文件生命周期理論的基本內(nèi)容

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 　　對文檔一體化進(jìn)行整體構(gòu)想，必須首先從文件生命周期理論這一基礎(chǔ)理論開始分析,研究其在形成中對文檔一體化的影響。文件管理系統(tǒng)中的文件生命周期理論在中外經(jīng)歷了一個(gè)從萌芽到完善的過程，作為現(xiàn)代檔案學(xué)的一個(gè)重要的基本理論，全面的認(rèn)識對于進(jìn)一步開展文檔一體化具有十分重要意義。

　　文件生命周期的含義是指文件從產(chǎn)生直至因喪失價(jià)值而被銷毀或者因具有長久價(jià)值而被送到檔案館永久保存的整體運(yùn)動過程。

　　文件生命周期理論是一種文件從產(chǎn)生到被銷毀或作為檔案保存的運(yùn)動過程看作一種生命現(xiàn)象并對其進(jìn)行全方位研究的理論學(xué)說。這一理論以普遍聯(lián)系和運(yùn)動發(fā)展的眼光來審視文件從現(xiàn)行機(jī)關(guān)產(chǎn)生直到進(jìn)入檔案館轉(zhuǎn)化為檔案的整體運(yùn)動過程。它是研究文件從最初形成到最終銷毀或永久保存的整個(gè)運(yùn)動過程，研究文件屬性與管理者主體行為之間關(guān)系的一種理論，是對文件—檔案運(yùn)動過程和規(guī)律的客觀描述和科學(xué)抽象。

　　這一理論的基本內(nèi)容可歸納為三個(gè)基本點(diǎn)。第一，文件從其形成到銷毀或永久保存是一個(gè)完整的運(yùn)動過程;第二，文件的運(yùn)動過程由于文件價(jià)值形態(tài)的變化劃分為若干階段;第三，文件在不同階段，因其當(dāng)時(shí)的價(jià)值形態(tài)而與服務(wù)對象、保存場所、管理方式之間存在內(nèi)在的對應(yīng)關(guān)系。

　　文件管理系統(tǒng)小編指出文件生命周期理論的形成，使檔案學(xué)理論更成熟、更科學(xué)了。檔案學(xué)已從傳統(tǒng)的、作為歷史學(xué)的輔助學(xué)科的歷史檔案學(xué)，發(fā)展為真正獨(dú)立的，研究文件、檔案自身規(guī)律以及文檔一體化管理的現(xiàn)代檔案學(xué)。