減低開發(fā)過程變動依賴項目范圍管理

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　　范圍與功能的分別

　　在“如何把握不存在的需求”一文中，已經(jīng)說明范圍是有效管理需求變更的唯一方法。有明確的項目范圍，我們才能夠?qū)W習(xí)及分析范圍內(nèi)的作業(yè)流程，建立系統(tǒng)的功能需求，并在開發(fā)過程中當(dāng)客戶要求變動的時候有效管理我們的工作范圍，才能夠有機會按照預(yù)算在指定的時間內(nèi)完成項目的交付。

　　軟件開發(fā)項目從開始到今天，一直以來客戶都不能夠告訴我們需要哪些功能，他們只能告訴我們系統(tǒng)需要完成哪些目標(biāo)?；仡櫋叭绾伟盐詹淮嬖诘男枨蟆币晃闹械牡谝粋€例子，20世紀(jì)70 年代的客戶需要把庫存管理進(jìn)行自動化，收到的指示會像下例：“建立一套庫存管理系統(tǒng)取代目前的人工作業(yè)流程”。這一句指示是唯一任務(wù)說明。系統(tǒng)分析員在接受這個任務(wù)后第一個工作是建立項目的Term of Reference (ToR)。系統(tǒng)分析員會進(jìn)行初步調(diào)查，通過簡單的訪談，與庫存部門負(fù)責(zé)人明確理解他們工作的開始點和終結(jié)點，得出的結(jié)果可能像下例：“從貨品(包括原材料，半成品及制成品)進(jìn)入倉庫開始，到貨品因應(yīng)生產(chǎn)或銷售申領(lǐng)要求離開倉庫為止，其中包括貨品存入量的統(tǒng)計，存放位置記錄，總庫存量統(tǒng)計，申領(lǐng)數(shù)目，檢貨，提取貨品，準(zhǔn)備出倉，最后更新貨品存量統(tǒng)計等工作過程”。這是所謂的Term of Reference，也是我們今天所認(rèn)識的項目范圍。

　　在用戶及管理層認(rèn)同上述的ToR 后，這個項目的負(fù)責(zé)人便需要估計需要對多少人進(jìn)行訪談，需要多久時間進(jìn)行訪談，需要多少時間對訪談結(jié)果進(jìn)行分析，多少時間建立項目需求，編寫需求說明書，需要多久進(jìn)行系統(tǒng)設(shè)計，多少程序員及多少時間進(jìn)行程序編寫，如何進(jìn)行測試，編寫系統(tǒng)文檔，編寫用戶手冊，什么時候在倉庫安裝終端，如何連接主機，什么時候進(jìn)行用戶培訓(xùn)，如何讓系統(tǒng)取代目前的人工作業(yè)等等有關(guān)工作計劃及時間表。

　　在系統(tǒng)分析員完成訪談后，便需要依據(jù)訪談結(jié)果進(jìn)行分析，理解什么時候知道有貨品進(jìn)入倉庫，什么時候更新有關(guān)數(shù)據(jù)，如何更新，采用哪些表單，倉庫人員如何決定貨品應(yīng)該存放在哪里，如何記錄有關(guān)信息，如何知道需要檢貨，什么時候進(jìn)行數(shù)據(jù)更新，如何分別哪些貨品要去生產(chǎn)部門或者直接送到客戶指定地點等等信息。這些信息便成為系統(tǒng)在不同過程中所需的功能需求。

　　從上述的開發(fā)過程說明中可以體現(xiàn)功能需求并不是客戶或用戶提供，是系統(tǒng)分析員在理解目前的人工作業(yè)后分析出來的結(jié)果。

　　在系統(tǒng)移交到倉庫中運行前，倉庫中的工作人員需要對系統(tǒng)的操作進(jìn)行學(xué)習(xí)及測試。要知道當(dāng)時倉庫的工作人員并不是針對系統(tǒng)的功能進(jìn)行測試，是對系統(tǒng)能否滿足他們的工作過程進(jìn)行測試?；谶@批工作人員對人于工作業(yè)的過程十分理解，如果系統(tǒng)未能提供一些他們操作過程中的日常工作，他們會要求技術(shù)人員對系統(tǒng)進(jìn)行修改。這個過程讓我們誤會用戶是對功能需求進(jìn)行測試，這個誤會一直到今天讓我們把系統(tǒng)開發(fā)的焦點錯誤地放在功能上，而不是系統(tǒng)的最終交付上。而系統(tǒng)的最終交付是否能夠滿足ToR 的要求是當(dāng)時項目成敗的主要指標(biāo)。

