企業(yè)搭建數字化文檔管理系統(tǒng)的意義

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 　　隨著企業(yè)信息化建設的不斷發(fā)展與進步，企業(yè)在管理中也開始實現數字化應用，逐漸將企業(yè)日常辦公信息化，企業(yè)電子信息數據主要以結構化的數據庫和非結構化的文檔數據庫為主，但音頻視頻文件、資料合同等電子文檔并沒有進行規(guī)范化的管理，因此企業(yè)文檔管理系統(tǒng)對于企業(yè)日常辦公管理尤為重要。

　　一、泛普軟件—企業(yè)搭建數字化文檔管理系統(tǒng)的意義

　　1、 集中存儲

　　該功能可以有效地讓企業(yè)的文檔材料，集中存放到服務器中，并且無論是本地員工還是異地員工都可以隨時隨地的上傳企業(yè)資料，完成收容。

　　2、全文索引

　　這個功能對于企業(yè)員工進行檔案查找時，是非常有幫助的一個功能，就好比百度的搜索框一樣，在檔案管理系統(tǒng)中，企業(yè)員工可以快速從海量資料中查找到自己想要的文件。

　　3、權限管理

　　檔案管理的這個功能可以有效的保護一些企業(yè)的機密檔案，一些權限不足或者等級不夠的員工無法查看道企業(yè)的文檔，自然也就避免了很多可能造成企業(yè)文檔泄露的情況出現。

　　4、數據備份

　　檔案管理系統(tǒng)中的企業(yè)文檔，支持數據庫備份和本地備份的雙重保障，即使是企業(yè)的本地存儲出現了問題，導致檔案管理系統(tǒng)中的文檔丟失，檔案管理系統(tǒng)也可以從云端進行數據的還原，讓企業(yè)的文檔更加的安全。

　　二、文檔管理系統(tǒng)的運用價值

　　傳統(tǒng)的文檔管理大多是依靠人工對紙質文檔歸檔整理，隨著企業(yè)規(guī)模增大、各類業(yè)務文檔數量增長、儲存紙質文檔的空間需求不斷增加，這種管理模式極易造成混亂，且檢索時間長，不僅導致文檔管理效率低下，一旦出現文檔破損丟失等問題，會給企業(yè)帶來一定的經濟損失。

　　企業(yè)文檔管理系統(tǒng)不僅能夠幫助企業(yè)將內部各類文書、紙質文件、購銷合同等電子類文檔進行綜合管理，同樣針對以往傳統(tǒng)文檔管理方式的弊端進行規(guī)范，簡化了繁瑣的管理工作流程，提高了電子文檔管理的工作效率，協(xié)助企業(yè)文檔信息越來越智能化。

　　總之，文檔管理系統(tǒng)的意義在于，構建系統(tǒng)的知識庫，對紛雜的知識內容和格式分門別類管理，從而形成科學系統(tǒng)的知識體系，高效服務于知識學習利用，評估知識資產量、使用率、增長率。創(chuàng)建知識地圖，清晰了解知識分布狀況，提供管理決策依據。