將管理思想融入企業(yè)知識(shí)門戶

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企業(yè)知識(shí)門戶是一個(gè)很形象的概念，它通過(guò)數(shù)據(jù)的高度集成，以一個(gè)入口，在單一界面實(shí)現(xiàn)企業(yè)內(nèi)部、外部的所有相關(guān)資訊與知識(shí)的充分分享，并且能夠提供個(gè)性化的界面設(shè)計(jì)選擇。很顯然，從管理的角度來(lái)講，知識(shí)門戶的管理對(duì)象是知識(shí)，其目標(biāo)是要實(shí)現(xiàn)知識(shí)管理的效率和效果。 而在現(xiàn)實(shí)中，知識(shí)的存儲(chǔ)是很龐大的，與一個(gè)項(xiàng)目或者一件事情相關(guān)的知識(shí)往往會(huì)在不同的時(shí)間存儲(chǔ)在不同的地方，尤其是會(huì)儲(chǔ)存在員工的腦子中。因此企業(yè)知識(shí)門戶的管理對(duì)象不僅僅是知識(shí)本身，還包括了知識(shí)的最重要載體——人。 因此，企業(yè)知識(shí)門戶要實(shí)現(xiàn)“高效率地管理所有相關(guān)知識(shí)（和人）”這樣一個(gè)目標(biāo)，就必須建立在科學(xué)的管理方法論和合理的技術(shù)基礎(chǔ)之上。 [b] 確立企業(yè)知識(shí)門戶的目標(biāo) [/b] 從戰(zhàn)略的意義上來(lái)講，企業(yè)知識(shí)門戶的遠(yuǎn)期和近期的實(shí)現(xiàn)目標(biāo)可以這樣歸納，即創(chuàng)造知識(shí)共享最佳實(shí)踐環(huán)境，建立學(xué)習(xí)型組織制度和文化，最終實(shí)現(xiàn)最大程度地將知識(shí)轉(zhuǎn)化為價(jià)值，同時(shí)達(dá)到價(jià)值和智力資本的最大化。在戰(zhàn)略的層面上講，用戶會(huì)認(rèn)為企業(yè)知識(shí)門戶要實(shí)現(xiàn)的目標(biāo)很虛，這是可以理解的，因?yàn)閼?zhàn)略的目標(biāo)是要經(jīng)過(guò)長(zhǎng)期的實(shí)踐和摸索才能夠達(dá)到的，但是這些目標(biāo)的明確又是很重要的，這是一個(gè)方向，是進(jìn)行知識(shí)管理和企業(yè)知識(shí)門戶建設(shè)的一個(gè)最終的指導(dǎo)思想，在實(shí)施每一個(gè)具體的項(xiàng)目時(shí)，用戶都把它作為最為定性的控制標(biāo)準(zhǔn)來(lái)看待。 [b] 制度是思想與工具的有機(jī)結(jié)合[/b] 在實(shí)施企業(yè)知識(shí)門戶的過(guò)程中，許多企業(yè)已經(jīng)將管理思想和IT廠商提供的工具在應(yīng)用的過(guò)程中制度化了，有些公司以應(yīng)用知識(shí)的結(jié)果來(lái)評(píng)價(jià)經(jīng)理和員工，或者以知識(shí)共享作為評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)之一，有的企業(yè)建立了交換技術(shù)和共享文化的“虛擬工廠”環(huán)境，職員業(yè)績(jī)將在公司的虛擬工廠中得到另外的評(píng)價(jià)，等等。這都是很好的現(xiàn)象，說(shuō)明好的管理思想和合理的管理工具只有在合理的制度中才能夠得到充分的運(yùn)用，原則也許只有一個(gè)，但是表現(xiàn)方式卻很多。 從具體的實(shí)踐中感受到，了解管理思想比做一個(gè)知識(shí)門戶的方案還難。因此，有必要從企業(yè)知識(shí)門戶的角度提出一些相關(guān)的管理思想。一切與效率和效果有關(guān)的管理活動(dòng)無(wú)不自覺(jué)或者不自覺(jué)地遵循著科學(xué)管理的原理。因此，從這個(gè)意義上來(lái)講，科學(xué)管理原理是企業(yè)知識(shí)門戶管理的首要思想，這個(gè)原理的用意在于，企業(yè)在設(shè)計(jì)一個(gè)知識(shí)門戶的時(shí)候，效率和效果是第一位的，這可以避免不少圍繞于知識(shí)管理的實(shí)質(zhì)不相關(guān)的問(wèn)題的爭(zhēng)論，而集中用戶不多的精力。 