八大創(chuàng)新技術破解企業(yè)文檔管理難題

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　　當越來越多的企業(yè)、業(yè)務部門發(fā)現(xiàn)，投入大量人力和物力建造的業(yè)務、OA、ERP等IT系統(tǒng)，由于在文檔管理方面的先天缺陷，無法有效集中管理和存儲文檔。于是，更簡單、高效的集中管理、檢索和存儲文檔，以提高文檔的利用率和員工生產力，成為企業(yè)面臨的挑戰(zhàn)之一。

　　企業(yè)怎樣選擇適合自己的專業(yè)文檔管理系統(tǒng)?業(yè)界領先的文檔管理系統(tǒng)專家，在綜合了行業(yè)需求特點之后認為，作為對業(yè)務系統(tǒng)的有效補充，專業(yè)的文檔管理系統(tǒng)要以創(chuàng)新為動力，以安全可靠、簡潔易用、經濟低廉、專業(yè)強大為用戶利益。為此，文檔管理系統(tǒng)以八大創(chuàng)新成功引領文檔管理發(fā)展之路，并成為系統(tǒng)重要的技術特點。

　　第一大技術創(chuàng)新是輕量級架構，讓用戶輕松實現(xiàn)自助型的系統(tǒng)快速部署。專業(yè)的文檔管理系統(tǒng)不僅要基于B/S架構，而且需要專門開發(fā)WEB服務器、專業(yè)的開源免費數據庫、專業(yè)的文件批量導入功能等，讓任何規(guī)模的用戶能在三分鐘內完成安裝部署，用三分鐘的時間進入使用入門，而且應用幾乎不會中斷，實現(xiàn)了免現(xiàn)場維護。這樣，企業(yè)用戶在建立文檔管理系統(tǒng)方面的費用，只要5萬元以內就能基本搞定。

　　第二大技術創(chuàng)新是分組管理模式，它是最受贊賞的用戶權限體系。任何機構都擁有繁雜的人員結構，業(yè)務項目需要隨時召集任何人員加入，對此，一般的MIS系統(tǒng)都僅采用扁平式或簡單的樹形結構予以解決，而這種方法無法按照業(yè)務的分組要求，實現(xiàn)人員的靈活分組管理。文檔管理系統(tǒng)創(chuàng)造性地將人員、事務、組織結構等進行深入科學的剖析，總結出了極具特色的 “分組權限管理模式”，可以非常靈活地將文檔與不同屬性的人員(機構)進行對接，構建復合型文檔用戶。

　　第三大技術創(chuàng)新是海量文檔集中存儲的云文檔技術。一些用戶存儲容量達到了數十TB。借助創(chuàng)新的云技術，文檔管理系統(tǒng)實現(xiàn)了文檔存儲云部署功能，它可以把海量的文檔(超過50TB)存放于網絡的任意一個磁盤陣列，同時可以支持數據庫的異地服務。這樣，用戶可以實現(xiàn)服務和存儲分離，不但更好的保障數據安全，同時增加系統(tǒng)的安全性。這樣的文檔存儲云部署和分級存儲和管理技術，不僅能夠保護客戶投資，而且降低客戶在新系統(tǒng)方面的投資，整體擁有成本全方位降低，但系統(tǒng)的性能和安全性沒有任何損失。

　　第四大創(chuàng)新特點是高效穩(wěn)定智能的正文提取技術，以保障精確的全文檢索。以軟件為例，它集成了自有知識產權的Microsoft Office，Pdf，Rtf等文件的正文提取、分析功能，使用戶不需要安裝Office等其他的工具或者軟件，也不需要啟動其他的系統(tǒng)服務，實現(xiàn)了軟件部署和應用的簡單高效。這樣，用戶的維護成本全面降低，系統(tǒng)運行更穩(wěn)定。同時，實現(xiàn)了100萬文檔毫秒級全文檢索，讓用戶基本上實現(xiàn)了對文檔利用的“所想即所得”。

　　第五大創(chuàng)新是開放的、高效的中文分詞技術，這讓文檔搜索更加精確。

　　第六大創(chuàng)新特點是圖形圖像縮略圖及預覽技術。文檔管理軟件需要支持通用的圖形文檔格式的預覽，還有好支持Photoshop文件、數碼照片文件格式的預覽。

　　第七大創(chuàng)新是基于WEB的文檔版本控制及文件修改。它在這個領域實現(xiàn)了更精致、更徹底的創(chuàng)新，讓客戶輕松實現(xiàn)此功能，達到高效率的協(xié)同工作。

　　第八大創(chuàng)新是文檔智能關聯(lián)技術。它讓用戶可以把一個文件夾或者文件映射到其他的文件夾下，在目標文件夾下可以像操作本文件夾文件一樣操作原文件，方便文檔的歸類和臨時項目的規(guī)劃。

　　這八大文檔管理的技術創(chuàng)新，不僅確保了文檔管理系統(tǒng)的技術領先性，輕松管理OA、CRM、MIS、ERP、PLM系統(tǒng)無法涉及的文檔，更與這些業(yè)務系統(tǒng)珠聯(lián)璧合，讓已有的巨額IT投資，以經濟低廉的再投入，煥發(fā)青春，迸發(fā)更大的魅力。而企業(yè)在選擇專業(yè)的文檔管理系統(tǒng)時，也應該注意這些問題，并將之作為選擇文檔系統(tǒng)的通用標準。