數(shù)字化文檔管理系統(tǒng)的好處

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　　文檔管理系統(tǒng)是一個綜合管理系統(tǒng)，它主要功能是為了對文檔進行全方面的管理，合理歸類文檔，提高企業(yè)工作效率。那么文檔管理系統(tǒng)具體有哪些作用呢?

　　一、泛普軟件—數(shù)字化文檔管理系統(tǒng)的好處

　　1、多種瀏覽方式

　　檔案管理系統(tǒng)與傳統(tǒng)手工管理的顯著差別，也就是這個功能帶來的方便性了。因為檔案的類型錯綜復(fù)雜，但是每一個部門都希望可以利用檔案，系統(tǒng)提供多種檔案瀏覽的方式，使得信息可以用不同的方式展現(xiàn)在各個部門的工作人員手中，比如檔案人員可以通過分類的方式查看，但是工程部的人員就可以通過圖紙類的方式進行查看，這樣一來就大大提高了工作的效率。

　　2、分類查看

　　因為系統(tǒng)在存儲檔案時，會建立一個統(tǒng)一的數(shù)據(jù)庫，所有的檔案信息都會存在數(shù)據(jù)庫中，這樣就可以做到“數(shù)出一門”。系統(tǒng)提供了分類查看的功能，可以根據(jù)檔案的分類、歸檔的部門、存儲的日期、保密等級等條件，進行單個分類的查看。同時還可以自己選擇查看的方式，圖標(biāo)、縮略圖或者仿真頁面都可供選擇。

　　3、自定義錄入頁面

　　每個人的操作習(xí)慣不同，操作的流程也不同，所以要做到所有人統(tǒng)一是一件不小的工程，那么在不耽誤效率，又可以讓每個人做到舒適快捷。系統(tǒng)提供了自定義頁面的功能，可以根據(jù)自己的操作習(xí)慣來設(shè)置自己的界面。

　　二、為什么企業(yè)需要文檔管理系統(tǒng)?

　　1、系統(tǒng)提供多種的瀏覽方式，各個部門可以根據(jù)自己習(xí)慣的方式來查看相同的檔案信息，做到快速利用。可以將總數(shù)過多的檔案信息，通過選擇類別展示，可以讓查看變得更加精準(zhǔn)、快捷?？梢宰屆恳粋€員工自己設(shè)置操作頁面，用自己習(xí)慣的方式進行工作，保證工作效率。

　　2、檔案查詢，系統(tǒng)提供類似于“瀏覽器”一樣的搜索欄，只要在搜索欄中輸入準(zhǔn)確的檔案名稱，即可精準(zhǔn)顯示出該檔案資料。如果根據(jù)檔案名稱的部分內(nèi)容去搜索的話，系統(tǒng)就會按照檔案名稱的匹配度由高到低依次顯示出檔案資料。

　　總之，文檔管理系統(tǒng)是基于知識管理理念而研發(fā)的一套用于文檔管理、知識管理的軟件系統(tǒng)，解決文檔分散、文檔傳遞不可控的根本原因，幫助企業(yè)構(gòu)建集中的海量文檔管理平臺，對文檔進行全生命周期管理。