招標采購過程中的風險識別與對策

    在現(xiàn)代工程項目管理中，風險管理已成為衡量業(yè)主管理水平的主要標志之一。近年來，招標方式越來越廣泛地被運用到工程項目的采購過程中。招投標階段是合同的形成階段，招投標活動的行為后果直接影響工程項目的實施，在招投標階段進行風險管理，有利干業(yè)主選擇合適的供應商或承包商，有利于項目目標的實現(xiàn)。按照商務部的要求，關(guān)系社會公共利益、公眾安全的基礎設施、公用事業(yè)等項目進行國際采購的機電產(chǎn)品，以及全部或者部分使用國有資金投資項目進行國際采購的機電產(chǎn)品等，都必須采用公開的國際招標。招標方式公開性大，透明度高，除國家規(guī)定強制招標的機電產(chǎn)品或工程以外，也常被業(yè)主（招標人）應用于非強制招標的產(chǎn)品及貨物采購。

    本文從招標風險控制的角度，討論招標采購過程中幾類常見的風險與應對策略。

    風險的分類識別

    一、準備不足帶來的風險

    招標采購過程中的風險往往與采購活動的績效指標，如成本、采購周期或采購質(zhì)量等息息相關(guān)。例如，在招標采購過程中，業(yè)主經(jīng)常需要對所招標的標的物采購過程擬定時間進度安排，并安排必要的人力和時間去完成過程中的每個任務或工作單元。而在實施過程中，業(yè)主有時對完成一個任務或者說達到一個工作時間節(jié)點所需要的努力沒有充分預估，通常原因源于：業(yè)主對所招標的標的物缺乏明確的要求或規(guī)范；業(yè)主對采購過程中的某一環(huán)節(jié)生疏，缺乏應對經(jīng)驗；影響因素相互關(guān)聯(lián)從而導致復雜程度高，完成的難度超過預期；業(yè)主對招標采購存在偏見，或?qū)ν瓿刹少忂^于樂觀。

    這類風險產(chǎn)生的主要根源，可概括為業(yè)主對招標采購管理模糊不清。例如，業(yè)主在招標文件中必須給出項目的招標范圍，即明確采購的內(nèi)容和供貨（服務）范圍。招標范圍不明確，一方面造成投標商投標報價不準確，產(chǎn)生多報漏報現(xiàn)象；另一方面容易造成投標商鉆空子，在中標后引起合同爭議，影響項目的后續(xù)進展。而招標后進行設計變更容易造成索賠或者訴訟。對于業(yè)主而言，這種變更風險往往造成投資額的增加，使項目的預算難以掌握和控制。對于投標商來說，也會感覺招標人不嚴肅，無所適從，對招標的嚴肅性產(chǎn)生質(zhì)疑。

    缺乏充足的信息支持或有效管理體系進行采購活動，勢必導致這類風險產(chǎn)生，使得預期的采購進度與采購績效無法順利實現(xiàn)。

    二、業(yè)上方內(nèi)部意見不同導致的風險

    在很多項目，特別是大的項目中，業(yè)主方內(nèi)部對某一項決定常常會有不同意見。即使業(yè)主方成員的本意都希望招標采購活動按照計劃順利完成，但是由于每個人知識結(jié)構(gòu)及專業(yè)水平不同，或者為了個人或小群體的利益，都可能引起采購過程中推諉與扯皮情況出現(xiàn)。

    這類風險主要來源于以下情況：業(yè)主內(nèi)部對招標采購活動的采購績效認識不同；業(yè)主內(nèi)部分工不明確，導致無人對延遲的采購進度負責；被分配任務方無能力按時完成所分配的任務；個人或小群體為了自身利益，而罔顧業(yè)主方的整體利益。

    這類風險較之第一類由于準備不足帶來的風險，有更大的危害性和隱蔽性，往往是隨著采購過程的深入逐漸暴露出來。而事后進行亡羊補牢，需要業(yè)主方付出很高的代價。嚴重的情況，可能直接導致招標采購周期無限期拉長。

    三、外部環(huán)境變化產(chǎn)生的風險

    2008年2月，國內(nèi)媒體爆出一則新聞：“國內(nèi)鐵礦石價格飆漲，鋼價一路全線追漲”。根據(jù)北京青年報的報道，2008年度國際鐵礦石價格談判由三大鐵礦石巨頭之一的巴西淡水河谷（CRVD）率先公布價格開局，當?shù)貢r間2月18日晚間，巴西淡水河谷在其官方網(wǎng)站上確認2008年鐵礦石基準價上漲65%.

