和諧會議中的“項目管理”

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開會早在學生時代就已開始，不時要參加各類學生會議，有的會議是學校硬性規(guī)定需要參加的，顯然很難調(diào)動全體參與人員的積極性，有的甚至只是走走過場而已；有的會議是自己牽頭，組織一些干部或同學一起開會，當然這下輪到組織者為調(diào)動到場同學的積極性犯難了。會議中遇到的問題遠遠不止于此，更何況那些產(chǎn)業(yè)做到幾億、十幾億的企業(yè)，人事調(diào)動要開會、技術研討要開會、營銷策劃要開會、業(yè)務改進要開會、出現(xiàn)突發(fā)問題又要開會；開會日期一再拖延、開會時與會人員積極性不高、會議主題混亂、會議過程無序、開會最后議而不決……如果對會議沒有很好的管理意識和相關管理體系，那么“開會”多多少少會成為企業(yè)進一步發(fā)展的不“和諧”因素之一。  
　　一般把會議管理分為五個步驟、會前準備、會議開始、會議進行，會議總結以及跟蹤執(zhí)行。在一個會議的不同階段，會有不同的原因導致會議效率低下。 
　　* 會前準備：會議主題日程不明確，任務分配不明確，參會人員無針對性，人員準備不充分。 
　　* 會議開始：會議程序繁復冗長，會議主題隨意變動，主會人能力有限，參會人員層次混亂。 
　　* 會議進行：會議討論氛圍消極，超出議題范圍，會議過程拖沓，議而不決。 
　　* 會議總結：會議總結不清晰，會議效果不明顯，工作安排沒有針對性。 
　　* 跟蹤執(zhí)行：缺乏及時有效的后續(xù)工作跟進和反饋機制。  
　　對于會議中出現(xiàn)的諸多問題，經(jīng)理人作為一般會議的主要組織者和重要參與者，更有責任去管好會議，使得會議變得更有效率，成為新時代的“和諧會議”。會議管理與項目管理有很多相同之處，經(jīng)理人們可以借用較為基礎的項目管理思想來更好地理解會議管理。  
　　像做項目那樣去開會  
　　☆ “項目名稱”——會議名稱或主題，這類名稱應該在會議開始之前的準備工作中確定，務求簡單明了、“一針見血”，讓相關人員一看就知道會議的主題，以及開會時間、地點、參會人員等等。  
　　☆ “項目類型”——會議的類型，對于會議類型的識別，我們可以從不同的角度和維度去分析與識別，如根據(jù)會議涉及的企業(yè)職能，會議可以分為戰(zhàn)略類會議、運營類會議、項目工作類會議等；根據(jù)會議舉行的時間周期，可以分為年會、季度會議、月報會議、周例會、臨時會議等；根據(jù)會議開展的實際內(nèi)容形式，又可以分為研討會議、培訓會議、信息發(fā)布會、訂貨交流會等。    
　　不同類型的會議，對于不同行業(yè)的企業(yè)而言也有著不同的意義。對于很多快速消費品行業(yè)和零售行業(yè)的企業(yè)來說，一年內(nèi)固定幾次的訂貨交流會是至關重要的，直接關系著本年度甚至今后幾年相關產(chǎn)品的銷售計劃和銷售總額；而對于項目型企業(yè)如建筑公司等，一周一次或一月一次的項目計劃和總結會議就顯得尤為重要。因此，會議組織者要明白，哪些會議是必須開的，對企業(yè)而言十分重要，擁有較高的優(yōu)先級；哪些會議是遵循慣例開的，內(nèi)容和會議過程都相對固定，有很好的模板可以參照；哪些會議是由于突發(fā)事件而可能會開的，具有相當?shù)牟淮_定性；甚至哪些會議在時間、參會人員、討論主題方面都比較相似，可以進行合并，從而節(jié)約資源等等。總之，在某個行業(yè)的企業(yè)中，什么樣類型的會議將直接決定這個會議應該怎么開。     
　　☆ “項目人員”——也就是與會議相關的一系列人員了。從會議前期準備，到會議進行，到會議總結跟進；從“幕前”的主導策劃，到“幕后”的后勤輔助，所有的相關人員包括參會人員都應該明確自己的工作以及在會議中的角色。對于安排參會人員這方面，要有十分明確的針對性，相關人員的缺席會導致會議無法正常進行，而無關人員的出現(xiàn)又明顯會增加現(xiàn)場的消極情緒，同時也浪費了無關參會人員的時間。 
　　☆ “項目目標”——許多會議開了是需要最終形成可見的或可交付的成果，如有的會議能夠形成相關的報表報告；有的會議結果是確定一套策劃方案；有的會議甚至會間接形成企業(yè)利潤和業(yè)務量（比如訂貨交流會）。首先明確會議的目標，那么安排起會議的相關事宜時就會更加有針對性，會議也會更容易產(chǎn)生效果。     
　　☆ “項目范圍”——會議涉及的主題范圍，這個需要主會人對會議現(xiàn)場進行較好地控制，以明確的會議目標為基礎，盡量不要涉及與本次會議關系不大的議題。也不要使會議冷冷淡淡、草草收場，從而沒有完成會議預定的目標。 
　　☆ “項目進度”——除了對會議前期充分準備之外，會議現(xiàn)場的流程安排和控制，以及會后相關的書面總結和計劃執(zhí)行，也都是會議進度控制的一部分。跟項目進度的概念是貫穿滲透項目生命周期的道理是一樣的。就會議現(xiàn)場而言，很難想象，在一個內(nèi)部研討會上有繁復冗余開場白和領導總結，在一個新產(chǎn)品說明會上卻沒有像樣的發(fā)言人和吸引眼球的相關介紹。會議進度安排中的任何一個疏忽都可能導致會議氣氛的失控，會議主題的偏離和會議效果的降低。  
　　☆ “項目風險”——會議過程中同樣具有風險，事先確定出席的關鍵人物是否會突然缺席？事先已經(jīng)決定的計劃在宣布時會不會突然遭到反對？事先準備完善的發(fā)布會有沒有可能被問到令人尷尬的問題？事先將內(nèi)容安排得豐富多彩的會議，為什么現(xiàn)場氣氛還是不冷不熱？……有越多的“事先”，就有越多的風險。同項目管理中一樣，我們無法預料到所有可能出現(xiàn)的問題以及問題的嚴重性，但我們努力盡量考慮周全，將容易導致會議失敗的因素出現(xiàn)的可能性降到最低，并準備好相關的應對方法。  
　　會議本身是一個很重要的管理工具，需要我們對會議中的各個細節(jié)嚴格把關，就象對整個項目而言，需要進行不斷地監(jiān)控、不斷地調(diào)整、不斷地跟進，以確保項目及時、出色地完成。