知識(shí)實(shí)際上是經(jīng)驗(yàn)的一種表現(xiàn)形式之一，經(jīng)驗(yàn)學(xué)派的思想也是有用的；而且，如何將管理過(guò)程學(xué)派的計(jì)劃、組織、領(lǐng)導(dǎo)、控制的相關(guān)思想應(yīng)用到企業(yè)知識(shí)門戶中去也是值得考慮的。 [b] 建設(shè)企業(yè)知識(shí)門戶的技術(shù)和工具 [/b] 企業(yè)知識(shí)門戶的建設(shè)必須要有可以用于建設(shè)的工具。目前提供這方面技術(shù)與產(chǎn)品的國(guó)內(nèi)外著名廠商、獨(dú)立軟件開發(fā)商和集成商較多，下面以微軟公司的技術(shù)與產(chǎn)品為例介紹。由于知識(shí)積累是知識(shí)管理整個(gè)過(guò)程的第一步，下面的介紹將主要根據(jù)知識(shí)積累、處理、共享與應(yīng)用、知識(shí)創(chuàng)新等路徑介紹相關(guān)的技術(shù)與產(chǎn)品。 一、用于知識(shí)存儲(chǔ)的Microsoft Exchange server和Microsoft SQL server，兩者都是微軟的后臺(tái)旗艦產(chǎn)品。讀者比較熟悉的可能是Microsoft SQL server，它是用來(lái)儲(chǔ)存結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)的，就是那些有關(guān)聯(lián)的數(shù)字和公式等等。而Microsoft Exchange server叫做消息交換與協(xié)作平臺(tái)，其內(nèi)置的Web Storage System是與之相對(duì)的專門用于存儲(chǔ)半結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)的，即存儲(chǔ)文檔、Excel表格、電子郵件、PPT演示文稿等等各種數(shù)據(jù)，包括聲頻、音頻和影像文件。 二、Microsoft Exchange server的強(qiáng)大數(shù)據(jù)處理功能。作為消息與協(xié)作平臺(tái)，Microsoft Exchange server對(duì)數(shù)據(jù)的處理速度很快。尤其是處理文檔、文件以及聲頻音頻影像文件。 三、前臺(tái)操作系統(tǒng)Microsoft Office和瀏覽器Microsoft Internet Explorer。 Microsoft Office是很多公司都同時(shí)使用的桌面操作系統(tǒng)，用他們可以實(shí)現(xiàn)辦公室效率的成倍提高?；贐/S架構(gòu)的站點(diǎn)都可以通過(guò)Microsoft Internet Explorer進(jìn)行訪問(wèn)。 上面介紹的產(chǎn)品是分別針對(duì)知識(shí)的積累和初步處理，但是一個(gè)企業(yè)知識(shí)門戶是要實(shí)現(xiàn)不同的站點(diǎn)，不同的數(shù)據(jù)在單一的界面集成的，這就需要專門的建設(shè)知識(shí)門戶的核心技術(shù)與產(chǎn)品。 四、Microsoft SharePoint Portal Server。在建立和收集信息的過(guò)程中，組織必須花越來(lái)越多的時(shí)間在信息的查找、組織和管理上。有鑒于此， SharePoint Portal Server 乃結(jié)合了所有能力，來(lái)快速建立具備文件查找、文件管理和協(xié)同作業(yè)選項(xiàng)的企業(yè)門戶網(wǎng)站。同時(shí) SharePoint Portal Server 也密切整合了日常所使用的文件處理工具，如Microsoft Windows文件總管、Microsoft Office應(yīng)用程序和瀏覽器，來(lái)幫助您建立、管理和分享在整個(gè)組織中的內(nèi)容。 SharePoint Portal Server 提供了一個(gè)簡(jiǎn)易的方式，讓您在建立企業(yè)門戶網(wǎng)站的同時(shí)，還可以整合文件管理與查找能力。 SharePoint Portal Server會(huì)在安裝的過(guò)程中自動(dòng)建立Web門戶網(wǎng)站，也就是所謂的儀表板網(wǎng)站。