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良好溝通是項(xiàng)目管理成功的必由之路
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困惑源自缺乏溝通
企業(yè)在實(shí)施CMM過(guò)程中,所遇到的阻力會(huì)來(lái)自于方方面面。增強(qiáng)正向的推進(jìn)力,弱化逆向的阻力,對(duì)于過(guò)程改進(jìn)的成功至關(guān)重要。為實(shí)現(xiàn)這一目標(biāo),企業(yè)各層面之間正確的溝通與協(xié)調(diào)起著決定性作用,這就需要對(duì)項(xiàng)目進(jìn)行有效的溝通管理。
項(xiàng)目經(jīng)理是溝通項(xiàng)目層和管理層的橋梁,是項(xiàng)目溝通的焦點(diǎn)所在。對(duì)于CMM的貫徹實(shí)施起著承上啟下的作用。貫徹CMM不能奢望全體人員從一開(kāi)始就一致?lián)碜o(hù),但是項(xiàng)目經(jīng)理的積極參與、并與各層面有效溝通,卻是非常必要的,這在很大程度會(huì)增強(qiáng)企業(yè)整體推進(jìn)CMM實(shí)施的動(dòng)力。
CMM實(shí)施的內(nèi)部驅(qū)動(dòng)力主要來(lái)自于兩方面:高層經(jīng)理和項(xiàng)目經(jīng)理。高層經(jīng)理通過(guò)資源和政策驅(qū)動(dòng),項(xiàng)目經(jīng)理以實(shí)際問(wèn)題驅(qū)動(dòng)。項(xiàng)目經(jīng)理首先應(yīng)該明白過(guò)程改進(jìn)的意義,認(rèn)識(shí)到過(guò)程改進(jìn)工作正是為項(xiàng)目服務(wù)的,是使項(xiàng)目能夠順利進(jìn)行的可靠保證。而不單單是被動(dòng)地服從高層經(jīng)理的安排和質(zhì)量經(jīng)理的規(guī)劃,而且應(yīng)該把這種認(rèn)識(shí)通過(guò)正確的溝通方式,源源不斷地傳給項(xiàng)目層,并影響客戶等其它層面。 從而使項(xiàng)目層成為推進(jìn)CMM實(shí)施的動(dòng)力。
CMM實(shí)施的過(guò)程是打破舊平衡,建立新平衡的過(guò)程,在這期間體系會(huì)相對(duì)混亂,對(duì)正在運(yùn)行的項(xiàng)目會(huì)產(chǎn)生某些負(fù)面的影響。最直接的表現(xiàn)就是會(huì)帶來(lái)額外的工作量,產(chǎn)生很多事務(wù)性管理工作,這樣容易使相關(guān)人員產(chǎn)生抵觸情緒。有效的溝通就顯得愈發(fā)重要。項(xiàng)目經(jīng)理應(yīng)敏銳地發(fā)現(xiàn)項(xiàng)目進(jìn)行過(guò)程中開(kāi)發(fā)人員的這種苗頭,及時(shí)地以正式溝通方式予以控制,并著重指出過(guò)程改進(jìn)對(duì)項(xiàng)目、企業(yè)的益處,讓成員看到希望,迫使其先堅(jiān)持下去,最大程度地避免這種情緒的強(qiáng)化和蔓延。只要是真正的實(shí)施過(guò)程改進(jìn),項(xiàng)目組成員會(huì)在潛移默化中體會(huì)到CMM的益處。隨著時(shí)間的推移,當(dāng)看到項(xiàng)目質(zhì)量不斷地提升、工作狀態(tài)日趨規(guī)范和穩(wěn)定,開(kāi)發(fā)人員逐漸會(huì)發(fā)自內(nèi)心地支持這種過(guò)程改進(jìn)。
對(duì)于項(xiàng)目的SQA(軟件質(zhì)量保證)和SCM(軟件配置管理)人員來(lái)講,需要增強(qiáng)配合意識(shí),不斷強(qiáng)化與項(xiàng)目組的溝通。質(zhì)量部門(mén)是制度的制定者,但這并不意味著他們就應(yīng)該高高在上,與項(xiàng)目脫節(jié)。開(kāi)發(fā)人員是直接為客戶服務(wù)的,質(zhì)量和配置人員實(shí)質(zhì)上是間接地為客戶服務(wù),都是為了項(xiàng)目的成功和企業(yè)的長(zhǎng)久發(fā)展。配合意識(shí)的增強(qiáng)體現(xiàn)在深入了解項(xiàng)目經(jīng)理改進(jìn)過(guò)程的需求,根據(jù)實(shí)際需要開(kāi)展質(zhì)量工作,爭(zhēng)取在局部先有所突破,進(jìn)而一步步地?cái)U(kuò)大。