企業(yè)采購(gòu)技巧：項(xiàng)目采購(gòu)和合同管理

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　一、使用完善的評(píng)估方法的重要性
　　一般情況下，軟件項(xiàng)目會(huì)受到四種因素的控制，它們分別是時(shí)間、需求、資源（包括人員、硬件條件以及資金）和風(fēng)險(xiǎn)。這些因素的任何意料之外的變化都會(huì)對(duì)我們的項(xiàng)目產(chǎn)生影響。因此，做好時(shí)間和項(xiàng)目資源需求的評(píng)估是非常必要的。如果過(guò)低估計(jì)項(xiàng)目預(yù)算，會(huì)由于缺乏項(xiàng)目實(shí)施時(shí)間、資金、硬件條件或是沒(méi)有足夠的人來(lái)完成等原因?qū)е路浅?yán)重的后果。但如果過(guò)高地估計(jì)項(xiàng)目需求預(yù)算，也會(huì)因?yàn)槌杀咎呤蛊髽I(yè)付出很大的代價(jià)，最后這個(gè)項(xiàng)目可能會(huì)被擱淺，就算項(xiàng)目被批準(zhǔn)實(shí)施，也會(huì)由于此項(xiàng)目占用大量的資源而使其它的項(xiàng)目由于得不到足夠的資源來(lái)呈現(xiàn)“饑餓”狀態(tài)。
　　從我的經(jīng)驗(yàn)來(lái)看，對(duì)一個(gè)項(xiàng)目做時(shí)間和所需資源的預(yù)算評(píng)估通常對(duì)于大多數(shù)團(tuán)隊(duì)和項(xiàng)目經(jīng)理是一個(gè)非常大的挑戰(zhàn)。形成挑戰(zhàn)的原因有很多，如它們對(duì)預(yù)算評(píng)估沒(méi)有足夠的經(jīng)驗(yàn)、對(duì)評(píng)估技術(shù)或所涉及的商業(yè)領(lǐng)域缺乏了解，需求不清楚等。盡管負(fù)責(zé)項(xiàng)目預(yù)算評(píng)估的經(jīng)理已經(jīng)嘗試了使用最好的方法來(lái)處理需求及各方的關(guān)系問(wèn)題，但由于以上的原因，不可避免地導(dǎo)至整個(gè)團(tuán)隊(duì)由于評(píng)估失誤而超過(guò)預(yù)算，或是項(xiàng)目失敗。還有另外一種評(píng)估預(yù)算的方法，就是使用高度樂(lè)觀的方法進(jìn)行評(píng)估，而忽略我們需要處理的具體項(xiàng)目。那么我們到底該怎么做呢？
　　二、實(shí)用的預(yù)算評(píng)估技術(shù)
　　在我們開(kāi)始研究預(yù)算評(píng)估之前，需要對(duì)我們能提供的預(yù)算評(píng)估類(lèi)型有一個(gè)初步的認(rèn)識(shí)。預(yù)算評(píng)估可以被簡(jiǎn)單地分為下面三種類(lèi)型：
　　1. 宏觀預(yù)算評(píng)估：這種評(píng)估方式將根據(jù)項(xiàng)目的宏觀輪廓進(jìn)行一個(gè)總體的估計(jì)。這種估計(jì)是非常粗略的。在理想狀態(tài)下，所評(píng)估出來(lái)的值應(yīng)該是實(shí)際值的兩倍至三倍。
　　2. 粗略預(yù)算評(píng)估：用這種評(píng)估方式評(píng)估出來(lái)的數(shù)據(jù)已經(jīng)非常接近實(shí)際值了。在理想狀態(tài)下，評(píng)估出來(lái)的值應(yīng)該是實(shí)際值的50%至100%。
　　3. 精確預(yù)算評(píng)估：這是一種非常好的預(yù)算評(píng)估主要。在理想狀態(tài)下，所評(píng)估出來(lái)的值應(yīng)該是實(shí)際值的25%至50%。
　　決定使用這三種不同預(yù)算評(píng)估類(lèi)型中的哪一種是十分重要的。當(dāng)我們對(duì)需要做的項(xiàng)目背景和業(yè)務(wù)非常熟悉，并且類(lèi)似的項(xiàng)目已經(jīng)做過(guò)很多次的情況下，使用精確評(píng)估是可行的。當(dāng)我們正在做系統(tǒng)維護(hù)工作時(shí)，所能遇到的問(wèn)題是已知的，或是增加一個(gè)我們?cè)?jīng)做過(guò)的功能時(shí)，這種預(yù)算評(píng)估是允許的。粗略評(píng)估是在我們對(duì)需求比較熟悉的，以及對(duì)相關(guān)領(lǐng)域和技術(shù)熟悉的情況下采用的。而在所有其他的情況下，最好的預(yù)算評(píng)估方法就是宏觀預(yù)算評(píng)估。也許有很多人固執(zhí)地認(rèn)為宏觀預(yù)算評(píng)估的結(jié)果幾乎等于沒(méi)做任何評(píng)估！但這種評(píng)估的結(jié)果實(shí)際上是非常價(jià)值的，因?yàn)檫@些評(píng)估結(jié)果可以給企業(yè)和項(xiàng)目街頭團(tuán)隊(duì)一些關(guān)于正在進(jìn)行的項(xiàng)目需要些什么，其中包括時(shí)間、資源和資金。使用這種方法我們至少知道某個(gè)項(xiàng)目需要兩到六個(gè)月的時(shí)間來(lái)完成。如果不進(jìn)行評(píng)估，也許我們根據(jù)就不知道項(xiàng)目需要多少時(shí)間來(lái)完成。根據(jù)評(píng)估結(jié)果，我們可以根據(jù)需要對(duì)某些重要的項(xiàng)目進(jìn)行更細(xì)致的預(yù)算評(píng)估。例如，我們可以為我們需要的基礎(chǔ)構(gòu)架提供一個(gè)精略評(píng)估，而不僅僅是一個(gè)關(guān)于人員和時(shí)間的宏觀預(yù)算評(píng)估結(jié)果。