    自2003年以來，國際鐵礦石價格年年上漲、歲歲翻新。與2007年同期相比，2008年國內(nèi)鐵精粉已由663元/噸飆升至1238元/噸，漲幅高達87%，焦炭上漲79%，生鐵上漲71%，廢鋼價格上漲50%.原材料的上漲，推動國內(nèi)鋼材產(chǎn)品全線追漲。自2003年以來，國際鐵礦石每年海運貿(mào)易量近50%運到中國市場，且每年凈增量達80%以上。中國市場的這一強大需求，為國際鐵礦石巨頭大幅抬高價格提供了最重要的注解。

    這則新聞傳遞給我們一個明確的信息，在市場經(jīng)濟環(huán)境下，對采購方的業(yè)主而言，外部因素瞬息萬變，這種變化不以個人意志為轉(zhuǎn)移。從招標采購的角度上看，雖然招標文件對投標價格在投標有效期內(nèi)可以約定為固定價，從而規(guī)避招標過程中的價格波動風險，但是，由于存在上面分析的兩類風險，一旦原定的采購進度延遲，供應商就無法按照原有投標價格供貨，這時諸如原材料上漲等風險還是會導致業(yè)主采購成本激增。

    這類風險在招標采購中通常有以下兩類：一是市場供應風險，例如原材料價格迅速上漲，設備供應方破產(chǎn)等；二是政治及社會風險，這類風險種類較多，一且發(fā)生，通常對業(yè)主方構(gòu)成不可抗力。例如，招標工作已實施，但此時政府要求重新調(diào)整工程規(guī)模，工程開標半年以后仍未定標，投標書早已超出投標有效期。

    應對上述風險的策略

    對于第一類由于準備不足而帶來的風險，業(yè)主防控的努力主要可以集中在招標采購的前期準備上。首先，由于招標本身涉及國家的多種法律法規(guī)，程序性要求很強，從思想上業(yè)主需要對招標采購有足夠的重視。其次，采購環(huán)節(jié)也是敏感地帶，關(guān)注的人多，對采購人員的素質(zhì)要求較高，不斷加強自身隊伍的建設與學習至關(guān)重要。業(yè)主需要對所招標的標的物在招標文件中給予明確的要求或規(guī)范，應當對相關(guān)的服務范圍作明確的界定與劃分。對不熟悉的采購標的物，業(yè)主應當多方調(diào)研，甚至在必要的情況下咨詢專業(yè)服務機構(gòu)，或通過委托方式讓招標機構(gòu)代理招標采購。要選擇實力和信譽較好的招標公司代理招標，以確保資格預審、投標答疑、開標、評標及定標各項工作合乎法律法規(guī)要求。同時，給予評標委員會合理的評標時間，以便能夠?qū)ν稑宋募械募夹g(shù)方案和投標報價進行比選和分析，確保選出質(zhì)優(yōu)價廉的承包商。

    對招標采購中某些容易出問題的環(huán)節(jié)，需要提前進行預估并加以分析，不能等問題出現(xiàn)了再處理。這種預判，通常建立在業(yè)主以往的采購經(jīng)驗上，這就需要主持招標采購的項目負責人有較高的業(yè)務水平。針對外部不可控因素，對于招標采購的時間表，要予以一定的彈性，給自身留有余地。

