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做好電子檔案安全管理需要注意哪些問題
公司所有檔案都?xì)w文員管,工作量大不說,主要是手工管理太麻煩了,去年用了一套文件管理系統(tǒng) ,現(xiàn)在是方便多了,買軟件和用軟件時,對于文件管理軟件的安全性是糾結(jié)了許久的。
最初是我最先產(chǎn)生用軟件管理文件及檔案的想法的,在網(wǎng)上找了幾個檔案軟件,有的能下載但一看界面復(fù)雜就沒用起來,有的不讓試用讓我頭疼,找到一款名為文件管理系統(tǒng)的,用用看吧,上手倒是挺快,
現(xiàn)在人們電腦平時摸得多,學(xué)會這個軟件幾乎沒費什么力氣,一大批檔案用了兩個月時間全部錄入了電腦,再接下來按部就班的錄就省事多了。數(shù)據(jù)安全工作我可沒敢掉以輕心,現(xiàn)在就把經(jīng)驗分享一下,大家如果從中能學(xué)到一點經(jīng)驗就好。
數(shù)據(jù)安全工作從一開始錄入數(shù)據(jù)就開始做,每天一備份,備份數(shù)據(jù)在本地電腦保存一份,然后再復(fù)制到兩個移動硬盤里,這項工作一直堅持了兩個月,還真起了作用,有次電腦運(yùn)行慢得不行,啟動也出錯,直接就還原了系統(tǒng),軟件連同數(shù)據(jù)就都沒了,又重新裝上文件管理系統(tǒng)檔案、恢復(fù)數(shù)據(jù),就搞定了,所以,經(jīng)驗一:數(shù)據(jù)一定要堅持備份,而且要備份到兩個以上存儲介質(zhì)上,萬一有個壞了呢是吧?
后來這項備份工作定到了我們的工作制度里,主要有三點,現(xiàn)摘抄如下:
一、精心備份數(shù)據(jù)。檔案管理人員要熟練掌握數(shù)據(jù)備份工作技能,定時定點開展數(shù)據(jù)備份工作,確保節(jié)假日數(shù)據(jù)備份也不能遺漏。重要數(shù)據(jù)要異機(jī)存儲,并定期將有關(guān)數(shù)據(jù)刻錄成光盤永久保存。
二、完善管理日志。在年度工作安排中特別要求做好管理日志,明確了各項備份工作的作業(yè)時間,同時對已經(jīng)備份的數(shù)據(jù)和日志進(jìn)行檢查,雙重把關(guān)數(shù)據(jù)備份工作。
三、推廣備份工作。 在做好對檔案軟件服務(wù)器數(shù)據(jù)進(jìn)行備份的同時,要求將其它重要電子數(shù)據(jù)(如文檔、電子圖片等)進(jìn)行備份,確保遇到異常時數(shù)據(jù)不會遺失,從而避免因數(shù)據(jù)遺失導(dǎo)致不可估量的損失。
我用的文件管理軟件是網(wǎng)絡(luò)版的,是我們單位自行建立的服務(wù)器,對服務(wù)器的正確維護(hù)對于數(shù)據(jù)的安全性影響重大,但是這一塊兒我是不太熟悉的,單位給我們檔案室專門派來一位電腦高手,專門維護(hù)服務(wù)器,聽說這方面的學(xué)問就大了,我現(xiàn)在也就是懂個皮毛,在此就不多說了。
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