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企業(yè)上線文檔管理系統(tǒng)的用處

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 　　對于企業(yè)來說，很多文檔管理系統(tǒng)基本上都可以滿足在線編輯，所以在使用的時候也要特別注重這些情況，企業(yè)要根據(jù)需求進行選擇，只有合適的管理系統(tǒng)才能夠更好各進行管理使用，能夠在操作的時候更加的簡單，可以提供更好的服務效果。

　　一、泛普軟件—企業(yè)上線文檔管理系統(tǒng)的用處

　　1、文件集中存儲
 
　　如要形成文檔管理系統(tǒng)，首先需要將文件進行集中存儲。將文件存儲在穩(wěn)定性好、性能高、安全有保障的網(wǎng)絡文件存儲服務平臺上，作為公司所有電子文件的整合平臺，將各個部門的服務器以及各員工自己管理的電子文件全部采集統(tǒng)一存儲到平臺上來。
 
　　2、文檔展示
 
　　文檔展示的作用是為了讓用戶可以根據(jù)業(yè)務要求快速找到所需要的文檔。企業(yè)可以通過設(shè)計文件搜索展示的方法，提供根據(jù)電子文件的名稱、大小、作者以及內(nèi)容關(guān)鍵詞等屬性來搜索文件展示給用戶。
 
　　3、文件安全
 
　　文件安全需要通過權(quán)限控制來達到。做到在確保業(yè)務過程中可以正常使用文件同時對重要文件進行嚴格保護，并確保重要的文件不允許被未授權(quán)用戶瀏覽，重要資料普通情況下只允許授權(quán)用戶在線打開。

　　4、文件協(xié)同
 
　　文檔的作用往往是在用戶使用時才能體現(xiàn)，因此快速的讓文檔在多用戶之間快速的傳遞與協(xié)同，可以有效的提升文檔管理與工作效率。
企業(yè)上線文檔管理系統(tǒng)的用處.png
 
　　二、文檔管理系統(tǒng)的使用價值
 
　　1、多渠道文檔快速收集，本地文檔快速上傳，紙質(zhì)文件電子化，API接口集成掃描儀，辦公、業(yè)務系統(tǒng)，文件自動上傳，統(tǒng)一收集到服務端，集中管理。強大文檔組織分類管理，規(guī)范化組織分類，按照企業(yè)特點自定義文檔元數(shù)據(jù)，樹狀形目錄結(jié)構(gòu)，層級劃分，自定義標簽、屬性分類，按企業(yè)所需，自行定義。
 
　　2、毫秒級的文檔檢索和快速分享，提供全文檢索、條件組合檢索，快速找到需要的文件，取代QQ、EMAil的內(nèi)部分享功能，零副本產(chǎn)生，個人收藏、關(guān)注重要文件，及時消息提醒關(guān)注文件動態(tài)變化，讓員工快速獲取正確文檔，不誤事。
 
　　總之，文檔管理系統(tǒng)能降低文檔分散到終端的機率，確保文檔集中管理和受控。有效保證文檔的正確性，降低質(zhì)量事故發(fā)生機率。降低信息流通的障礙，提高了文檔的使用率。節(jié)省了檢索時間，提升了員工的工作效率。
發(fā)布：2022-11-25 16:06    編輯：泛普軟件 · yelan    [打印此頁]    [關(guān)閉]
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