項目中的溝通——理論與實踐（下）

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　　這一部分，我們將深入了解當前比較常用的項目溝通方式以及一些易于實施的成功實踐。

　　1.會議

　　會議是迄今為止項目中最為常見的溝通方式，但人們對它卻褒貶不一。

　　通常，會議的目的包括：

　?、夙椖繂优c計劃活動，這些活動旨在理解和定義項目;

　　②共享與解釋有關(guān)項目狀況、未解決的問題與風險的信息

　　③制定項目決策;

　?、苡懻摵徒鉀Q與項目主題相關(guān)的問題;

　　⑤建立團隊;

　?、藿鉀Q沖突。

　　顯然，在一次會議中，可能會有多個目的交織在一起。但是通常來講，如果會議有明確、唯一的目的，而且不需要參會者在思維方式上做出重大轉(zhuǎn)變，則會更加富有成效?；谶@一觀察結(jié)果，產(chǎn)生了一些技術(shù)，其中包括Edwardde Bono的“六頂思考帽”(SixThinking Hats)方法。

　　使用這種方法時，每個參會者都要“戴上相同顏色的帽子”，而每一種顏色的“帽子”代表了一種特定的思維方式：白帽子表示實事求是，紅帽子表示從感覺出發(fā)，黑帽子表示危機感或風險導向，黃帽子表示積極或成功導向，綠帽子表示創(chuàng)新，藍帽子表示過程控制。

　　更通俗地講，這意味著以找到項目解決方案為目的的創(chuàng)造性的頭腦風暴會議不應(yīng)與分析性的風險分析會議合并在一起進行，因為對于參會者來說，在角色之間進行轉(zhuǎn)換可能會比較困難。

　　因此，認識到這一情況后，經(jīng)驗豐富的項目經(jīng)理通常會根據(jù)項目的特點安排不同類型的會議，

例如：①項目(或項目階段)啟動會;②計劃會;③決策會(如指導委員會會議);④定期的團隊會議;⑤項目評審會，如狀態(tài)評審會、里程碑或階段評審會以及最終評審會等;⑥經(jīng)驗教訓總結(jié)會;⑦沖突解決會;⑧正式的項目收尾會議。

　　對于這些會議，其安排方式、所用技術(shù)和做法等可能會因目的及參會者的不同而有所差異。不過，遵守以下第5條基本規(guī)則可能會有所裨益：僅組織必要的會議，因為只有這樣的會議才會有成果。要安排高效的會議，

　　逐一考慮下列問題可能會有所幫助(理想情況下，對每個問題的回答都應(yīng)為“是”)：①所安排的會議是否有明確的目的?②相對于其他方式來說，會議是否是達到這一目的的最佳方式?③會議是否有主題和議程?

　　④如果以前召開過相同主題的會議，這次的會議是否會參考那些會議?⑤需要參會的人員名單是否明確?⑥會議議程中是否考慮了屆時將參會的人員?⑦會議主持人是否明確?⑧會議的時間和地點是否明確?

　　⑨在確定會議時間和地點的時候是否考慮了參會者的到會情況?⑩是否會提供適當?shù)募夹g(shù)手段?組織良好、主持人明確的會議很容易被參會者欣然接受。下面是一些簡單的一般規(guī)則：

　　(1)應(yīng)提前向所有參會者(應(yīng)區(qū)分必須參加者和選擇參加者)發(fā)出會議邀請，并注明主題、議程和預期成果。如果需要參會者事先準備材料，也應(yīng)告知參會者。由于很難在會議召開之前確保所有人都能夠到會，因此，項目經(jīng)理常常將會議安排在一個固定時間(例如每個周二下午兩點)。項目經(jīng)理圈子

　　(2)伴有可視展示的會議通常更受歡迎。簡單的可以是一張議程幻燈片，而詳細的則可以采用多張幻燈片來闡述會議各個方面的內(nèi)容。理想情況下，每張幻燈片都應(yīng)對會議目的和議程做出提醒。

　　(3)應(yīng)做好會議記錄，以便參會者能在日后回顧一下自己的發(fā)言、意見和會議成果，以及了解自己做出的承諾。會議記錄可以零散，但要詳細，即便這樣做是“多余”的，也仍可用來對以后的會議進行優(yōu)化。由于會議的信息量可能會非常大，

　　因此最安全的做法是在會議進行過程中做好記錄，以避免產(chǎn)生誤解。實踐中，可以在會議結(jié)束時將會議記錄展示給大家，這樣，參會者就可以審核一下自己的發(fā)言，并做一些必要的修正。

