工程造價咨詢信息化管理及檔案管理規(guī)則

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　第一章 總則

　　第一條 為了規(guī)范我省工程造價咨詢服務(wù)信息化和檔案管理工作，明確工作責(zé)任，維護各方合法權(quán)益，提高造價咨詢業(yè)務(wù)質(zhì)量，根據(jù)本省實際情況，特制定本規(guī)則。

　　第二條 工程造價咨詢信息化管理包括工程造價信息數(shù)據(jù)庫的建立、工程造價軟件使用及咨詢企業(yè)管理系統(tǒng)的建立，利用計算機及網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)為工程造價咨詢信息化管理服務(wù)。

　　第三條 工程造價咨詢信息化管理應(yīng)貫穿建設(shè)工程項目的全過程，包括投資估算、設(shè)計概算、施工圖預(yù)算、合同價確定、工程計量與支付及竣工結(jié)（決）算，對所收集的工程造價信息資料應(yīng)及時處理，并應(yīng)用于工程造價的確定、審核及成本分析等環(huán)節(jié)。

　　第四條 工程造價咨詢檔案是指咨詢企業(yè)從接受委托、調(diào)研、取證、編審、合議、復(fù)核、審批到出具報告書全過程中形成的具有查考和保存價值的文件和材料。工程造價咨詢企業(yè)完成咨詢業(yè)務(wù)后必須逐項建立檔案。

　　第五條 造價咨詢檔案原則上由項目負責(zé)人負責(zé)整理歸檔，項目負責(zé)人必須在咨詢報告出具后30日內(nèi)將完整的檔案資料移交檔案室；檔案管理員負責(zé)造價咨詢檔案的接收、裝訂立卷、保管、提供查閱等工作，檔案管理人員必須在檔案移交后90 日內(nèi)將檔案裝訂歸檔，并保證歸檔后檔案的完整、安全。

