企業(yè)文檔管理系統(tǒng)如何應(yīng)用?

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 　　文檔管理系統(tǒng)的良好口碑無疑是用戶和企業(yè)的良好局面。選擇一個(gè)文檔管理系統(tǒng)不僅可以使文檔管理更簡(jiǎn)單、更具可擴(kuò)展性、更靈活，而且具有更強(qiáng)大的功能，可以節(jié)省管理時(shí)間，造福企業(yè)。同時(shí)，它可以收集相關(guān)信息，方便企業(yè)運(yùn)營(yíng)，節(jié)省搜索信息的時(shí)間。那么文檔管理系統(tǒng)有哪些作用?

　　一、泛普軟件—企業(yè)文檔管理系統(tǒng)如何應(yīng)用?

　　1、文檔查詢

　　文檔管理管理系統(tǒng)支持關(guān)鍵詞檢索、全文檢索、二次檢索、類自然語言搜索以及組合條件搜索等多種檢索方式，并且文檔管理管理系統(tǒng)檢索結(jié)果須根據(jù)工作職能與授權(quán)決定。

　　2、文檔收集

　　文檔管理管理系統(tǒng)支持多全宗管理模式，提供屬性新建、掃描新建、網(wǎng)頁新建、批量新建等多種文檔管理錄入功能。文檔管理管理系統(tǒng)應(yīng)支持Excel表格導(dǎo)入形成案卷與卷內(nèi)目錄以及數(shù)字文件的根據(jù)題名、檔號(hào)、順序號(hào)等對(duì)應(yīng)信息批量對(duì)應(yīng)上傳的功能，并提供電子案卷的可流程化處理功能，可實(shí)現(xiàn)分布式或集中式的文檔管理整理需求。

　　3、文檔統(tǒng)計(jì)

　　文檔管理管理系統(tǒng)可對(duì)庫存文檔管理的綜合情況實(shí)現(xiàn)可視化的直觀展現(xiàn)，并可根據(jù)文檔管理種類、文檔管理保管期限、文檔管理密級(jí)、數(shù)字文檔管理不同維度進(jìn)行數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)，并且，文檔管理管理系統(tǒng)在每一個(gè)文檔管理管理分類的屬性頁面中，都帶有自定義統(tǒng)計(jì)功能。

　　二、選擇文檔管理系統(tǒng)需要考慮哪些因素?

　　1、注意根據(jù)企業(yè)的需要選擇合適且不麻煩的系統(tǒng)，具有不同業(yè)務(wù)項(xiàng)目的企業(yè)在文檔管理方面有不同的詳細(xì)程度。并對(duì)計(jì)算規(guī)則和算法的精度進(jìn)行相應(yīng)調(diào)整，系統(tǒng)在統(tǒng)計(jì)分析和績(jī)效考核中也有不同的信息處理方法。

　　2、注意根據(jù)產(chǎn)品系統(tǒng)質(zhì)量選擇系統(tǒng)，系統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫由不同的數(shù)據(jù)軟件和算法匯總和構(gòu)建。因此，在選擇文件管理系統(tǒng)時(shí)，應(yīng)考慮產(chǎn)品質(zhì)量信息化的統(tǒng)一規(guī)定?？蛻舯仨毚_保所選系統(tǒng)的穩(wěn)定性能以及相應(yīng)的兼容性和技術(shù)優(yōu)勢(shì)，以便系統(tǒng)管理員在使用時(shí)能夠更輕松地對(duì)其進(jìn)行維護(hù)。

　　總的來說，文檔管理系統(tǒng)不僅僅只是有儲(chǔ)存的作用，而且還可以實(shí)行內(nèi)容和版本的更新，在安全性方面也是完全可以放心的，借助于多種的保護(hù)系統(tǒng)，所以不會(huì)出現(xiàn)文檔泄露或者是混亂的情況。