關(guān)于建立ERP項(xiàng)目管理制度的重要性

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實(shí)施ERP是一項(xiàng)深刻的管理革命，是一場(chǎng)耗資大、實(shí)施周期長(zhǎng)、涉及面廣的系統(tǒng)工程，項(xiàng)目不僅涉及企業(yè)運(yùn)營(yíng)各個(gè)環(huán)節(jié)和相關(guān)的部門，同時(shí)也涉及ERP軟件供應(yīng)商、ERP顧問(wèn)服務(wù)提供應(yīng)商、硬件供應(yīng)商和系統(tǒng)集成供應(yīng)商等多個(gè)商業(yè)組織，如何在這種復(fù)雜的局面下穩(wěn)步高效推進(jìn)ERP實(shí)施項(xiàng)目，并達(dá)到預(yù)期效果？建議一套項(xiàng)目管理制度是項(xiàng)目管理的前提和基礎(chǔ)，同時(shí)項(xiàng)目管理制度還必須具備“行之有效”的核心含義。本文筆者以領(lǐng)導(dǎo)的一個(gè)ERP實(shí)施項(xiàng)目為實(shí)例，探討了建議行之有效的項(xiàng)目管理制度在ERP實(shí)施項(xiàng)目中的重要性。行之有效的項(xiàng)目管理制度不僅是項(xiàng)目需求和項(xiàng)目范圍管理和項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)組建的基礎(chǔ)，同時(shí)也是項(xiàng)目計(jì)劃制定的依據(jù)，是項(xiàng)目各項(xiàng)目干系人合作的基礎(chǔ)，是先進(jìn)項(xiàng)目管理思想在ERP實(shí)施項(xiàng)目上的具體體現(xiàn)形式，在項(xiàng)目的啟動(dòng)、計(jì)劃、執(zhí)行、控制、收尾等各過(guò)程組中發(fā)揮著重要的作用，行之有效的項(xiàng)目管理制度是ERP實(shí)施項(xiàng)目的綱領(lǐng)，是項(xiàng)目的“憲法”。
　　ERP管理系統(tǒng)具有雙重核心，即管理思想和信息技術(shù)。ERP就是運(yùn)用信息技術(shù)將企業(yè)內(nèi)的資金流、物流和信息流進(jìn)行有效集成，使其協(xié)調(diào)運(yùn)作，從而實(shí)現(xiàn)整個(gè)企業(yè)績(jī)效最優(yōu)化。同時(shí)，erp系統(tǒng)對(duì)信息的及時(shí)高效處理，減輕了加工負(fù)擔(dān)，對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)、分析與挖掘，提煉了知識(shí)。實(shí)施ERP系統(tǒng)是有效解決企業(yè)的諸多困擾，提升綜合管理能力的最有力的手段。 
　　ERP實(shí)施項(xiàng)目是一個(gè)龐大的系統(tǒng)工程，是一場(chǎng)耗資大、實(shí)施周期長(zhǎng)、涉及面廣的系統(tǒng)工程，目的是要實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)運(yùn)行集成化、業(yè)務(wù)流程合理化、績(jī)效監(jiān)控動(dòng)態(tài)化、管理改善持續(xù)化。但要達(dá)到這些目的，會(huì)涉及到企業(yè)管理理念的變革、流程的新建、重組與再造及企業(yè)資源的整合，因變革可能各方存在職能與觀念的錯(cuò)位。同時(shí)面臨很多不可控因素，不僅涉及到整個(gè)企業(yè)運(yùn)營(yíng)各業(yè)務(wù)部門，同時(shí)也涉及軟件供應(yīng)商、顧問(wèn)服務(wù)供應(yīng)商和硬件供應(yīng)商及系統(tǒng)集成供應(yīng)商，只有有效協(xié)調(diào)各項(xiàng)目涉及各方，協(xié)調(diào)各方能有效預(yù)防、規(guī)避或出現(xiàn)問(wèn)題能有效進(jìn)行協(xié)商解決，是成功實(shí)施ERP實(shí)施項(xiàng)目成功的必備條件。在項(xiàng)目涉及各方共同協(xié)調(diào)的基礎(chǔ)上建立行之有效的項(xiàng)目管理制度便是促進(jìn)項(xiàng)目成功必備條件的最有效的手段。 
　　項(xiàng)目管理制度就是項(xiàng)目各方事前約定、并保證遵照?qǐng)?zhí)行的描述各方義務(wù)、職任和各類工作流程及各類異常處理流程的項(xiàng)目正式文件。通常在項(xiàng)目啟動(dòng)階段制定總則部分，并在項(xiàng)目啟動(dòng)會(huì)義上明確并確認(rèn)。項(xiàng)目啟動(dòng)后，在項(xiàng)目計(jì)劃階段由各方項(xiàng)目經(jīng)理牽頭協(xié)同各項(xiàng)目干系人制定具體的工作流程、異常工作流程等細(xì)則部分。 
