再談沈陽OA信息化認(rèn)識(shí)誤區(qū)

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 聯(lián)想集團(tuán)知識(shí)管理部 李斌

       知識(shí)管理的理念隨著國內(nèi)學(xué)者、IT廠商和咨詢機(jī)構(gòu)等的不斷推動(dòng)，應(yīng)該說已經(jīng)有越來越多的企業(yè)開始關(guān)注并且準(zhǔn)備實(shí)施知識(shí)管理。在知識(shí)管理的推進(jìn)過程中，我們發(fā)現(xiàn)企業(yè)內(nèi)部的員工和領(lǐng)導(dǎo)對(duì)于知識(shí)管理都存在各種各樣的認(rèn)識(shí)誤區(qū)，在這里筆者將最近碰到的一些新誤區(qū)做歸納和闡述。

誤區(qū)之一：知識(shí)管理不能給企業(yè)帶來實(shí)際的效益

“我們也想上知識(shí)管理，但是知識(shí)管理到底能給我們帶來那些效益呢？”

首先我們必須認(rèn)識(shí)到知識(shí)管理決不是一個(gè)短平快的項(xiàng)目，知識(shí)管理本身是一個(gè)厚積薄發(fā)、循序漸進(jìn)的長期工作，所以企業(yè)的高層領(lǐng)導(dǎo)決不能短視，苛求馬上就能見到知識(shí)管理的效益。

其次借助平衡計(jì)分卡，我們也可以量化知識(shí)管理的效益指標(biāo)。這些指標(biāo)包括了直接指標(biāo)和間接指標(biāo)。直接指標(biāo)包括了知識(shí)文檔的數(shù)量、項(xiàng)目文檔的積累率、知識(shí)文檔重用率、查找知識(shí)的命中率、節(jié)省查找知識(shí)的時(shí)間等等。例如三星SDS公司 2001年的數(shù)據(jù)表明，知識(shí)庫中共有18萬2千多條知識(shí)，全年平均有效知識(shí)運(yùn)用次數(shù)931600次，每運(yùn)用一個(gè)知識(shí)平均節(jié)省時(shí)間75.7分鐘；間接指標(biāo)包括項(xiàng)目成功率、中標(biāo)率、節(jié)省的培訓(xùn)成本、節(jié)省的時(shí)間成本等等，例如三星SDS全年通過知識(shí)管理節(jié)約的成本2000萬美元（員工每分鐘成本0.3美元），項(xiàng)目的缺陷率從1999年的10%降低到了2001年的5%。

誤區(qū)之二：知識(shí)管理屬于重要不緊急的事情，晚兩天做天也塌不下來

“知識(shí)管理對(duì)于我們來說是重要不緊急的事情，晚兩天做天也塌不下來“

首先我們應(yīng)該承認(rèn)，在企業(yè)日常經(jīng)營和運(yùn)作中，知識(shí)管理相對(duì)于前線拜訪客戶、舉辦大型市場活動(dòng)、客戶服務(wù)等來說的確屬于重要不緊急的事情，是長期練內(nèi)功的過程。但是就像鍛煉身體一樣，如果我們平時(shí)不加強(qiáng)或者忽視日常鍛煉身體，到身體真出了問題花多少錢也于事無補(bǔ)。

其次《成功人士的七個(gè)習(xí)慣》告訴我們，高效能的組織會(huì)將50%的精力放在重要而不緊急的事情，例如戰(zhàn)略規(guī)劃、計(jì)劃及目標(biāo)管理以及知識(shí)管理等等，20%的精力處理重要緊急的事情。

最后經(jīng)過長期的知識(shí)積累和沉淀，勢(shì)必可以幫助員工以更少的時(shí)間、更準(zhǔn)確的完成重要緊急的事情，而把更多的精力放到處理重要不緊急的事情，形成良性的循環(huán)，實(shí)現(xiàn)多、快、好、省。

誤區(qū)之三：知識(shí)管理好像跟我日常工作好像沒有什么關(guān)系

“知識(shí)管理就是知識(shí)管理部和知識(shí)主管的事情，好像跟我日常工作好像沒有什么關(guān)系”

“馬兒快快跑，馬兒少吃草。”相信大家都面臨者如何提高工作效率的難題？那么企業(yè)員工該如何提供工作效率呢？

咨詢公司有一個(gè)不二法則叫做“不要重復(fù)發(fā)明輪子”，意思是企業(yè)中任何一項(xiàng)工作實(shí)際上都有人做過，我們所需要做的就是找到做過這件事情的人。我們自己在日常工作中也有這樣的體會(huì)，自己辛辛苦苦搞出來的東西實(shí)際上別人再做過了，要是早找到就好了，最好是有模板自己改改就可以用了。實(shí)際上知識(shí)管理很多的理念和方法，包括向同行學(xué)習(xí)（有人已經(jīng)做過了）、做中學(xué)（反思的時(shí)候）、做后學(xué)（事情完后總結(jié)）、找到合適的人（要是知道他是誰就好了）都是非常樸素的思想，相信大家在實(shí)際工作中也都在使用。

當(dāng)然借助知識(shí)管理系統(tǒng)則可以更上一層樓，例如通過知識(shí)地圖可以快速獲得以前得項(xiàng)目和業(yè)務(wù)文檔、通過專家網(wǎng)絡(luò)可以找到相關(guān)專家并進(jìn)行求教，在知識(shí)社區(qū)中與虛擬團(tuán)隊(duì)和志同道合的同事進(jìn)行業(yè)務(wù)交流。

誤區(qū)之四：知識(shí)管理是前人栽樹，后人乘涼的事情

“知識(shí)管理是前人栽樹，后人乘涼的事情，只對(duì)后來者有幫助”

有這種想法不足為奇，的確知識(shí)管理很重要的工作之一就是將我們?nèi)粘徫患绊?xiàng)目中的知識(shí)沉淀和積累下來，以幫助我們的接手者和新員工迅速入手。從這方面來看，的確是有利于后來者。

但是如果我們反過來思考一下，其實(shí)我們每個(gè)人都有接手別人工作或者是新員工的時(shí)候，那時(shí)候我們不也是希望前任者盡可能留下足夠多的知識(shí)，最好能把電腦的資料全部拷貝下來。

所以知識(shí)管理是“人人為我，我為人人”的事情，而不僅僅簡單的是“前人栽樹，后人乘涼”。

對(duì)于“知識(shí)管理就是信息管理”、“知識(shí)管理就是知識(shí)管理系統(tǒng)”、“知識(shí)管理只對(duì)麥肯錫等咨詢公司才有價(jià)值”、“知識(shí)管理就是將現(xiàn)有知識(shí)管理好就行了”等常見的認(rèn)識(shí)誤區(qū)筆者就不再進(jìn)行贅述，讀者可參考相應(yīng)的文章和書籍。