項(xiàng)目管理：中小企業(yè)信息化的路徑與策略

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信息化還是“白紙一張”的小企業(yè)怎樣才能走上數(shù)字化的快車道呢？本文將從企業(yè)管理的實(shí)際和信息技術(shù)的內(nèi)在邏輯上作一個探索和總結(jié)。

一個企業(yè)想導(dǎo)入信息化手段，其過程如同拆遷或改造一座舊城市， 要按計(jì)劃地、 步步為營、反復(fù)多次地進(jìn)行才能完成。所以企業(yè)在行動之前， 應(yīng)胸有成竹，統(tǒng)觀全局，不能走一步看一步。

一、 小企業(yè)初戀數(shù)字化的八個步驟

回顧一下大多數(shù)企業(yè)的電腦化過程吧。

1．電腦掃盲辦公

辦公室中開始使電腦，

企業(yè)文字與圖表處理電腦化，

撥號或?qū)拵?，上網(wǎng)收集信息， 收發(fā)E-MAIL

2．財(cái)務(wù)管理信息化

單機(jī)應(yīng)用

聯(lián)網(wǎng)應(yīng)用， 報(bào)賬與稅務(wù)申報(bào)。

3．部門管理電腦化，內(nèi)部數(shù)據(jù)共享

4．搭建企業(yè)局域網(wǎng)

5．開通外網(wǎng)的窗口網(wǎng)站

6．開始業(yè)務(wù)的集成應(yīng)用

7．升級硬/軟件系統(tǒng)

8．拋棄老系統(tǒng)，再投巨資，重新規(guī)劃應(yīng)用

從以上看， 這種信息化過程是“第一次吃螃蟹”的原始方式， 是一個被動的過程， 企業(yè)投入大， 效果差，隱蔽的成本高， 信息化發(fā)展比較緩慢。

二、 為什么管理軟件應(yīng)用是從財(cái)務(wù)會計(jì)開始的？

這個問題揭示了信息化與數(shù)字化的區(qū)別：

信息是泛指， 數(shù)字化也是電腦數(shù)據(jù)化。數(shù)字化的前提是具有“信息”的形式。

1． 信息的形式的多元化。

2． 信息作為獨(dú)特的表現(xiàn)形式，可以是一種管理方法。

3． 信息的載體可以承載任何內(nèi)容的質(zhì)量特征。

首先， 財(cái)務(wù)會計(jì)的方法， 其本身在企業(yè)管理中早先應(yīng)用了“信息”方法和技術(shù)，只是在開始的時(shí)候沒有“數(shù)字化”的信息形式來支持。信息化， 首先就需要對管理對象（人/財(cái)/物/事件/無形資產(chǎn)等）的在各種情形下進(jìn)行定義、分類、總括、檢索和計(jì)算。這些分別體現(xiàn)為會計(jì)的科目、記賬、立帳、核算與報(bào)表方法。 這些原始的業(yè)務(wù)模型， 可以被軟件完全模擬。

其次， 財(cái)會信息之間的規(guī)范對應(yīng)與反映關(guān)系， 也是“數(shù)字化”之前提，被約定成俗的東西。所以無論是對管理當(dāng)局，還是對企業(yè)管理者來說，最先規(guī)范化的管理領(lǐng)域便是—財(cái)務(wù)管理。

最后， 還因?yàn)?，它與準(zhǔn)確計(jì)算有天然的聯(lián)系，數(shù)字之間互相反射和對應(yīng)，又要求一定的實(shí)時(shí)性， 固“財(cái)軟”在中外企業(yè)界和縱向管理應(yīng)用上都排在了前位。

三、 中小企業(yè)成熟的信息化方法

而今， 企業(yè)管理已從“清冷的珠算時(shí)代”步入了“散熱式的計(jì)算機(jī)時(shí)代”，企業(yè)家們完全可以有“前車之鑒”，免去“趟河溺水之苦”。

信息化的工作可繁可簡，但卻是一項(xiàng)嚴(yán)肅的系統(tǒng)工程。

企業(yè)家們對自己的企業(yè)來說， 就是父母與之孩兒。大人對小孩從小到大，從吃飯穿衣到職業(yè)選擇都有一些計(jì)劃、預(yù)測和安排。換成信息化來說， 就是要使初始的和后續(xù)間斷性的投資， 互相兼容和促進(jìn)，實(shí)現(xiàn)投資效益1+i > 2的目標(biāo)。

信息化工作又如“寫文章”，不能想到哪就寫到哪， 必須要綱目清晰， 統(tǒng)籌安排。因?yàn)橥顿Y工作不是“軟件代碼”，可刪除、復(fù)制、插入、粘貼，失誤就要付出代價(jià)。

因此， 做信息化，就先要用“信息化”的方法來考慮問題。

1． 全息決策。 即從一開始就要考慮到一個比較長的周期，一個能覆蓋多業(yè)務(wù)領(lǐng)域，最好也能跨越經(jīng)營周期的一個“數(shù)字化計(jì)劃”。

2． 斷點(diǎn)決策。 由于企業(yè)發(fā)展的階段性特征決定的， 企業(yè)實(shí)力和外部環(huán)境都要幾經(jīng)更新和升級，這些軌跡并非是“連續(xù)的函數(shù)”，適應(yīng)于不同階段的做法就是這類決策。減少一些“完成取代性”的決策內(nèi)容是考慮的重點(diǎn)。

