)展的一個非常重要的資源,信息作為資源,除了一般的可利用、有價值等特性外,還具備共享性、歷史積累性、時效性和多次再生性的特性。而系統(tǒng)則是由若干相互聯(lián)系、相互制約的獨立成分組成的一個有機整體,如管理人員、生產(chǎn)工人、工藝、技術(shù)、管理、方法和組織機構(gòu)、生產(chǎn)設(shè)備等,為了一個共同的目標即獲取利潤生產(chǎn)出社會需要的產(chǎn)品,而組成的一個生產(chǎn)企業(yè)就是一個系統(tǒng)。那么,要系統(tǒng)地利用信息這個資源,企業(yè)建立信息管理系統(tǒng)是一個非常重要的前提。

　　企業(yè)信息管理系統(tǒng)（EIMS）就是運用現(xiàn)代化的管理思想和方法,采用電子計算機、軟件及網(wǎng)絡(luò)通訊技術(shù),對網(wǎng)絡(luò)辦公系統(tǒng)決策過程中的信息進行收集、存儲、加工、分析,以輔助企業(yè)日常的業(yè)務(wù)處理直到?jīng)Q策方案的制定和優(yōu)選等工作,以及跟蹤、監(jiān)督、控制、調(diào)節(jié)整個管理過程的人機系統(tǒng)。

　　從目前已經(jīng)大量應(yīng)用的各種企業(yè)信息管理系統(tǒng)來看,普遍具有以下特性：

　　1.除了通用的管理軟件和MRP（物料資源計劃）、OA（辦公自動化）、WFS（工作流系統(tǒng)）外,大多軟件都需要做大量的需求分析,咨詢顧問（多數(shù)都是行業(yè)內(nèi)的專家）和企業(yè)各級員工在認真總結(jié)以往經(jīng)驗和企業(yè)發(fā)展要求的基礎(chǔ)上,根據(jù)企業(yè)實際量身定做或在標準版本的基礎(chǔ)上根據(jù)企業(yè)實際做大量的修改,所以具有行業(yè)專家特性及實際應(yīng)用特性。

　　2.多數(shù)系統(tǒng)是從企業(yè)戰(zhàn)略的角度出發(fā),在全局和總體考慮的前提下設(shè)計企業(yè)的信息管理系統(tǒng),是從企業(yè)的人員機構(gòu)管理、產(chǎn)品管理、系統(tǒng)權(quán)限管理、銷售管理、采購管理、生產(chǎn)管理、質(zhì)量管理等系統(tǒng)的角度,考慮戰(zhàn)略的實現(xiàn)性和信息之間的關(guān)聯(lián)性、制約性的,具有系統(tǒng)性和整體性。

　　3.具有歷史知識的積累性和共享性。企業(yè)的信息管理系統(tǒng)能夠?qū)⒏鞑块T和各員工的日常工作的關(guān)鍵數(shù)據(jù),存儲在數(shù)據(jù)庫中,并能根據(jù)權(quán)限方便查閱和調(diào)用。

　　4.具有決策的支持性。所有的各種數(shù)據(jù)可以經(jīng)過計算機的處理從不同的角度得到各種分析結(jié)果,并通過報警提醒的方式,使決策者在第一時間得到相關(guān)信息。

　　5.動態(tài)特性。由于信息的時效性和關(guān)聯(lián)性,當系統(tǒng)中某一信息要素發(fā)生變化時,與之相關(guān)聯(lián)的其他信息均發(fā)生變化。同時,由于企業(yè)的外部環(huán)境和內(nèi)部要素均在動態(tài)發(fā)生變化,系統(tǒng)也要求能夠適應(yīng)這種變化。

　　二、企業(yè)信息管理系統(tǒng)的作用

　　從以上對于知識管理和企業(yè)信息管理系統(tǒng)的概念及特性等可以看出,企業(yè)信息管理系統(tǒng)對于企業(yè)知識管理水平的提高具有很大的支持和保障作用,具體表現(xiàn)在：

　　1.發(fā)布知識,確保組織內(nèi)的每個成員都能共享。在沒有計算機、軟件和網(wǎng)絡(luò)通訊技術(shù)的前提下,企業(yè)發(fā)布知識的手段通常采用開會、發(fā)文件及書籍等手段,除了發(fā)布成本高而外,知識的傳播速度、傳播量、更新、查閱及查閱權(quán)限等等受到極大的制約。而企業(yè)信息管理系統(tǒng)則有效地解決了這些問題,使知識信息交易成本大大降低,交易質(zhì)量和效率大大提高,有力地發(fā)揮了知識在企業(yè)中的生產(chǎn)力作用。