　　(4)會議記錄文件應(yīng)便于搜索、結(jié)構(gòu)清晰。內(nèi)容通常包括會議摘要(主題、議程等)及以下部分：會議期間提供的信息、制定的決策、行動計劃(責任人、行動內(nèi)容以及時間)、未解決的問題以及對交換文件的引用(如果有)等。

　　(5)比較好的做法是，早點到會并檢查一下是否一切就緒。如果有幻燈片，在會議開始時就應(yīng)該已開始放映或做好了放映準備。項目經(jīng)理博客

　　(6)會議應(yīng)按時開始。有時，為了等待重要客人而不得不推遲一段時間，即使如此，出于禮貌，也應(yīng)征得已經(jīng)到會人員的同意。在會議過程中，要做好以下工作：①確保參會者有機會相互認識和了解各自的身份;②介紹會議主題和預期成果;③提出會議議程建議并征求意見——可能有人希望增加會議內(nèi)容;
④選擇一個人做會議記錄(或者自己做);⑤積極地對會議進行管理，要使會議按照計劃的范圍和時間框架(包括會間休息)進行，并要保持參會者的活躍程度。在會議結(jié)尾環(huán)節(jié)，要做好以下工作：①感謝參會者抽出時間參加會議;

　?、诳偨Y(jié)會議情況及會議成果;③告知接下來的工作。這些規(guī)則適用于某些特定類型的會議，而由高層管理人員參加的啟動會可能會更加正式，或者可以分成正式與非正式兩部分。

　　2.電話、電子郵件、電話會議和視頻會議電話、電子郵件、電話會議和視頻會議也是常用的項目溝通方式。這些方式同樣存在最佳實踐，不過這些內(nèi)容不在本文討論范圍之內(nèi)。

　　3.其他工具和技術(shù)

　　項目管理IT系統(tǒng)能夠通過時間表記錄、任務(wù)進度報告、問題記錄、風險報告等功能為結(jié)構(gòu)化溝通提供最佳支持，對此，本文不再進行討論。需要強調(diào)的是，盡管項目經(jīng)理通常并不能只為了一個項目而訂購一套新的IT系統(tǒng)，但卻應(yīng)該對現(xiàn)有基礎(chǔ)設(shè)施能實現(xiàn)的功能做出調(diào)查。

　　使用專用項目管理IT系統(tǒng)進行溝通時，也存在一些問題：①項目參與者需要學會使用該系統(tǒng);②項目參與者可能更愿意使用傳統(tǒng)的溝通手段，而不愿意使用這一系統(tǒng)，例如，他們可能更愿意查看郵箱，而不習慣查看系統(tǒng)消息;③關(guān)鍵的利益相關(guān)方可能還沒有使用該系統(tǒng)。

　　對這些問題的解決可能已在項目經(jīng)理的能力范圍之外，因而應(yīng)被置于整個管理框架內(nèi)。另外，在實際中還有一些溝通工具比較常用：

　　(1)談話是電話和電話會議的一種很好的替代方式。談話的侵擾性更低，并且仍然具有同步性。談話記錄可以被保存起來，以用于以后的項目文檔。缺點是談話一般進行得比較緩慢，而且錄音方式不能記錄下表情。

　　(2)文檔共享是一種可以讓參與者在自己的計算機上查看會議主持人屏幕內(nèi)容的溝通方式。在一些文檔共享方案中，主持人還可以讓參與者進行操作，對演示的文檔進行更改。這是一種非常有用的方法，可與電話會議或視頻會議一起使用，進行協(xié)同工作。

　　總結(jié)

　　本文介紹了溝通對于項目尤其是項目管理的重要意義。溝通管理是一個至關(guān)重要的項目管理過程，這一思想可能已被重申過多次，然而卻仍然被一些項目經(jīng)理所忽視——他們總是將注意力集中在范圍管理、時間管理及成本管理等所謂的“核心”項目管理技術(shù)上。

　　盡管在一些簡單的項目中溝通可以自然而然地完成，但在一些比較復雜的項目中，溝通卻是應(yīng)該經(jīng)過精心計劃的。幸運的是，溝通計劃的制訂是一項簡單工作，對于大多數(shù)項目，都不需要專門的訣竅，只要具備一般的計劃技能，并理解一些基本規(guī)則就可以了。

　　計劃充分的溝通不僅會使項目更易于管理，并且會給所有的參與方帶來回報。