3． 柔性化。 在不同的發(fā)展期間， 預(yù)留“接口”， 保證在沒開通“電梯”時(shí)， 能走樓梯。

4． 定義好基礎(chǔ)信息。 企管中的實(shí)證、記錄、法律、交易、計(jì)量、過程、特征等信息都是構(gòu)成將來“服務(wù)器”處理、保存和重用的重要資源， 必須事先重視。

5． 分布性與組件化。 工作站點(diǎn)與應(yīng)用領(lǐng)域， 都應(yīng)從可獨(dú)立、可分拆、可組合的方式上進(jìn)行設(shè)計(jì)。

四、 首推IT規(guī)劃

俗話說， 人是從小看大， 三歲看老。 這說明， 一些基因（包括性格）在起了長遠(yuǎn)的作用。IT 規(guī)劃， 就是要找到你企業(yè)能夠長期發(fā)展的“基因”。

一個站在“信息化”彼岸的企業(yè)，如何涉足信息化呢？

一個成熟企業(yè)所遇到的問題， 后來的企業(yè)在開始前都應(yīng)該規(guī)劃進(jìn)去。

1． 環(huán)境認(rèn)知（內(nèi)部與外部）

2． 企業(yè)憲法

3． 戰(zhàn)略構(gòu)思

4． 發(fā)展要素

5． 目標(biāo)管理

6． 管理變革

7． 經(jīng)營變革

8． IT要素（網(wǎng)絡(luò)與融合、通訊、安全、技術(shù)架構(gòu)、數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)、平臺與中間件、各種系統(tǒng)）

9． 系統(tǒng)匹配

10． 商業(yè)智能

上述基本的“十大綱要”，是一個企業(yè)信息的“基因工程”。無論如何， 基因的抽取工作是前期的， 全局性的， 決定性的。

五、 引入第三方咨詢

不管是實(shí)施成熟軟件系統(tǒng)，或是新開發(fā)自用系統(tǒng)，或是安排IT投資，都需要抽象需求、規(guī)范業(yè)務(wù)流程與控制，這時(shí)引入第三方的咨詢是必要的。

1． 中立的第三方既是參謀，也是醫(yī)生。他們與企業(yè)項(xiàng)目組一起對企業(yè)進(jìn)行事先的診斷和分析，開出性價(jià)比 好的"藥方"，對今后的發(fā)展和實(shí)施是最為有利的。

2． 企業(yè)若是自己充當(dāng)咨詢角色， 由于專業(yè)和資源的限制，對信息化的規(guī)律性缺乏深刻理解， 會出現(xiàn)知識、經(jīng)驗(yàn)的盲點(diǎn)及失誤，常導(dǎo)致多次的“否定之否定”或是前后矛盾的需求，到頭來會得不償失。

3． 由“IT提供方”充當(dāng)醫(yī)生， 他們常常由于利益驅(qū)動而做出有"傾向"的決定，誤導(dǎo)企業(yè)多花錢或是"貨不對路"， 以至于引出法律糾分。

4． 一些"IT與咨詢"聯(lián)盟的咨詢機(jī)構(gòu)也多暗藏玄機(jī)，會增加企業(yè)的信息化成本。

六、 導(dǎo)入數(shù)字化的時(shí)機(jī)

處于起步階段的小企業(yè)， 數(shù)字化可能對目前的經(jīng)營管理還不能有明顯的短期"療效"。因?yàn)橹饕且恍┗A(chǔ)性工作。但選擇了正確的"入口"，卻能有"特效"。

1． 優(yōu)先數(shù)字化對當(dāng)前經(jīng)管有重大意義的業(yè)務(wù)。選擇標(biāo)準(zhǔn)是---數(shù)據(jù)量和實(shí)時(shí)性要求。

2． 產(chǎn)生原始數(shù)據(jù)，并對今后經(jīng)營有基礎(chǔ)性影響的業(yè)務(wù)領(lǐng)域。這些資料需要準(zhǔn)確和連續(xù)性。

3． 在導(dǎo)入一項(xiàng)新的計(jì)劃或運(yùn)營一項(xiàng)新的業(yè)務(wù)時(shí)。這時(shí)可一步到位，以免事后返工。

4． 集成應(yīng)用的項(xiàng)目， 應(yīng)及早統(tǒng)籌。 防止"以新除舊"帶來的浪費(fèi)。

5． 可以單點(diǎn)應(yīng)用的業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)，在可擴(kuò)展和集成的條件下，亦可先行。

6． 信息化知識條件比較好的部門， 如市場信息、綜合辦公、財(cái)務(wù)和標(biāo)準(zhǔn)化銷售部門等都可先走一步。

小結(jié)

信息化的真正優(yōu)勢在于"集成效益"， 然而對小企業(yè)來說，這還是數(shù)字化遠(yuǎn)期目標(biāo)。隨著業(yè)務(wù)規(guī)模和運(yùn)行規(guī)范化的發(fā)展，必然要過渡到"集成"階段。因此，信息化不能搞"一蹴而就"， 它是與企業(yè)一起成長的同步過程。泛普軟件-建筑工程項(xiàng)目管理系統(tǒng)