糟糕的范圍管理導致項目失敗

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定義并計劃一個項目只是成功管理一個項目的第一步。在你做完工作計劃之后，你就要按照這個計劃工作。你必須保證你同意完成的工作要在規(guī)定的時間和預算項目范圍內(nèi)完成。計劃工作的一部分是針對一種不可避免的事實：一旦項目開始進行了，客戶就會不停地要求你完成超出原來商定范圍的工作，或者和原來商定范圍不同的工作。這就是你必須要使用范圍變化管理的時候了。如果你不使用它，你就會因為要完成比原先同意的預算所包括的工作量多得多的工作而疲于奔命。換句話說，你將會遭到很大的麻煩。 
　　 什么是導致項目失敗的主要原因
　　 我們都經(jīng)歷過不太成功的項目。我在這個系列里討論了五個最為常見的項目管理的錯誤。在這里閱讀第一部分，“糟糕的計劃是項目管理第一大失誤”。
　　 范圍管理從范圍定義開始
　　 定義項目范圍可能是定義一個項目過程中最重要的部分。事實上，如果你不確定你在進行的是什么，以及你所進行的項目的邊界在哪里，你就根本不可能成功。管理項目范圍是項目管理里最重要的一部分。但是，如果你沒有很好地定義項目范圍，那么管理項目范圍幾乎就是不可能的了。
定義項目范圍的目的是把你的項目的邏輯范圍清楚地描述出來，并獲得認可。范圍陳述被用來定義哪些工作是包括在該項目的邊界之內(nèi)的，而哪些工作又是在該項目范圍之外的。你能夠把項目范圍定義得越清楚，你的項目就會越明確。下面這些類型的信息可能會有幫助。
　　 ·范圍內(nèi)和范圍以外的可交付使用的類型（商業(yè)需求，目前狀況評估）
　　 ·范圍內(nèi)和范圍以外的主要的生命周期流程（分析，設計，測試）
　　 ·范圍內(nèi)和范圍以外的數(shù)據(jù)類型（財務，銷售，雇員情況等）
　　 ·范圍內(nèi)和范圍之外的數(shù)據(jù)源（或者數(shù)據(jù)庫）（帳單，總帳，薪水冊等。）
　　 ·范圍內(nèi)和范圍之外的組織（人力資源，制造商，供應商等）
　　 ·范圍內(nèi)和范圍以外的主要功能（決策支持，數(shù)據(jù)輸入，管理報告）
　　 有一個可行的范圍變化流程
　　 項目經(jīng)理和項目小組必須意識到范圍變化本身并沒有什么不對。也就是說在項目進行過程中修改范圍并不是什么壞主意。事實上，很多時候，這是一件好事。首先，客戶通常都不能確定最終解決方案所需要的所有的需求和功能。其次，就算他們可以，商業(yè)是隨著時間不斷變化的，因此項目的需求也會發(fā)生變化。
如果你不能夠容納變化，最終的解決方案就會達不到應有的價值，或者它甚至有可能是無用的。因此，你希望客戶具有在需要的時候改變項目的能力。如果項目經(jīng)理對于項目變化沒有準備，問題就產(chǎn)生了。每一個項目都應該有一個流程來有效地管理變化。這個流程應該包括確定變化，評估變化的商業(yè)價值，評估對于項目的影響，然后把這些信息提交給項目發(fā)起人進行評估。發(fā)起人然后可以決定是否同意該變化。如果同意，發(fā)起人還應該理解它對于項目的影響，然后為它追加費用，延長項目時間。