采取靈活多樣的方式密切接觸開(kāi)發(fā)人員,通過(guò)有效地溝通來(lái)開(kāi)展質(zhì)量宣傳,多方了解反饋意見(jiàn),促進(jìn)自己的工作。CMM過(guò)程改進(jìn)需要用不斷的成功來(lái)推動(dòng)。QA(質(zhì)量保證)成員通過(guò)不斷的溝通,一點(diǎn)一滴的向大家展現(xiàn)出CMM的改進(jìn)效果,進(jìn)而使大家認(rèn)可過(guò)程改進(jìn),減少阻力。
在CMM環(huán)境下,項(xiàng)目管理的目的同樣是實(shí)現(xiàn)既定項(xiàng)目目標(biāo)。在這個(gè)過(guò)程中,一般認(rèn)為把計(jì)劃做得詳實(shí)、細(xì)致,在項(xiàng)目實(shí)施時(shí)嚴(yán)格控制,項(xiàng)目就能取得成功,這其實(shí)是項(xiàng)目成功的最基本條件。據(jù)統(tǒng)計(jì),在項(xiàng)目進(jìn)行過(guò)程中,有70%以上的失敗項(xiàng)目,不是因?yàn)橛?jì)劃不周詳,也不是控制不到位,而是因?yàn)轫?xiàng)目某些資源無(wú)法及時(shí)、充足利用。而這直接與溝通不利有關(guān)。項(xiàng)目經(jīng)理在管理過(guò)程中一定要花至少75%以上的時(shí)間來(lái)與項(xiàng)目各方干系人進(jìn)行協(xié)調(diào)和溝通,得到他們的理解和支持。做到這一點(diǎn),項(xiàng)目就成功了一半。
提升溝通技巧
專家們認(rèn)為,對(duì)于成功,威脅最大的就是溝通的失敗。與IT項(xiàng)目成功的三個(gè)主要因素分別為:用戶的積極參與,明確的需求表達(dá),管理層的大力支持。而這三要素全部依賴于良好的溝通技巧。
一方面是注重有效溝通中的“科學(xué)”,它由一些基礎(chǔ)性技巧組成,諸如有效的寫(xiě)作、表達(dá),以表現(xiàn)自我風(fēng)格為指導(dǎo)方針,堅(jiān)持明確的主旨(即不斷強(qiáng)調(diào)所傳遞信息的核心觀點(diǎn))并簡(jiǎn)潔地表達(dá)協(xié)調(diào)信息。這些基礎(chǔ)性技巧即“科學(xué)”,有助于形成對(duì)管理者個(gè)人的正直品質(zhì)和誠(chéng)信的印象。
另一方面是提高有效溝通中的“藝術(shù)”,它包含一些高深的、有時(shí)是來(lái)自本能的技巧,如觀察傾聽(tīng)者的反應(yīng)、解讀對(duì)方的情緒從而了解事實(shí)真相、因人而異地采取說(shuō)服策略、應(yīng)用對(duì)集體有利的方法來(lái)解決團(tuán)隊(duì)的問(wèn)題并找出問(wèn)題的根本原因。這些技巧即“藝術(shù)”,決定了對(duì)管理者的信服程度。
L先生所遇到的問(wèn)題,可能會(huì)讓許多項(xiàng)目管理者一籌莫展。但只要稍加分析和通過(guò)類似PMP的學(xué)習(xí),我們便會(huì)深切意識(shí)到問(wèn)題不在于計(jì)劃、監(jiān)控上,而是出在溝通上面,必須竭盡全力地去加強(qiáng)這方面的管理。
根據(jù)要求,溝通管理的目標(biāo)是及時(shí)并適當(dāng)?shù)貏?chuàng)建、收集、發(fā)送、儲(chǔ)存和處理項(xiàng)目的信息,標(biāo)準(zhǔn)的項(xiàng)目溝通管理包含溝通計(jì)劃、信息傳遞、實(shí)施情況報(bào)告、管理收尾等過(guò)程。而溝通計(jì)劃是重中之重。要改善項(xiàng)目當(dāng)時(shí)的狀況,當(dāng)務(wù)之急是征求項(xiàng)目干系人的意見(jiàn),制定溝通計(jì)劃。
根據(jù)溝通管理的要求,一個(gè)完整的項(xiàng)目管理計(jì)劃中應(yīng)包括如下內(nèi)容:
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項(xiàng)目溝通7個(gè)好習(xí)慣
項(xiàng)目管理中溝通的作用性
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