儀表板網(wǎng)站提供了一個(gè)信息查找與管理的中心點(diǎn)，使用者可以利用瀏覽器查看儀表板網(wǎng)站、進(jìn)行文件管理的工作、并尋找需要的信息。 SharePoint Portal Server可以被部署在部門或是整個(gè)企業(yè)當(dāng)中。它被設(shè)計(jì)成與使用者熟悉的應(yīng)用程序天衣無(wú)縫地結(jié)合，如Office、和Internet Explorer，讓遍及整個(gè)企業(yè)的員工能夠充分利用本產(chǎn)品所帶來(lái)的便利性。SharePoint Portal Server 是一個(gè)彈性的Web門戶網(wǎng)站解決方案。它讓您能輕易尋找、分享、并發(fā)布信息。SharePoint Portal Server可存取各種格式與地點(diǎn)的信息，并同時(shí)保持文件的安全性。 總而言之，用戶在建設(shè)企業(yè)知識(shí)門戶時(shí)，不管最終選擇哪個(gè)IT廠商的產(chǎn)品和服務(wù)，都必須遵循一定的步驟和方法。由于企業(yè)知識(shí)門戶本身定制的特點(diǎn)，所以需要根據(jù)企業(yè)的不同情況進(jìn)行規(guī)劃建設(shè)。 [align=center]--------------------------------------------------------- [/align] [b] 企業(yè)知識(shí)門戶的8個(gè)戰(zhàn)術(shù)目標(biāo) [/b] 用戶關(guān)心的往往是看得見(jiàn)的效果，即所謂的戰(zhàn)術(shù)目標(biāo)，就是指近期的、能夠體會(huì)得到的目標(biāo)。這些目標(biāo)可以簡(jiǎn)單地描述如下： [list] [*]建立一個(gè)知識(shí)庫(kù)（知識(shí)儲(chǔ)存器），能夠?qū)崿F(xiàn)不同類型知識(shí)的方便存儲(chǔ)。并且實(shí)現(xiàn)不同類型知識(shí)數(shù)據(jù)的連通。 [*]構(gòu)建知識(shí)共享與協(xié)作平臺(tái)，集中管理各種文檔和資料。文檔和資料是知識(shí)存在的最主要方式，企業(yè)知識(shí)門戶要實(shí)現(xiàn)的目標(biāo)必須要包括對(duì)大量的文檔和文件的管理。 [*]能夠通過(guò)企業(yè)知識(shí)門戶獲取各種相關(guān)資料，這些資料包括企業(yè)內(nèi)部的和外部的，并且能根據(jù)最新的數(shù)據(jù)實(shí)時(shí)對(duì)知識(shí)庫(kù)自動(dòng)更新。 [*]在不同的部門和不同的項(xiàng)目組之間實(shí)現(xiàn)知識(shí)積累和共享，并能夠管理和協(xié)調(diào)各個(gè)項(xiàng)目的開展，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題并提供解決方案。這是國(guó)內(nèi)企業(yè)尤其是對(duì)項(xiàng)目的工期、質(zhì)量、安全有著嚴(yán)格控制需求的企業(yè)最關(guān)心的問(wèn)題。 [*]保持對(duì)新知識(shí)、新技術(shù)的敏感性，不斷刺激技術(shù)更新，并能實(shí)現(xiàn)對(duì)新技術(shù)的應(yīng)用進(jìn)行驗(yàn)證。 [*]要支持遠(yuǎn)程辦公，滿足不同地域范圍的實(shí)時(shí)辦公需求。 [*]實(shí)現(xiàn)企業(yè)內(nèi)新老員工知識(shí)的繼承和更新。就是使新員工在很短的時(shí)間內(nèi)進(jìn)入工作角色，老員工能夠不斷地更新知識(shí)構(gòu)成，并且將自己的知識(shí)以文檔的方式保存下來(lái)。 [*]安全問(wèn)題要經(jīng)得住考驗(yàn)。 [/list] 由于企業(yè)的信息化程度不一樣，加上每個(gè)企業(yè)建設(shè)知識(shí)門戶的目的和要求也不一樣，所以不同企業(yè)的知識(shí)管理和企業(yè)知識(shí)門戶的建設(shè)目標(biāo)也不盡相同。 [i]注：本文作者系微軟（中國(guó)）有限公司產(chǎn)品經(jīng)理，刊載于《中國(guó)計(jì)算機(jī)用戶》2003年4月30日。[/i]