企業(yè)文檔為什么要數字化管理?

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 　　對企業(yè)來說使用的軟件是非常多的，文檔管理系統(tǒng)在文件管理方面是非常不錯的，可以對多個文檔進行管理，而且在使用的時候搜索也非常的簡單，可以根據不同的內容進行分類，儲存非常的方便。對企業(yè)來說，一款合適的文檔管理系統(tǒng)真的非常的重要，可以幫助企業(yè)加強管理，方便管理。

　　一、泛普軟件—企業(yè)文檔為什么要數字化管理?

　　1、權限控制

　　為了避免其他無關人員對電子文檔進行誤操作，文檔管理系統(tǒng)開發(fā)了權限控制功能，不僅可以針對不同的個人用戶還能針對不同的崗位以及部門，每個人都有自己的賬號和權限范圍并能在自己的權限范圍之內對電子文檔進行瀏覽、編輯、打印以及下載和刪除。

　　2、全文索引

　　隨著企業(yè)的發(fā)展需要保存的電子文檔將會越來越多，要想依靠人工方式在海量文檔中找到所需文件無異于大海撈針。文檔管理系統(tǒng)中的索引功能不僅能夠支持大家對Office以及PDF等類型的文件進行索引，打開文檔之后還能在文檔內進行索引從而方便自己查找到需要的文件資料。

　　3、操作統(tǒng)計

　　為了防范機密文件的泄露，文檔管理系統(tǒng)設置了操作統(tǒng)計功能。也就是說，每一份電子文檔在進行存儲、編輯、調閱等操作時，操作用戶及其時間和操作時長都會被文檔管理系統(tǒng)記錄在案，管理人員可以通過操作統(tǒng)計功能來了解文檔資料的實況和歷史操作記錄，一旦發(fā)現文檔有異就可以及時找到責任人。

　　二、文檔管理系統(tǒng)怎么管理?

　　1、文檔管理系統(tǒng)對文檔會分類進行管理，尤其是不同的內容會放置在一起，這樣在查詢的時候也會更加的方便，不過面對文檔的查閱和搜索一定要特別的方便，這樣才能夠在使用的時候更加規(guī)范，畢竟這么多文檔放在一起想要查詢也并不容易，所以規(guī)范化的儲存是非常的重要，尤其是不同的音，視頻資料可以分類進行存放。

　　2、文檔管理系統(tǒng)主要體現在四個方面：文件存儲集中、備份集中、管理集中和使用集中。文檔管理系統(tǒng)在企業(yè)中的運用很廣泛，合理得運用文檔管理系統(tǒng)可以給企業(yè)節(jié)約很大的成本，并且方便了企業(yè)用戶的使用。

　　總之，文檔管理系統(tǒng)是一種有利于文檔安全保存的系統(tǒng)，如果企業(yè)需要使用那么就要先去了解文檔管理系統(tǒng)什么品牌好，通過質量好服務好的系統(tǒng)來妥善管理各種不同類型的電子文檔。