淺談工程項(xiàng)目的采購(gòu)管理

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采購(gòu)管理是工程項(xiàng)目建設(shè)的物質(zhì)基礎(chǔ)，是項(xiàng)目執(zhí)行過(guò)程中關(guān)鍵的一步。項(xiàng)目采購(gòu)管理至少應(yīng)當(dāng)注意以下三點(diǎn)：一是要搞清采購(gòu)工作的基本流程；二是要強(qiáng)化全流程成本意識(shí)；三是要選好供應(yīng)商。
　　采購(gòu)一詞是從Procurement翻譯而來(lái)，意為努力獲得或設(shè)法搞到。它不同于一般意義上的商品購(gòu)買，包括以不同的方式從組織外部獲得貨物、土建工程和服務(wù)的整個(gè)采辦過(guò)程。項(xiàng)目的采購(gòu)則可以定義從項(xiàng)目組織外部獲取產(chǎn)品（包括貨物和服務(wù)）的整個(gè)過(guò)程。
　　對(duì)于工程項(xiàng)目來(lái)說(shuō)，設(shè)備、材料的采購(gòu)費(fèi)用大約占項(xiàng)目總投資的50％—60％。同時(shí)，采購(gòu)交貨的進(jìn)度又直接影響項(xiàng)目的進(jìn)度；采購(gòu)質(zhì)量的好壞也制約著項(xiàng)目質(zhì)量的高低，并將決定項(xiàng)目建成后的連續(xù)、穩(wěn)定和安全運(yùn)轉(zhuǎn)。由此可見(jiàn)，采購(gòu)管理是工程項(xiàng)目管理中的重要組成部分，它不但是工程項(xiàng)目建設(shè)的物質(zhì)基礎(chǔ)，而且還是執(zhí)行中的一個(gè)關(guān)鍵步驟。 
　　項(xiàng)目采購(gòu)是一項(xiàng)很復(fù)雜的工作。項(xiàng)目采購(gòu)管理時(shí)，至少應(yīng)當(dāng)做到以下三點(diǎn)：一是要搞清采購(gòu)工作的基本流程；二是要強(qiáng)化全流程成本意識(shí)；三是要選好供應(yīng)商。
　　1、搞清采購(gòu)的基本流程
　　項(xiàng)目采購(gòu)工作包括從組織建立開(kāi)始，經(jīng)采買、催交、檢驗(yàn)、直到最后一批產(chǎn)品通過(guò)檢驗(yàn)為止的全部工作。項(xiàng)目采購(gòu)管理可以分為三個(gè)階段，即準(zhǔn)備階段、實(shí)施階段和收尾階段。不同的階段側(cè)重點(diǎn)不同，準(zhǔn)備階段主要工作有建立組織、需求分析、熟悉市場(chǎng)、確定采購(gòu)戰(zhàn)略和編制采購(gòu)計(jì)劃；實(shí)施階段主要工作包括接收請(qǐng)購(gòu)文件、確定合格供應(yīng)商、招標(biāo)或詢價(jià)、報(bào)價(jià)評(píng)審或評(píng)標(biāo)定標(biāo)、召開(kāi)供應(yīng)商協(xié)調(diào)會(huì)、簽定合同、調(diào)整采購(gòu)計(jì)劃、催交、檢驗(yàn)、包裝及運(yùn)輸?shù)?；收尾階段工作主要有交接、材料處理、資料歸檔和采購(gòu)總結(jié)等。具體的工作流程如圖1所示。 

　　說(shuō)明：
　　1、多批次采購(gòu)時(shí)，第二次以后的采購(gòu)一般從“接收請(qǐng)購(gòu)文件”開(kāi)始，至“交接”處結(jié)束；最后一個(gè)批次的產(chǎn)品交接結(jié)束后，才能進(jìn)入到“資料歸檔”和“材料處理”階段； 
　　2、“資料歸檔、材料處理和采購(gòu)總結(jié)”通常在項(xiàng)目臨近結(jié)束時(shí)進(jìn)行；
　　3、采購(gòu)方式通常從“詢價(jià)”或“招標(biāo)”中選擇其一。
　　2、強(qiáng)化全流程成本意識(shí)
　　全流程成本意識(shí)，即是說(shuō)，成本的降低關(guān)注的不只是某一產(chǎn)品直接成本的下降，而是著眼于項(xiàng)目建設(shè)的大局，以項(xiàng)目總體成本的降低為標(biāo)準(zhǔn)。獲得了低價(jià)的采購(gòu)物品固然是成本的降低，但獲得優(yōu)質(zhì)的服務(wù)、快速及時(shí)的供應(yīng)、可靠的貨源保證、節(jié)約的組織成本等也屬于成本上的利益。降低采購(gòu)成本還要考慮其它“利益相關(guān)者”的收益，不能只看采購(gòu)直接成本的降低，要從項(xiàng)目采購(gòu)的全過(guò)程來(lái)探求降低總成本的有效措施。
　?。?）準(zhǔn)確預(yù)算。采購(gòu)預(yù)算是在采購(gòu)之前對(duì)采購(gòu)成本的一種估計(jì)和預(yù)測(cè)，是對(duì)資金使用的一個(gè)整體規(guī)劃，是項(xiàng)目采購(gòu)的基準(zhǔn)。有了準(zhǔn)確的預(yù)算，就能隨時(shí)對(duì)資金的使用情況進(jìn)行檢測(cè)和控制，確保資金的使用在合理的范圍內(nèi)浮動(dòng)，有效地控制資金的流向和流量，達(dá)到控制采購(gòu)成本的目的。