　　系統(tǒng)集成的范圍及需求

　　20世紀(jì)70 年代的項目多以部門單獨運營為主，自動化的目的是提升部門本身的運營效率進(jìn)行系統(tǒng)建設(shè)。到80 年代，企業(yè)高層開始體會企業(yè)中的數(shù)據(jù)分散在不同的部門或子公司的部門中。哪些數(shù)據(jù)是最新的?哪些是最準(zhǔn)確的?應(yīng)該采用哪個部門的數(shù)據(jù)做決定呢?如何整合這些數(shù)據(jù)，如何獲得即時的數(shù)據(jù)，如何利用當(dāng)時的區(qū)際網(wǎng)絡(luò)(AreaNetwork)，客戶/服務(wù)端(Client/Server)，遙程存取(Remote‐Access)數(shù)據(jù)庫(Data Base)等科技來更有效提升企業(yè)的運營效率呢?這些問題提供軟件開發(fā)項目進(jìn)行系統(tǒng)集成及數(shù)據(jù)分享的工作，最終的目的還是環(huán)繞原來自動化提升企業(yè)(不單是70 年代提升部門)的整體運營效率為主要目標(biāo)。

　　這個時候，簡單的ToR 已經(jīng)不能夠說明項目的范圍，但可以采用多個ToR 來加以說明。工作說明(Statement of Work)在這個時候誕生，開始取代ToR 成為項目范圍的主要工具。一個項目可能有多個Statement of Work(SOW)才能夠有效說明項目包含的范圍。例如要建立一個 “訂單管理系統(tǒng)(Order Processing System)”的時候，這個系統(tǒng)可能包括銷售部門，庫存管理部門，會計部門，運輸部門，生產(chǎn)部門等，這些部門也可能分布在不同的地區(qū)。

　　項目負(fù)責(zé)人首要是建立這個“訂單管理系統(tǒng)”的范圍，保證能夠提供訂單管理的的全部工作，所以會首先進(jìn)行初步調(diào)查，理解一張訂單從不同業(yè)務(wù)點如何把訂單傳送回銷售部門，銷售部門如何把訂單信息轉(zhuǎn)進(jìn)倉庫，如何結(jié)合現(xiàn)有庫存管理系統(tǒng)，如何通知會計部門有關(guān)銷售，如何通知運輸部門需要送貨，或者如何通知生產(chǎn)部門需要進(jìn)行生產(chǎn)等內(nèi)容。在與個別部門負(fù)責(zé)人完成初步訪談后會，理解訂單在各個部門的進(jìn)入點和輸出點后才建立這個項目的工作說明(SOWs)如下：

　　SOW‐1: 連接業(yè)務(wù)點各終端到銷售系統(tǒng)，建立當(dāng)天的銷售記錄。

　　SOW‐2: 連接銷售系統(tǒng)與庫存管理系統(tǒng)，容許銷售部門查詢倉庫管理系統(tǒng)中有關(guān)貨品庫存量。

　　SOW‐3: 容許銷售部門在庫存系統(tǒng)中預(yù)訂貨品數(shù)量以便運送到客戶指定地點。

　　SOW‐4: 容許銷售部門指示庫存工作人員進(jìn)行檢貨，并通知運輸部門有關(guān)訂單的運送要求。

　　SOW‐5: 在銷售部門計算有關(guān)訂單的總金額，運送費及保險費用，并生成發(fā)票送交客戶。

　　SOW‐6: 自動更新倉庫貨品儲存量，如有關(guān)貨品低于最低數(shù)時，建立貨品生產(chǎn)通知單并傳送到生產(chǎn)規(guī)劃部。

　　SOW‐7: 自動通知業(yè)務(wù)點有關(guān)訂單發(fā)貨日期。

　　SOW‐8: 有關(guān)發(fā)票內(nèi)容自動轉(zhuǎn)發(fā)會計部門，建立有關(guān)應(yīng)收賬款記錄。

　　SOW 并不是我們所說的系統(tǒng)功能，是在項目完結(jié)后這個系統(tǒng)所應(yīng)該提供的最終目的。以上的SOW 說明了這個項目的范圍，包括的有關(guān)部門及現(xiàn)有系統(tǒng)的連接。在客戶確認(rèn)后每一個SOW 將當(dāng)作一個ToR處理，這個ToR 便成為整個系統(tǒng)建設(shè)項目中的一個子項目(也是子項目名稱的起源)。如何才知道我們建立的SOW 已經(jīng)包含整個系統(tǒng)的各個部門，如何保證這個范圍能夠有效地提供一套“訂單管理”的系統(tǒng)，這需要項目負(fù)責(zé)人對行業(yè)有一定的理解，同時為保證開發(fā)過程中能夠控制范圍的變動，在有關(guān)文檔中明確說明SOW 所包含或不包含那些工作。利用“包含(Inclusive)”和“不包含(Exclusive)”的說明來牢牢地建立一個固定項目范圍。

