項(xiàng)目溝通：論項(xiàng)目溝通管理

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　　摘要：本文討論了I系統(tǒng)項(xiàng)目在S市實(shí)施時(shí)溝通管理問題。I系統(tǒng)是一種基于陸基網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)對(duì)地面移動(dòng)目標(biāo)精確定位的新型信息系統(tǒng)。隨著S市城市化進(jìn)程日趨加快，各行各業(yè)對(duì)于基于位置服務(wù)（LBS）的需求日顯急迫，如何利用當(dāng)代先進(jìn)的信息技術(shù)提升城市管理的智能化水平，已經(jīng)成為時(shí)代賦予信息化建設(shè)的使命。正是在此背景下，S市I項(xiàng)目的建設(shè)正式提上日程。本文中首先提出了I項(xiàng)目實(shí)施過程中溝通管理中的重點(diǎn)與關(guān)鍵，指出把建立溝通管理計(jì)劃，內(nèi)部溝通注重文檔化和盡早溝通、主動(dòng)溝通原則融入溝通管理的具體措施，探索了一條對(duì)新型復(fù)雜信息系統(tǒng)項(xiàng)目進(jìn)行有效溝通的路子。最后，提出在溝通過程中設(shè)計(jì)有針對(duì)性的差異化績效報(bào)告有利溝通完善的認(rèn)識(shí)。在本項(xiàng)目的實(shí)施過程中，我作為項(xiàng)目總監(jiān)，負(fù)責(zé)該項(xiàng)目首期工程在S市的實(shí)施。
　　正文：
　　S市引進(jìn)以色列的定位為城市公共性、戰(zhàn)略性的信息化基礎(chǔ)設(shè)施的I系統(tǒng)項(xiàng)目建設(shè)正式啟動(dòng)，該項(xiàng)目是利用現(xiàn)代計(jì)算機(jī)技術(shù)、無線通信技術(shù)、地理信息技術(shù)構(gòu)造的一張覆蓋整個(gè)城市的陸基地面移動(dòng)定位測(cè)控網(wǎng)絡(luò)，項(xiàng)目建成后能夠較好滿足定位、導(dǎo)航、監(jiān)測(cè)等領(lǐng)域公用和民用的廣泛需求，提升城市智能化水平，并帶動(dòng)相關(guān)產(chǎn)業(yè)發(fā)展。項(xiàng)目建設(shè)將填補(bǔ)國內(nèi)在信息技術(shù)應(yīng)用方面的一項(xiàng)空白。
　　本項(xiàng)目建設(shè)方A為三家大型國有背景公司組成的股份公司,承建方C為具有I系統(tǒng)大中華區(qū)代理權(quán)的系統(tǒng)集成商,項(xiàng)目目的：打造城市移動(dòng)定位測(cè)控平臺(tái)，滿足社會(huì)基于位置服務(wù)需求；項(xiàng)目首期工程可交付成果包括1個(gè)控制中心NCC集成、上行系統(tǒng)49個(gè)接收基站和下行系統(tǒng)17個(gè)信號(hào)發(fā)射基站和7個(gè)同步基站的總集成, 工期12個(gè)月，項(xiàng)目投資1.2億元人民幣。首期工程是整個(gè)項(xiàng)目建設(shè)的核心和關(guān)鍵。
　　我作為承建方C公司的項(xiàng)目總監(jiān)負(fù)責(zé)I系統(tǒng)在S市的首期工程項(xiàng)目管理工作。I系統(tǒng)項(xiàng)目是國內(nèi)新型信息系統(tǒng)，尚無建設(shè)先例，項(xiàng)目經(jīng)驗(yàn)非常缺乏，如何通過某市項(xiàng)目的實(shí)踐，實(shí)現(xiàn)信息共享、經(jīng)驗(yàn)轉(zhuǎn)化，為項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)和公司盡快積累經(jīng)驗(yàn)和財(cái)富，是本項(xiàng)目溝通管理的重點(diǎn)。I系統(tǒng)項(xiàng)目由于其功能的獨(dú)特性廣受社會(huì)各界關(guān)注，政府公安、信息化部門直至主管市領(lǐng)導(dǎo)均表示關(guān)切，項(xiàng)目啟動(dòng)之時(shí)部分機(jī)構(gòu)和企業(yè)便與建設(shè)單位簽訂了項(xiàng)目建成后的應(yīng)用合作意向書，眾多特別項(xiàng)目關(guān)系人對(duì)項(xiàng)目溝通管理提出了更高要求，如何保持內(nèi)外范圍、高低層次不同人員之間信息的一致性，如何協(xié)調(diào)如關(guān)鍵項(xiàng)目關(guān)系人之間看法，使之有利于項(xiàng)目的順利實(shí)施，是I系統(tǒng)項(xiàng)目溝通管理的關(guān)鍵。