　　筆者曾作為ERP軟件和服務(wù)供應(yīng)商(乙方)的項(xiàng)目經(jīng)理中途接手領(lǐng)導(dǎo)某地有政府信息化資金支持的一大型制造企業(yè)（甲方）ERP實(shí)施項(xiàng)目，項(xiàng)目除甲乙雙方外還涉及政府信息化資金支持的一家代理公司(丙方)，丙方主要考核項(xiàng)目進(jìn)度和監(jiān)控項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)，并協(xié)助政府進(jìn)行項(xiàng)目驗(yàn)收。此項(xiàng)目需求范圍涉及甲方所有業(yè)務(wù)，包括銷售管理、采購(gòu)管理、應(yīng)收應(yīng)付管理、總賬管理、預(yù)算管理、生產(chǎn)計(jì)劃管理、車間管理、倉(cāng)庫(kù)管理、立體倉(cāng)位管理、分銷管理、生產(chǎn)成本管理、質(zhì)量管理等。甲方為流程式制造企業(yè)，乙方提供的軟件產(chǎn)品偏重于業(yè)務(wù)應(yīng)用平臺(tái)，生產(chǎn)計(jì)劃管理、車間管理、分銷管理、質(zhì)量管理模塊現(xiàn)有功能無(wú)法滿足甲方的業(yè)務(wù)需求，但乙方的軟件應(yīng)用平臺(tái)能針對(duì)不同的業(yè)務(wù)需求快速定制成型系統(tǒng)功能，甲方選擇乙方的軟件產(chǎn)品也正是看重“快帶成型”這一特點(diǎn)，以便有針對(duì)性地量身定做。項(xiàng)目實(shí)施周期預(yù)定1.5年。
　　因乙方原項(xiàng)目經(jīng)理離職的原因，筆者接手該項(xiàng)目。當(dāng)時(shí)項(xiàng)目已啟動(dòng)5個(gè)月有余，但項(xiàng)目預(yù)算和項(xiàng)目進(jìn)度完全失控，雖然甲乙丙三方仍在積極努力地在工作，但還未給甲方交付任務(wù)軟件產(chǎn)品，當(dāng)時(shí)已明顯感覺(jué)到甲方項(xiàng)目成員和關(guān)鍵用戶的焦慮。 
　　通過(guò)仔細(xì)了解情況和認(rèn)真分析后發(fā)現(xiàn)，項(xiàng)目運(yùn)作過(guò)程雖經(jīng)過(guò)嚴(yán)格的項(xiàng)目準(zhǔn)備、項(xiàng)目啟動(dòng)、項(xiàng)目計(jì)劃等過(guò)程，項(xiàng)目立項(xiàng)目書(shū)、項(xiàng)目經(jīng)理任命書(shū)、項(xiàng)目公約、項(xiàng)目組織結(jié)構(gòu)、項(xiàng)目整體計(jì)劃安排、SOW等文檔也一應(yīng)俱全。項(xiàng)目公約上也描述了甲乙丙三方合作的原則、立場(chǎng)和各自的責(zé)任和義務(wù)。但是，對(duì)于標(biāo)準(zhǔn)產(chǎn)品實(shí)施的工作流程和定制開(kāi)發(fā)的工作流程等各類工作流程沒(méi)有嚴(yán)格定義出來(lái)，整個(gè)項(xiàng)目實(shí)施沒(méi)有可操性的指導(dǎo)性文件，雖然有項(xiàng)目整體計(jì)劃安排，企業(yè)變化因素很多，無(wú)法完全適應(yīng)計(jì)劃的安排，計(jì)劃變更頻繁，發(fā)生計(jì)劃變更后總是由乙方項(xiàng)目經(jīng)理發(fā)布一份新的計(jì)劃，在計(jì)劃面前甲方、丙方總是處于非常被動(dòng)的局面，以至于大家都想積極配合、努力工作把項(xiàng)目做好，但一直未找到突破口，一直未收到好的效果?，F(xiàn)場(chǎng)實(shí)施顧問(wèn)和工程師成天糾纏在細(xì)節(jié)的技術(shù)問(wèn)題里，關(guān)鍵用戶局限在各自的業(yè)務(wù)需求描述中陷入“不見(jiàn)樹(shù)葉不見(jiàn)森林的”的迷茫中，甲方項(xiàng)目組成員分工也不明確，很多問(wèn)題未能及時(shí)分析和確認(rèn)，造成大量的時(shí)間浪費(fèi)在等待和費(fèi)力的溝通上。 
　　通過(guò)分析，該項(xiàng)目正是缺乏一份行之有效的項(xiàng)目管理制度，致使甲方、丙方人員不知項(xiàng)目該如何穩(wěn)步地往下走，對(duì)于異常情況也不知如何預(yù)防和規(guī)避，出現(xiàn)問(wèn)題時(shí)也未能及時(shí)進(jìn)行快速響應(yīng)。雖然一旦問(wèn)題出現(xiàn)，乙方項(xiàng)目經(jīng)理就苦口婆心地進(jìn)行講解和解釋，但一直未預(yù)防問(wèn)題、分析問(wèn)題、解決問(wèn)題的思路和方法系統(tǒng)地整理成文件，也未系統(tǒng)地為甲方、丙方進(jìn)行講解，只做到“頭痛醫(yī)頭、腳痛醫(yī)腳”。