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項目經(jīng)理與項目發(fā)起人之間的溝通
委托—代理關(guān)系
Jensen和Meckling(2004)認(rèn)為,當(dāng)一方(委托人)雇用另一方(代理人)代表他們的利益從事某些服務(wù)并授權(quán)代理人一些決策權(quán)時,就會產(chǎn)生委托—代理關(guān)系。很明顯,在項目所有者(發(fā)起人為代表)與項目經(jīng)理之間存在這種委托—代理關(guān)系。
在這種關(guān)系背后存在著四個問題,它們會導(dǎo)致委托人產(chǎn)生不安全感或者不信任感。
?。?) 委托人不確定代理人是否勝任工作。雖然委托人(發(fā)起人)在任命代理人(項目經(jīng)理)時有一定的衡量標(biāo)準(zhǔn),但他們也可能犯錯誤。這是逆向選擇問題。
?。?)項目經(jīng)理代表發(fā)起人做出決策,但是發(fā)起人不可能擁有項目經(jīng)理掌握的所有信息,因此通常他們并不知道項目經(jīng)理實(shí)際做出決策的真正原因。這導(dǎo)致了道德風(fēng)險問題。
(3) 委托人不知道項目經(jīng)理在做決策時是以他們(委托人)的利益最大化為目標(biāo)還是以他自己(項目經(jīng)理)的利益最大化為目標(biāo)。標(biāo)準(zhǔn)的經(jīng)濟(jì)學(xué)理論認(rèn)為,在給定的環(huán)境下,一個理性人將會做出使其自己經(jīng)濟(jì)產(chǎn)出最大化的決策。只有當(dāng)項目經(jīng)理的目標(biāo)恰好與委托人(項目所有者或者項目發(fā)起人)一致時,才會產(chǎn)生對委托人來說最優(yōu)的成果。如果項目經(jīng)理預(yù)期將會為發(fā)起人做更多的項目,他們就會希望發(fā)起人高興,而實(shí)現(xiàn)發(fā)起人的目標(biāo)能使發(fā)起人高興,并且這樣做保證了項目經(jīng)理自己的最優(yōu)利益。這樣雙方的目標(biāo)就會一致。如果是一次性項目,并且項目經(jīng)理認(rèn)為他以后將不再為項目發(fā)起人或者所有者工作,那么他就會試圖從項目中最大化自身的利益。在這種情況下,客戶必須在項目開始前就確保項目經(jīng)理的目標(biāo)與他們的目標(biāo)相一致。更有甚者,項目經(jīng)理可能會發(fā)生機(jī)會主義行為,或者甚至違反道德,以犧牲客戶的利益為代價從項目中謀取自身的利益最大化。這是道德風(fēng)險問題。
(4) 最后,雖然項目經(jīng)理也可能按照客戶的利益最大化來行事,但由于人類自身的限制,不可能做得非常完美。這就是有限理性,之所以會產(chǎn)生,是由于項目經(jīng)理(代理人)在做決策時面臨著如下問題:
* 可能不擁有他們做出最優(yōu)決策所需要的所有信息;
* 可能不能夠完美地處理他們所擁有的信息;
* 不可能預(yù)測未來,從而不能預(yù)測到阻止他們從決策中獲得最好成果的所有風(fēng)險。
基于這種情況,許多人追求滿意,而不是追求完美。的確有時候滿意就是最好。既然由于人類自身限制的三個問題,不可能做出完美的決策,因此,相對于不做決策變得停滯而言,迅速采取一個好的決策,并通過經(jīng)驗(yàn)不斷完善它是最好的選擇。在英語中有這么一句諺語:“完美是良好的敵人”(the perfect is the enemy of the good)。試圖達(dá)到完美會阻止你實(shí)現(xiàn)滿意的目標(biāo)。
由于面臨著不知道項目經(jīng)理在做什么以及為什么他們做出這樣或那樣的決策的不確定性,項目發(fā)起人開始對項目進(jìn)展情況感到不安,并且由于道德風(fēng)險問題,甚至可能不信任項目經(jīng)理。如果項目經(jīng)理想要保持發(fā)起人的支持,就必須讓他們知曉項目的進(jìn)展情況。因此項目經(jīng)理必須進(jìn)行上行領(lǐng)導(dǎo),從而保持高層管理者的支持。
客戶對委托—代理問題的反應(yīng)必然使項目成本超出或遠(yuǎn)遠(yuǎn)高出工作的嚴(yán)格成本。項目還有幾項額外成本,有時稱為代理成本,即管理委托—代理關(guān)系的成本,或者有時也稱為交易成本,即管理客戶與承包商(項目經(jīng)理)之間的交易的成本。這些成本包括:
* 客戶與項目經(jīng)理之間簽訂合同和管理合同的成本,通過合同,項目經(jīng)理得到任命,他們的角色和責(zé)任以及監(jiān)控項目的方法得到定義。甚至在一個內(nèi)部項目中,雖然沒有正式的法律合同,但這種成本仍然存在。
* 報告機(jī)制的成本,通過該機(jī)制,客戶對項目績效進(jìn)行監(jiān)控。
* 保證成本(bonding costs),即項目經(jīng)理為了獲得和保持客戶的支持而采取行動的成本。
* 剩余損失,即符合客戶最大利益的項目成果與項目經(jīng)理實(shí)際交付的項目成果之間的價值差異。上面提到,項目經(jīng)理也許不能為客戶交付完美的成果,一方面是因?yàn)椋ǖ赖嘛L(fēng)險問題)他們按照自己的而不是客戶的利益最大化行事,另一方面是因?yàn)椋ㄓ邢蘩硇裕┧麄儧]有能力為客戶提供最好的解決方案,只能做到滿意。項目交付的設(shè)施或者資產(chǎn)對于客戶來說并不是完美方案,因此而產(chǎn)生的績效損失就是剩余損失。
項目經(jīng)理必須與客戶很好地溝通,從而保持他們的安全感、信任和支持。
項目中的合作
從上面可知,如果客戶的目標(biāo)與項目經(jīng)理的目標(biāo)在項目中一致,就能實(shí)現(xiàn)客戶的最優(yōu)利益。因此客戶需要確保他們的目標(biāo)得到恰當(dāng)?shù)亩x并且激勵項目經(jīng)理去實(shí)現(xiàn)目標(biāo)。如果客戶與項目經(jīng)理有很好的合作關(guān)系,那么就能很好地實(shí)現(xiàn)目標(biāo)??蛻舯仨毰Υ_保他們和項目經(jīng)理把項目看做一種合作關(guān)系,通過項目,他們共同取得項目利益一致的結(jié)果。不幸的是,在過去通常不是這樣。由于不信任,客戶和項目經(jīng)理經(jīng)常把項目看做一種競爭關(guān)系,雙方都試圖以另一方為代價最優(yōu)化自己的利益。他們把項目看做是一個固定數(shù)目的收益,一方的勝出以另一方的犧牲為代價,即把項目看做是一種贏—輸博弈。
實(shí)際上項目并非如此。項目是一種合作體制。如果一方輸了,則雙方都會輸;如果一方贏了,則雙方都會贏。如果你按照贏—輸?shù)牟┺膩碜鲰椖?,那么雙方都會輸,只不過其中一方比另一方輸?shù)酶喽?。你必須把項目看做一種合作關(guān)系,客戶和項目經(jīng)理在項目中共同工作從而為雙方都帶來最好的收益。我的一個博士生Ralf Muller曾經(jīng)提出,客戶和項目經(jīng)理之間達(dá)成一種合作性的工作關(guān)系是項目成功的必要條件之一。
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