　　一般而言，在一個(gè)比較完整的溝通管理體系中，包含以下內(nèi)容：溝通計(jì)劃編制、信息分發(fā)、績效報(bào)告和項(xiàng)目干系人管理。 針對(duì)項(xiàng)目特點(diǎn)，結(jié)合公司的戰(zhàn)略，我是采用如下策略進(jìn)行溝通管理：
　　一、建立清晰的溝通管理計(jì)劃，實(shí)現(xiàn)可管理的溝通
　?。▎栴}：被動(dòng)式、應(yīng)付式溝通，隨意而行、混亂無序。原因：沒有建立清晰的溝通模式，成員不知道自已的溝通職責(zé)。解決措施：建立溝通管理計(jì)劃）
　　項(xiàng)目溝通計(jì)劃是項(xiàng)目整體計(jì)劃中的一部分，它的作用非常重要，也常常容易被忽視。經(jīng)常出現(xiàn)的問題是項(xiàng)目經(jīng)理憑自己的經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行口頭安排與交待，項(xiàng)目成員按經(jīng)理的指示被動(dòng)地、應(yīng)付式地完成信息溝通工作。這種問題的原因主要是項(xiàng)目計(jì)劃階段項(xiàng)目經(jīng)理嫌麻煩或不重視沒有進(jìn)行嚴(yán)格的溝通計(jì)劃。一種高效的體系不應(yīng)該僅僅靠口頭傳授，落實(shí)到規(guī)范的計(jì)劃編制中很有必有。
　　I系統(tǒng)項(xiàng)目由于范圍大，項(xiàng)目干系人眾多，沒有溝通管理計(jì)劃，溝通必然混亂。計(jì)劃前，我是這樣考慮的：團(tuán)隊(duì)里應(yīng)建立起一種相對(duì)穩(wěn)定的、可以重復(fù)執(zhí)行的溝通管理計(jì)劃，只要能訓(xùn)練成員重復(fù)執(zhí)行，溝通過程必然能逐漸演化和成熟，溝通就有實(shí)現(xiàn)可管理的可能。
　　因此，根據(jù)I項(xiàng)目特點(diǎn)，我首先組織團(tuán)隊(duì)成員分析了建設(shè)方A公司的組織結(jié)構(gòu)，根據(jù)摸底，確定各干系人分別對(duì)其組織、對(duì)項(xiàng)目、對(duì)政府的影響度，形成“項(xiàng)目干系人影響度分類表”；再進(jìn)行各干系人信息需求分析，確定“項(xiàng)目關(guān)系人信息需求表”，確定此表時(shí)對(duì)關(guān)鍵項(xiàng)目干系人進(jìn)行了意見征求，目的是判斷能否滿足其需求并確定合適的信息格式、報(bào)送方式。影響度分類表和信息需求表的結(jié)合，可以提供項(xiàng)目關(guān)系人的需求和預(yù)期，以及用于溝通的信息的格式、內(nèi)容與細(xì)節(jié)水平。根據(jù)此工作方法，再分別確定本項(xiàng)目公司管理層、各分包公司、外部其它項(xiàng)目干系人等，通過這些工作基本完成了溝通管理計(jì)劃的主體工作。這個(gè)分析確認(rèn)過程項(xiàng)目管理團(tuán)隊(duì)一定要全部參加，以加強(qiáng)他們對(duì)項(xiàng)目干系人特性了解及溝通時(shí)的敏感性。 
　　溝通矩陣幫助了團(tuán)隊(duì)理解如何以標(biāo)準(zhǔn)而連貫的形式定期就項(xiàng)目進(jìn)展進(jìn)行溝通，促使溝通系統(tǒng)化；團(tuán)隊(duì)成員有清晰的溝通模式，知道自己“什么時(shí)候”該向“誰”以“哪種”形式溝通“啥“信息。溝通管理計(jì)劃的強(qiáng)化執(zhí)行使項(xiàng)目的溝通逐漸朝有序化發(fā)展。