　　三、如何進(jìn)行宏觀預(yù)算評(píng)估
　　當(dāng)我們開(kāi)始個(gè)全新的項(xiàng)目時(shí)，所面對(duì)最多的就是這種預(yù)算評(píng)估方式。新的技術(shù)、對(duì)領(lǐng)域知識(shí)和技術(shù)不熟悉的團(tuán)隊(duì)，或是對(duì)需求不清楚。而對(duì)付這些情況最好的預(yù)算評(píng)估方式就是宏觀預(yù)算評(píng)估。
　　1. 打破項(xiàng)目是由許多不同需要的任務(wù)組成的束縛。嘗試著為項(xiàng)目盡可能地增加任務(wù)。典型的做法是按著設(shè)計(jì)和實(shí)現(xiàn)軟件的一般方法來(lái)提取出新任務(wù)，如分析、設(shè)計(jì)、實(shí)現(xiàn)、演示、測(cè)試、bug核對(duì)、文檔、發(fā)布以及技術(shù)支持等，看看如果這些步驟在每個(gè)任務(wù)中都要求去做，那么就可以考慮將它們提出來(lái)做為一個(gè)新的任務(wù)。
　　2. 使用兩個(gè)指標(biāo)來(lái)評(píng)估每一個(gè)任務(wù)：復(fù)雜度（分為高、中、低三個(gè)檔次）和工作量（分為大、中、小三個(gè)檔次）。一個(gè)并不復(fù)雜的任務(wù)仍然可能是一個(gè)工作量很大的任務(wù)。例如，將paper form上的信息保存在數(shù)據(jù)庫(kù)中可能需要數(shù)周的時(shí)間。一個(gè)非常復(fù)雜的的任務(wù)的工作量也可能不大，但仍然需要花很多時(shí)間來(lái)完成，例如對(duì)一個(gè)數(shù)據(jù)庫(kù)的性能優(yōu)化。對(duì)于復(fù)雜的任務(wù)，一般當(dāng)其非常大時(shí)，拆分成小的任務(wù)后分配到許多人或團(tuán)隊(duì)時(shí)是非常困難的。而簡(jiǎn)單的任務(wù)就很容易地被分拆和分配。
　　3. 有效地評(píng)估任務(wù)所需的時(shí)間。對(duì)于最后形成的任務(wù)，需要定義它們所需的時(shí)間和資源。例如，我們可以設(shè)置低復(fù)雜度和工作量少的任務(wù)需要最多需要一周的時(shí)間，而中等復(fù)雜度和小工作時(shí)的任務(wù)需要三周的時(shí)間等等。這些量化后的指標(biāo)和基于團(tuán)隊(duì)和項(xiàng)目的指標(biāo)不同，這此指標(biāo)和數(shù)據(jù)將在下一次評(píng)估時(shí)幫助我們獲得更好的效果。因此，應(yīng)該將所有的任務(wù)的宏觀評(píng)估值都加到一個(gè)表中
　　四、如何進(jìn)行粗略預(yù)算評(píng)估
　　當(dāng)我們對(duì)項(xiàng)目的任務(wù)有了一個(gè)好的想法，并知道如何去做的情況下，可以使用這種預(yù)算評(píng)估。
　　1. 最好讓實(shí)際參與項(xiàng)目的人來(lái)進(jìn)行這種評(píng)估工作。最后可以將這些參與評(píng)估的人的評(píng)估結(jié)果累加，從而得到最終的預(yù)算評(píng)估。
　　2. 確保評(píng)估函數(shù)的自變量為：時(shí)間、人員和資源需求。
　　3. 對(duì)分拆后的任務(wù)盡可能地考慮到它們的細(xì)節(jié)部分。在上面曾經(jīng)提到過(guò)。按著典型的軟件設(shè)計(jì)和實(shí)現(xiàn)軌跡，如分析、設(shè)計(jì)、實(shí)現(xiàn)、演示、測(cè)試、bug核對(duì)、文檔、發(fā)布以及技術(shù)支持，并考慮這些任務(wù)是否為每個(gè)任務(wù)都需要的，對(duì)做這項(xiàng)工作是非常必要的。我們應(yīng)保證每個(gè)時(shí)間單位為八十小時(shí)或更少的時(shí)間。
　　五、小結(jié)
　　本文所討論的技術(shù)可以幫助我們更出色地完成預(yù)算評(píng)估工作。將評(píng)估所得出的數(shù)據(jù)和項(xiàng)目實(shí)際需求數(shù)據(jù)進(jìn)行對(duì)比。鑒別什么是正確的，什么是錯(cuò)誤的。將幫助我們改善下次評(píng)估的結(jié)果。隨著我們從事更多的預(yù)算評(píng)估工作，我們的經(jīng)驗(yàn)將會(huì)有更顯著的增加！