　　2.確保知識獲得的及時性。信息管理系統(tǒng)解決了跨地區(qū)、跨時間、跨單位、跨部門、跨員工之間的查閱障礙,只要是在有權(quán)限的前提下,知識需求者可以迅速通過系統(tǒng)找到自己需要的各種知識。例如目前的企業(yè)信息門戶（EIP-EnterpriseInformationPortal）可以解決企業(yè)之間的信息及知識交流問題,另外企業(yè)信息系統(tǒng)可以與相關(guān)的網(wǎng)絡(luò)連接,并自動按照組織內(nèi)部成員對信息的需求進行篩選、分類和收集,并按照成員對信息的需求及時傳送給需要的人,以解決知識時效性的問題。

　　3.提升組織或個人的隱性知識為顯性知識,并保證兩者之間的有效轉(zhuǎn)換。在企業(yè)沒有信息系統(tǒng)之前,員工的知識和經(jīng)驗僅存在自己的腦子里,部門的知識也在這個部門里,信息呈現(xiàn)孤島狀態(tài)。遺忘、人員流失和成員之間交流不暢導(dǎo)致企業(yè)的知識大多是隱性知識,而不能轉(zhuǎn)變?yōu)轱@性知識,組織的知識難以積累。組織隨著人員的流動、時間的推移不斷地交學費,企業(yè)不能形成經(jīng)驗曲線,生產(chǎn)效率和競爭力也就難以提高。信息管理系統(tǒng)使個人知識得以沉淀,成員之間的知識得到共享和交融,企業(yè)對員工的過分依賴性降低,從而避免企業(yè)因某些關(guān)鍵崗位人員流失出現(xiàn)不可收拾的局面。

　　三、如何做好企業(yè)的知識管理

　　首先,我們要抓好企業(yè)的信息管理。知識管理著重于顯性知識和隱性知識的相互轉(zhuǎn)化,因為企業(yè)只有把國內(nèi)外和自己企業(yè)積累的知識和經(jīng)驗即顯性知識,通過歸類、整理、提煉迅速傳遞給需要它的員工,即轉(zhuǎn)化為員工個人的知識———隱性知識,并運用到每項工作中去,才能對企業(yè)目標發(fā)生作用。信息管理主要集中在對已有的如書面化的、電子信息等顯性知識的管理,在信息增值鏈上,要將數(shù)據(jù)提升為信息,并對其進行采集與選擇、組織與程序、壓縮與提煉、歸類與導(dǎo)航等,對信息外部特征的加工和組織。在信息管理基礎(chǔ)上,在根據(jù)企業(yè)和員工需求,對信息內(nèi)容進行提煉、比較、挖掘、分析、概括、判斷和推論等進行知識管理。

　　其次,要建立知識共享系統(tǒng)。知識管理是以共享和創(chuàng)新為主要目的,重點解決信息超載而知識匱乏的問題,重視人與人產(chǎn)生知識過程的管理。知識如果不拿出來與他人共享,將導(dǎo)致：（1）核心信息掌握在具體實施人員中,管理失控。（2）企業(yè)人員外流導(dǎo)致知識資產(chǎn)流失,大量核心技術(shù)被帶走。（3）知識孤島造成協(xié)調(diào)困難,效率下降。所以,在企業(yè)信息系統(tǒng)建設(shè)中,要堅持以獲取企業(yè)內(nèi)部和外部知識資源為核心；以產(chǎn)品的生產(chǎn)流程為核心；以個人知識與團隊知識的相互交流和轉(zhuǎn)化為核心；以正式交流與非正式交流的相互接軌為核心；以解決實際問題為核心；以價值鏈的不斷增值為核心和以技能培訓為核心。

　　最后,把信息化建設(shè)作為知識管理的平臺。傳統(tǒng)的金字塔式組織結(jié)構(gòu)和人際交流模式在很大程度上不適合現(xiàn)代社會對知識的快速組織、整合和共享需要,計算機網(wǎng)絡(luò)則為知識的獲取、組織和共享創(chuàng)造了一個全新的平臺。企業(yè)在網(wǎng)絡(luò)平臺下,形成一種柔性的與變化的組織和扁平化的信息傳遞渠道。從知識管理的角度,建立信息管理系統(tǒng),使人與知識資源有機結(jié)合,它將人、知識與現(xiàn)實工作任務(wù)整合起來,必將為網(wǎng)絡(luò)辦公系統(tǒng)帶來實效。

　　參考文獻：

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碧森尤信  作者：桂雪蓉