    針對第二類由于業(yè)主內(nèi)部不同意見而帶來的風險，業(yè)主內(nèi)部在招標采購活動實施之前，應當擬定責權(quán)利平衡的采購實施辦法，并輔以嚴格的廉潔采購紀律，做到制度管人，責任到人，獎罰分明。

    責權(quán)利三者的平衡，應當體現(xiàn)在以下方面：一是風險的責任和權(quán)力應是平衡的。有承擔風險的責任，也要給承擔者以控制和處理的權(quán)利，但如果已有某些權(quán)力，則同樣也要承擔相應的風險責任；二是風險與機會盡可能對等，對于風險的承擔者應該同時享受風險控制獲得的收益和機會收益，也只有這樣才能使參與者勇于去承擔風險；三是承擔的可能性和合理性，承擔者應該擁有預測、計劃、控制的條件和可能性，有迅速采取控制風險措施的時間、信息等條件，只有這祥，參與者才能理性地承擔風險。

    針對工期緊迫的項目，通常可以設定一定的獎勵，鼓勵采購團隊合法合規(guī)地盡快完成任務，為工程項目爭取寶貴時間。這里需要特別注意的是，在一個項目中，采購只是其中的一個環(huán)節(jié)，不能不考慮客觀事實，給采購環(huán)節(jié)分配不可能完成的周期，或者要求采購人員違反招投標的程序，壓縮國家規(guī)定的一些最短投耗時間要求，給投標商質(zhì)疑招投標程序提供機會。一旦遭受質(zhì)疑，并且質(zhì)疑成立，將嚴重影響招標進度，造成欲速不達的負面效果。

    對于內(nèi)部的不同意見，最好在招標采購開始前就加強溝通，盡量統(tǒng)一思想，加深認識。這樣做的目的是要增強采購團隊的戰(zhàn)斗力，提高效率，減少內(nèi)耗。招標采購通常對標底價或資金預算等關(guān)鍵因素有開標前嚴格保密的規(guī)定，內(nèi)部團結(jié)也是嚴守這些規(guī)定的前提條件。對違反紀律泄漏商業(yè)秘密的人員，要給予嚴懲并清除出采購隊伍。

    針對外部環(huán)境導致的風險，光靠業(yè)主本身并不能完全防控，有時甚至不可控制。但從招標的角度上講，招標文件中提供的作為報價基礎的合同文本，招標方可以付出努力，不斷修繕。合同條款最重要的是體現(xiàn)風險的合理分擔，業(yè)主不可過多地將風險偏重于賣方（承包商）。合同中苛刻的、不平衡的條款往往是一把雙刃劍，不僅傷害賣方（承包商），也會傷害業(yè)主自己。一個公平合理、責權(quán)利平衡的合同，可以使承包商報價中的風險費用減少，業(yè)主得到一個合理的報價，同時減少合同的不確定性，并最大限度地發(fā)揮合同雙方風險控制和履約的積極性。業(yè)主應避免不顧客觀環(huán)境條件，執(zhí)意在合同中增加對承包商的單方面約束性條款，或者對自己的免責條款，把風險全部推給對方。在市場經(jīng)濟中，這祥的做法只會引起投標商的反感及報價的非理性升高。

    從工程整體效益的角度出發(fā)，要最大限度地發(fā)揮各方積極性。因為項目參與者如果都不承擔任何風險，也就意味著都不承擔任何責任，當然也就沒有控制風險的積極性。只有讓各方承擔相應的風險責任，通過風險的分配來加強責任心和積極性，才能達到更好地控制風險的目的。

    對于政治社會風險，隨著政府及普通民眾對環(huán)保的愈加重視，任何工程啟動前，可靠的HSE分析論證都必不可少。這種分析不能光從項目業(yè)主的角度進行，而應與當?shù)卣浞譁贤ǎ﹃P(guān)系到公共利益的項目提前聽證及論證。只有考慮多方利益并尋求到某種平衡，項目的實施才能有所保障。任何項目的中途停頓或夭折，都會對業(yè)主帶來重大利益損失，也會對項目具體實施人員的士氣帶來負面影響。（作者：馬瑞，張楊）