　　第二章 歸檔原則及內(nèi)容

　　第六條 造價咨詢檔案立卷必須遵循以下原則：

　　1．遵循工程造價咨詢文件材料的形成規(guī)律，保持卷內(nèi)文件材料的系統(tǒng)聯(lián)系；

　　2．正確分析和鑒別文件材料的保存價值，確定保管期限，工程造價咨詢檔案一般定為短期。咨詢合同約定有特殊要求的可定為長期或永久；

　　3．按委托項目分別立卷；

　　4．卷內(nèi)文件材料應(yīng)真實、完整，審批和簽章手續(xù)完備；

　　5．卷內(nèi)文件材料的制作和書寫必須規(guī)范、清晰，益于長期保存和查閱。

　　第七條 造價咨詢檔案歸檔材料主要由咨詢成果報告、咨詢依據(jù)文件、其他文件三部分組成。

　　1．咨詢成果報告

　?。?）咨詢報告書正本原件（含附件）；

　?。?）簽發(fā)人簽發(fā)的報告書底稿；

　　（3）技術(shù)文件及工作底稿（各類分析說明文件、計算書、工料分析表等）。

　　2．咨詢依據(jù)文件：

　?。?）委托方提供資料清單（清單應(yīng)注明委托單位名稱及項目名稱）（附樣1）；

　　（2）項目建議書或批件（投資估算編審）；

　?。?）設(shè)計方案及初步設(shè)計文件（設(shè)計概算編審）；

　?。?）工程招標文件（含工程量清單）、設(shè)計交底紀要、招標答疑（工程量清單、招標控制價、投標報價、結(jié)算編審）；

　?。?）工程承包合同、中標通知書、補充協(xié)議（結(jié)算編制、造價控制）；

　?。?）送審工程概、預(yù)、決算書；

　?。?）施工單位送審的工程結(jié)算書（結(jié)算審核）；

　?。?）設(shè)計變更單、施工簽證（結(jié)算編審）；

　　（9）工程竣工驗收憑證（結(jié)算編審）；

　?。?0）甲供材料、設(shè)備明細單（結(jié)算、決算編制）；

　　（11）會議紀要、文函；

　　（12）安全文明施工措施費測定表（結(jié)算審核）；

　?。?3）其他材料：各種調(diào)查材料、采集數(shù)據(jù)、取證資料等。

　　3．其他文件

　?。?）工程造價咨詢合同或司法鑒定委托書；

　?。?）工程造價咨詢項目工作交辦單（附樣5）；

　　（3）工程造價咨詢項目實施方案（附樣6）；

　?。?）工程造價咨詢質(zhì)量控制流程單（附樣7）；

　?。?）工程造價咨詢項目回訪與總結(jié)（附樣8）；

　?。?）備考表；

　　立卷情況說明：卷內(nèi)文件缺損、修改、補充、移出、銷毀等情況，由檔案管理人員填寫。

　　（7）封底。

　　工程施工圖和竣工圖一般不納入歸檔范圍。如設(shè)計變更單和施工簽證較多，可用清單形式歸檔，原件由委托方保存。

　　第三章 立卷編目及裝訂要求

　　第八條 造價咨詢檔案案卷必須按以下要求編目

　　1．案卷頁號編寫：正面在頁面右下角編寫，背面在左下角編寫；單面書寫的文件材料，空白面不編頁號；案卷封面、卷內(nèi)目錄、卷內(nèi)備考表不編頁號。

　　2．案卷封面的編制（附樣2）。

　?。?）立卷咨詢企業(yè)全稱；

　?。?）咨詢業(yè)務(wù)類別：分為建設(shè)項目建議書及項目可行性研究、項目經(jīng)濟評價報告；投資估算、設(shè)計概算、施工圖預(yù)算、工程量清單、招標控制價、投標報價、工程結(jié)算、工程決算的編制與審核；工程造價鑒定；項目實施階段造價跟蹤控制等；

　?。?）案卷標題：指咨詢項目的全稱；

　?。?）時間：指卷內(nèi)文件材料所屬的起止年月；

　?。?）保管期限：分為短期（10年）、長期（20年）、永久三類。

　?。?）件、頁數(shù)：“件”指卷內(nèi)文件材料的總件數(shù)：“頁數(shù)”指卷內(nèi)文件材料的總頁數(shù)；

　?。?）歸檔號：可按咨詢企業(yè)制定的規(guī)則編排，也可按檔案立卷年份＋分類代碼＋流水號組合成歸檔號；

　　（8）全宗號、目錄號、案卷號：指應(yīng)移交當?shù)卣畽n案館保存的檔案，由檔案館編排。

　　3．卷內(nèi)文件目錄編寫（附樣3）。

　?。?）序號：以卷內(nèi)文件排列先后順次填寫序號；

　?。?）文號：文件制發(fā)單位的發(fā)文字號；

　　（3）作者：文件制發(fā)單位或個人；

　?。?）內(nèi)容：即文件的標題。文件沒有標題或標題不能說明文件內(nèi)容的，可自擬標題，但需外加“〈〉”號；

　?。?）日期：文件形成的年、月、日；

　?。?）頁號：卷內(nèi)文件所在之頁的頁碼；

　?。?）備注：留待對卷內(nèi)文件變化時作說明之用。

　　4．卷內(nèi)備考表編寫（附樣4）。

　　（1）本卷情況說明：填寫卷內(nèi)文件缺損、修改、補充、移出、銷毀等情況，由檔案管理人員填寫；

　?。?）立卷人：由立卷者簽名；

　　（3）檢查人：由案卷質(zhì)量審查者簽名；

　?。?）立卷時間：指完成立卷的時間。

　　第九條 造價咨詢檔案案卷須按以下要求裝訂

　　1．案卷裝訂排列：案卷封面－卷內(nèi)文件目錄－文件材料－備考表－封底。

　　2．卷內(nèi)文件目錄、備考表應(yīng)采用A4規(guī)格用紙，封面、封底宜采用120克至150克牛皮紙。

　　3．單卷厚度超過40mm的，可分卷立卷。

　　第四章 信息化管理要求

　　第十條 工程造價咨詢企業(yè)應(yīng)利用現(xiàn)代化的信息管理手段，自行建立或充分利用市場已有的有關(guān)工程造價信息和工程項目各階段積累的工程價格信息，建立并完善工程造價信息數(shù)據(jù)庫，主要包括政策法規(guī)、工程計價依據(jù)、市場價格、工程造價指標數(shù)據(jù)庫等。造價咨詢成果文件除以紙面形式存檔，還需以電子文檔形式存入專用電腦或光盤；有條件的單位，可以按照上述要求將有關(guān)資料掃描后同步建立電子檔案。

　　第十一條 工程造價咨詢企業(yè)應(yīng)通過現(xiàn)場和非現(xiàn)場兩種渠道，建立可靠的信息來源途徑，隨時掌握工程計價在不同階段和不同時期的人工、材料、機械、設(shè)備等價格信息的變化，利用編碼體系，做好信息獲取、分析整理、信息利用、信息更新及信息淘汰。

　　第十二條 工程造價咨詢企業(yè)應(yīng)遵循統(tǒng)一化、標準化、網(wǎng)絡(luò)化的原則，應(yīng)在工程項目各階段有效應(yīng)用工程造價軟件，主要包括基礎(chǔ)數(shù)據(jù)軟件、工程造價編審軟件、招投標管理軟件、全過程造價控制軟件等。

　　第十三條 工程造價咨詢企業(yè)應(yīng)逐步建立項目管理系統(tǒng)和企業(yè)管理系統(tǒng)，項目管理系統(tǒng)涉及咨詢合同管理、咨詢的核心業(yè)務(wù)管理等。企業(yè)管理系統(tǒng)在項目管理系統(tǒng)基礎(chǔ)上，考慮辦公自動化、人力資源及財務(wù)管理內(nèi)容等。

　　第五章 附則

　　第十四條 本規(guī)則由浙江省建設(shè)工程造價管理總站負責(zé)解釋。

　　第十五條 本規(guī)則自2010年3月1日起執(zhí)行。