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項目管理知識:項目采購管理8
合同收尾與行政總結(jié)(administrative closure)類似(10.4部分討論),因為合同收尾包括產(chǎn)品核實(所有工作正確地令人滿意地完成了嗎?)和行政收尾(administrative close-out)(更新記錄以反映最終結(jié)果和將信息立卷以備將來使用)。合同條款也可能為合同收尾規(guī)定特定的程序。提前終止合同是合同收尾的特殊情形。
12.6.1合同收尾的輸入(inputs to contract close-out)
1. 合同文件資料(contract documentation)。合同文件資料包括(但不限于)合同本身以及支持進度(supporting schedules),請來和批準的合同變更,賣方發(fā)展的技術(shù)資料(seller-developed technical documents),賣方執(zhí)行報告(seller performance reports),金融證件(financial documents)(例如發(fā)票和支付記錄)和與合同有關(guān)的檢驗結(jié)果。
12.6.2合同收尾的工具和方法(outputs from contract close-out)
1. 采購審計(procurement audits)。采購審計是從采購計劃到合同管理的采購過程的一種結(jié)構(gòu)性復(fù)查(structured review)。采購審計的目標是確認成功和失敗,以確保向本工程其他采購項目的轉(zhuǎn)移或向執(zhí)行組織內(nèi)的其他項目的轉(zhuǎn)移。
12.6.3合同收尾的輸出(outputs from contract close-out)
1. 合同文卷檔案(contract file)。應(yīng)準備一完整的索引記錄設(shè)備(a complete set of indexed records)以容納最終項目記錄。
2. 正式接收和總結(jié)(formal acceptance and closure)。負責(zé)合同管理的個人或組織提供給賣方合同已完成的正式書面通知。正式接收和總結(jié)的要求常常在合同中規(guī)定。
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