　　在項目規(guī)劃完成后，系統(tǒng)分析師便按照被分派的SOW 采用ToR 的調(diào)查方式進(jìn)行深入調(diào)查，對有關(guān)工作進(jìn)行訪談，理解有關(guān)SOW 的工作流程后對有關(guān)流程進(jìn)行分析，并找尋初步的解決方案。如何利用科技取代電話咨詢庫存量，利用科技取代傳真把訂單從業(yè)務(wù)部門傳送回銷售部門，或取代傳真送貨通知單到運輸部門，取代內(nèi)部文件傳送發(fā)票副本到會計部門等等工作，什么時候需要進(jìn)行數(shù)據(jù)收集，需要進(jìn)行數(shù)據(jù)更新，需要打印發(fā)票或其它有關(guān)報告等工作便成為項目的功能需求。

　　如果在開發(fā)過程中，用戶認(rèn)為需要貨品在運送完畢后，收貨單應(yīng)該自動確認(rèn)有關(guān)應(yīng)收賬款的作業(yè)流程，或者需要增加萬一退貨后的訂單處理操作流程時，我們便可以依據(jù)原SOW 來控制項目的范圍變動，因為這兩項操作流程并沒有在項目的SOW 中說明。如果用戶認(rèn)為一定需要增加這兩個操作流程，那么項目的范圍會變動，帶出額外的工作量，額外的開發(fā)時間，額外的投資預(yù)算，修正系統(tǒng)的架構(gòu)，增加軟件模塊，追加人力資源等等因應(yīng)的后果。有能力的項目負(fù)責(zé)人會盡量說服客戶把有關(guān)工作在目前的系統(tǒng)建設(shè)完成后才進(jìn)行處理，避免延誤項目的進(jìn)度和交付日期。

　　這個系統(tǒng)集成的項目再一次說明如何從項目范圍中建立有關(guān)功能需求。建立功能需求是軟件從業(yè)人員的責(zé)任，不是客戶或用戶能夠提供的內(nèi)容。在完成人工操作過程分析訂立系統(tǒng)的功能需求后，更要進(jìn)一步考慮如何讓科技提升企業(yè)的運營效率。也許在設(shè)計過程中發(fā)現(xiàn)當(dāng)時的貨品運送流程是從倉庫直接送到銷售部門，再由銷售部門安排貨品連同發(fā)票一起送到客戶的指定地點，設(shè)計師可能考慮是否可以直接從倉庫把貨品運送到客戶指定地點，銷售部門另外把有關(guān)發(fā)票直接送交客戶?這個改變會為企業(yè)帶來多大效率改善?有了確實的構(gòu)思后便需要說服用戶這個系統(tǒng)如何能夠更有效地完成有關(guān)貨品運送的過程，要說服用戶這些功能可以提升貨品運送的效率和客戶滿意度，讓銷售部門和運輸部門可以體會未來的工作流程將有所改變。決定最終解決方案及用戶認(rèn)可后依據(jù)分析師的建議建立有關(guān)系統(tǒng)的功能，交由系統(tǒng)設(shè)計師對有關(guān)功能進(jìn)行模塊組合及邏輯設(shè)計。到這里，我們可以清楚知道系統(tǒng)建設(shè)不是依據(jù)客戶的需求而建設(shè)，是依據(jù)如何達(dá)到項目最終目的和項目的最終交付而建設(shè)。需求不是客戶或用戶提供，是我們作為一個專業(yè)人員依據(jù)我們要開發(fā)的項目目標(biāo)(如何達(dá)到)和項目的最終交付而制定出來的結(jié)果。沒有項目范圍，我們便不能建立有關(guān)系統(tǒng)的功能。沒有項目范圍，我們便不能控制任務(wù)的工作量，不能預(yù)估完成日期并按時完成。
從上述兩個例子中可以看到，功能需求與業(yè)務(wù)流程直接相連的，理解了業(yè)務(wù)流程，便能夠建立有關(guān)的功能需求，利用科技完成有關(guān)工作，提升運營效率，減低業(yè)務(wù)部門有關(guān)工作量和工作人員的需求。